Manajemen Pemesanan

Pengelolaan pemesanan melibatkan banyak tindakan berbeda, mari kita lihat masing-masing tindakan secara lebih detail.

Hasilkan dokumen MS Word (docx)

Sistem utama templat dokumen di RentProg diimplementasikan pada MS Word (docx). Ada juga sistem templat berbasis PDF kedua, selengkapnya di bawah.

Saat Anda mengklik tombol Buat dokumen, dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran sewa akan dibuat dan dimuat. Proses penyiapan template perjanjian dijelaskan secara rinci di bagian Pembuatan dokumen. Setelah mengunduh dokumen yang dihasilkan, dokumen tersebut dapat diedit dalam editor teks dan dicetak.

Hasilkan dokumen PDF

Untuk mengaktifkan/menonaktifkan sistem templat kedua, Anda perlu membuka Pengaturan Perusahaan tab Templat, di sana aktifkan/nonaktifkan sakelar Sistem templat dengan tanda tangan elektronik. Setelah ini, beberapa tombol generasi baru akan tersedia untuk Anda.

Ikon “dokumen” berwarna merah muda dimaksudkan untuk menghasilkan dokumen dalam format PDF.

Ikon biru “pensil dengan garis” dirancang untuk menyimpan gambar digital tanda tangan klien.

Jika tanda tangan klien tersedia, dokumen akan disimpan di penyimpanan file. Daftar dokumen tersebut akan tersedia di kartu pemesanan setelah pembuatan di bawah blok Manajemen. File tersebut dapat diunduh atau dihapus.

Sistem ini mendukung tanda tangan elektronik digital dan tanda tangan visual klien. Dokumen PDF dienkripsi dan ditandatangani dengan kunci khusus, dan dalam hal ini dokumen tersebut tidak dapat diretas atau dipalsukan. Sayangnya, jenis tanda tangan ini tidak dikenali di semua negara.

Inspeksi

RentProg memungkinkan Anda menyimpan foto dan video pemeriksaan kendaraan sebelum pengiriman dan selama penerimaan. Hal ini memungkinkan Anda untuk menemukan kapan saja pelanggan yang bertanggung jawab atas kerusakan atau karyawan yang melewatkan kerusakan tersebut. Ini jauh lebih efektif daripada berbagai diagram kertas, yang sifat kerusakannya tidak jelas sama sekali.

Untuk menyimpan keadaan mobil, klik ikon “kamera” berwarna biru dan unggah foto atau video. Di perangkat seluler juga dimungkinkan untuk mengambil foto atau video langsung dari aplikasi.

Check-in mobil

Sebelum mengeluarkan mobil, perlu menerima pembayaran; jika pembayaran belum diterima, peringatan akan diberikan.

Untuk memulai prosedur penerbitan kendaraan, Anda perlu mengklik ikon “keberangkatan” di blok Kontrol. Selanjutnya, masukkan parameter untuk mengeluarkan mobil di kolom yang sesuai dan klik tombol Check-in mobil. Setelah diterbitkan, reservasi terkait dipindahkan ke daftar reservasi keberangkatan. Jika Anda salah memasukkan parameter apa pun saat mengeluarkan, misalnya mileage, maka karyawan dengan hak manajer dapat mengubah parameter ini dalam mengedit reservasi, pilihannya adalah Ubah data secara manual.

Booking renewal

Ketika Anda menekan tombol "jam hijau - panah" yang sesuai, kotak dialog pembaruan kendaraan muncul. Di sisi kiri jendela Anda akan melihat parameter reservasi dan pembayaran yang diperlukan; di sisi kanan Anda perlu mengisi kolom yang sesuai: jumlah hari perpanjangan, harga per hari dan jumlah yang diterima dari klien untuk membayar perpanjangan, pilih jenis pembayaran.

Harap diperhatikan bahwa Anda dapat memperpanjang reservasi Anda tanpa pembayaran. Dalam hal ini, Anda hanya mengisi “jumlah hari” dan “berapa harganya?” bidang, dan biarkan bidang "diterima untuk disewakan" kosong. Saat menyimpan, akan muncul peringatan yang harus dikonfirmasi. Setelah ini, tanggal akhir reservasi akan bergeser ke jumlah hari yang ditentukan, sewa akan dikenakan sesuai harga yang ditentukan, namun tombol pembayaran akan berubah menjadi merah dengan jumlah negatif, menandakan bahwa perpanjangan belum telah dibayar.

Checkout a car

Ketika Anda mengklik tombol yang sesuai, kotak dialog untuk menerima mobil dari klien muncul.

Pastikan menunjukkan waktu pengembalian sebenarnya dan jarak tempuh baru mobil, ini penting untuk pengoperasian program yang benar. Pilih parameter pencucian dan bahan bakar saat kembali; jika berbeda dari parameter saat diterbitkan, kolom entri untuk biaya tambahan terkait akan otomatis disertakan. Setelah memasukkan pembayaran tambahan, pengembalian deposit akan dihitung secara otomatis. Pastikan untuk memilih jenis pembayaran; pembayaran tambahan akan dipotong dari jumlah deposit hanya jika jenis pembayaran saat mengembalikan deposit bertepatan dengan jenis pembayaran saat melakukan pemotongan terkait. Pada saat yang sama, Anda dapat menggabungkan berbagai jenis pembayaran.

Contoh. Deposit untuk mobil adalah 500, Anda melakukan pemotongan untuk pencucian mobil – 500 dan untuk waktu tambahan – 100. Klien meminta agar pencucian mobil dipotong dari deposit dan sisanya dikembalikan secara tunai, dan untuk waktu tambahan dia ingin membayar menggunakan terminal pembayaran. Anda perlu memilih jenis pembayaran di kolom Deposit - Uang, di kolom Cuci masukkan 50 - Uang i>, di kolom >Waktu tambahan masukkan 100 – Terminal. Saldo deposit yang akan dikembalikan akan dihitung - 450. Operasi berikut akan dilakukan di meja kas:

- kedatangan – 50 – mencuci – di kasir karyawan

- tanda terima – 100 – waktu tambahan – ke rekening giro perusahaan

- biaya – 500 – deposit – di kotak kas karyawan

Faktanya, 450 (sejumlah uang jaminan yang dikembalikan) akan masuk ke kasir karyawan dan 100 akan masuk ke rekening bank perusahaan untuk membayar waktu tambahan.

Setelah memasukkan semua data yang diperlukan, klik tombol Terima mobil.

Operasi tambahan saat menerima mobil

Operasi tambahan dilakukan dengan menekan sakelar yang sesuai:

Jangan mengembalikan deposit.

Pengklikan dilakukan jika karena alasan tertentu Anda tidak mengembalikan deposit ke klien. Dalam hal ini, jumlah uang jaminan akan tetap ada di meja kas perusahaan, dan kartu reservasi akan mencantumkan kelebihan pembayaran sejumlah uang jaminan yang belum dikembalikan.

Catatan 1. Jika deposit tidak dikembalikan karena penerapan penalti untuk seluruh jumlah deposit, maka opsi “jangan kembalikan” tidak perlu diaktifkan; perlu melakukan pemotongan dari deposit dengan memasukkan jumlah denda yang sesuai di kolom Pembayaran tambahan, perhitungan pengurangan akan terjadi secara otomatis.

Catatan 2. Jika deposit tidak dikembalikan karena kondisi perusahaan mengenai keterlambatan pengembalian deposit, fungsi ini diterapkan menggunakan opsi Pengembalian dana sebagian dari deposit.

Masalah

Jika Anda ingin menambahkan informasi tentang masalah yang timbul padanya ke kartu klien, masukkan informasi ini di bidang yang muncul ketika Anda mengklik penggeser “Masalah”. Di sini Anda dapat mengubah kategori klien, misalnya menambahkannya ke "daftar hitam".

Pengembalian sebagian titipan (Pengembalian titipan tertunda)

Opsi ini berlaku jika karena alasan tertentu Anda tidak mengembalikan sebagian deposit kepada klien. Dalam hal ini, jumlah uang jaminan yang belum dikembalikan akan tetap berada di meja kas perusahaan, dan kartu reservasi akan mencantumkan kelebihan pembayaran sejumlah uang jaminan yang belum dikembalikan.

Tujuan utama dari fungsi ini adalah pengembalian deposit yang ditangguhkan, jika syarat dan ketentuan perusahaan mengatur retensi sementara, seluruhnya atau sebagian dari deposit tersebut. Pengaturan jangka waktu setelahnya, sesuai dengan ketentuan, pengembalian deposit, dilakukan di Pengaturan Perusahaan -> tab Sewa di sini Anda perlu mengisi parameter Jumlah hari setelah deposit dikembalikan.

Saat Anda mengaktifkan opsi ini, Anda harus membayar jumlah deposit yang dapat dikembalikan saat ini, tidak termasuk pembayaran tambahan.

Jika opsi Pengembalian dana sebagian deposit diterapkan, maka setelah menerima mobil, reservasi terkait akan muncul di daftar Reservasi Tidak Aktif di blok terpisah, di bagian bawah halaman, tabel Pengembalian dana deposit. Tombol pembayaran pada pemesanan ini akan menyala oranye dan menampilkan jumlah kelebihan pembayaran pemesanan. Kolom Saldo akan menunjukkan jumlah deposit yang belum dikembalikan. Setelah interval pengembalian deposit yang ditentukan dalam profil perusahaan tercapai, alarm akan berbunyi yang menunjukkan perlunya pengembalian dana - baris reservasi yang sesuai akan menyala oranye.

Untuk mengembalikan deposit, ketika batas waktu pengembalian tiba, Anda harus pergi ke kartu reservasi, klik tombol “Pembayaran” dan melakukan pembayaran untuk mengembalikan deposit - masukkan jumlah yang akan dikembalikan dengan tanda negatif. Jika denda diterima, kurangi denda dengan memasukkan jumlahnya di kolom “Denda” di bagian “Layanan tambahan”.

Contoh. Batas waktu pengembalian uang jaminan untuk reservasi tertentu telah tiba, besarnya 500. Selama waktu yang telah berlalu sejak pengembalian mobil, telah diterima denda karena melanggar peraturan lalu lintas sebesar 50. Untuk mengembalikan uang jaminan dan menahan denda, Anda harus membuka kartu reservasi yang sesuai, klik Pembayaran, di kolom Deposit, masukkan jumlah - 500, pilih jenis pembayaran, sertakan bagian Layanan tambahan, di kolom Denda masukkan jumlah 50, pilih jenis pembayaran, klik Simpan. Lakukan transfer dana aktual ke kartu klien sejumlah: 500-50=450. Setelah memeriksa, arsipkan reservasi.

Mari pertimbangkan opsi untuk mempertahankan agunan.

- Kasus pertama - deposit ditahan seluruhnya:

Dalam hal ini, Anda harus meninggalkan “0” di kolom input untuk jumlah deposit yang dapat dikembalikan. Maka titipan tersebut akan ditahan sementara secara penuh.

- Kasus ke-2 - deposit ditahan sebagian:

Dalam hal ini, di kolom untuk memasukkan jumlah deposit yang dapat dikembalikan, Anda harus memasukkan jumlah bagian deposit yang akan dikembalikan ke klien. Saldo deposit akan ditahan untuk sementara.

- Kasus ketiga: - deposit ditahan sebagian, dan pemotongan lainnya dilakukan dari jumlah yang akan dikembalikan ke klien (misalnya, untuk mencuci):

Dalam hal ini, di kolom untuk memasukkan jumlah deposit yang dapat dikembalikan, Anda juga harus memasukkan jumlah bagian deposit yang akan dikembalikan ke klien. Selanjutnya, masukkan jumlah pembayaran tambahan di kolom yang sesuai (jumlah yang dipotong dari deposit, misalnya untuk pencucian mobil). Perhitungan otomatis akan dilakukan sebesar jumlah yang harus dikembalikan ke klien, dikurangi potongan deposit.

Contoh. Deposit – 500. Jumlah deposit yang dikenakan pemotongan sementara adalah 300. Dari jumlah yang dikembalikan, perlu dipotong untuk cuci mobil – 50. Klik tombol “Pengembalian sebagian deposit”, masukkan jumlah pengembalian – 200. Selanjutnya, di bagian “Pembayaran tambahan”, masukkan jumlah 500 di kolom “cuci”, pilih jenis pembayaran – “tunai”. Akan ada penghitungan otomatis jumlah yang akan dikembalikan ke klien: 500 (deposit) – 300 (jumlah retensi sementara) – 50 (cuci) = 150 (jumlah pengembalian dana). Di sini juga, Anda dapat menggabungkan berbagai jenis pembayaran; perhitungan pemotongan secara otomatis akan dilakukan jika jenis pembayaran pengembalian deposit dan jenis pembayaran pemotongan cocok.

Jangan kirim pengingat ulasan

Secara default, 3 hari setelah pengembalian mobil, sebuah pesan secara otomatis dikirim ke email klien dan whatsapp (saat terhubung) memintanya untuk meninggalkan ulasan tentang layanan yang diberikan. Di Pengaturan Perusahaan di bagian Perusahaan, Anda harus menentukan tautan ke profil organisasi di platform utama untuk ditinjau: direktori Yandex, direktori Google, 2GIS, dll. Menggunakan tautan asalkan, klien akan dapat meninggalkan ulasan. Opsi Jangan kirim pengingat ulasan dimaksudkan untuk menonaktifkan pengiriman pesan ke klien yang memintanya untuk meninggalkan ulasan jika ada masalah dengan klien, jika Anda takut dia akan memberikan ulasan negatif peringkat.

Aktifkan reservasi

Tombol tersedia di kartu pemesanan tidak aktif. Jika Anda yakin tidak ada perubahan yang perlu dilakukan pada reservasi yang tidak aktif, cukup dengan mengaktifkannya saja, Anda dapat melakukannya dengan mengklik tombol yang sesuai di blok kontrol reservasi.

Hadiah (hari/jam bebas)

Ada situasi ketika Anda perlu memberikan hari/jam gratis kepada klien, misalnya saat memperbaiki mobil sendiri, atau dengan tarif khusus “Minggu Kerja” saat pembayaran dilakukan selama 5 hari kerja. Anda juga dapat “menyumbang” beberapa jam, misalnya ketika ada manajer yang terlambat, dll.

Untuk memberikan “hadiah” Anda perlu mengklik ikon “hadiah” abu-abu dan mengisi data yang diperlukan. Anda dapat memilih jam atau hari, memasukkan kuantitas dan harga.

Saat menerapkan “hadiah”, tanggal dan waktu tidak berubah, tetapi jumlah pembayarannya berubah. Misalnya, klien memesan mobil dari 12/08/2023 10:00 hingga 15/08/2023 10:00, tetapi kemudian memutuskan bahwa dia tidak akan punya waktu dan akan mengembalikan mobilnya satu jam kemudian, Anda ingin mendorong klien dan berikan dia jam ini secara gratis, edit reservasi dengan mempertimbangkan jam ini, terjadi kekurangan pembayaran selama satu jam, Anda menambahkan "hadiah" 1 jam, pembayaran disamakan dan kekurangan pembayaran hilang.

Semua “hadiah” yang dibuat dapat dilihat di kartu reservasi di piring khusus.

Archive booking

Mengklik tombol ini akan memindahkan pemesanan yang tidak aktif ke arsip. Pemindahan reservasi ke arsip dilakukan oleh kepala bagian penjualan atau pegawai yang bertanggung jawab memeriksa reservasi.

Pemesanan akan tersedia di arsip; jika perlu, Anda bisa mendapatkan semua informasi.

Pemesanan batalkan pengarsipan

Dengan mengklik tombol ini, reservasi dipindahkan dari arsip ke daftar pemesanan tidak aktif untuk diproses lebih lanjut, misalnya reservasi ditolak, lalu Anda berhasil mengambil mobil.

Hapus pemesanan

Anda hanya dapat menghapus pemesanan yang tidak aktif. Menghapus reservasi yang tidak aktif hanya tersedia untuk administrator dan manajer. Fungsi ini disediakan untuk menghapus reservasi yang tidak perlu (misalnya, pengujian atau duplikat); menghapus reservasi yang disewa tidak disarankan untuk menghindari kesalahan dalam program.