Gestión de reservas

La gestión de reservas implica una gran cantidad de acciones diferentes, veamos cada una con más detalle.

Generar documentos de MS Word (docx)

El sistema principal de plantillas de documentos en RentProg está implementado en MS Word (docx). También hay un segundo sistema de plantillas basado en PDF, más información al respecto a continuación.

Al hacer clic en el botón Generar documentos, se generan y cargan los documentos necesarios para el registro del contrato de arrendamiento. El proceso de preparación de una plantilla de acuerdo se describe detalladamente en la sección Generación de documentos. Después de descargar los documentos generados, se pueden editar en un editor de texto e imprimir.

Generar documentos PDF

Para habilitar/deshabilitar el segundo sistema de plantillas, debe ir a la pestaña Configuración de la empresa Plantillas, allí habilitará/deshabilitará el interruptor Sistema de plantillas con firma electrónica. Después de esto, varios botones de nueva generación estarán disponibles para usted.

El icono rosa de “documento” tiene como objetivo generar un documento en formato PDF.

El ícono azul de “lápiz con una línea” está diseñado para guardar una imagen digital de la firma del cliente.

Si la firma del cliente está disponible, el documento se guardará en el almacenamiento de archivos. Una lista de dichos documentos estará disponible en la tarjeta de reserva después de su generación en el bloque Gestión. Dichos archivos se pueden descargar o eliminar.

Este sistema admite firma electrónica digital y firma visual del cliente. El documento PDF está cifrado y firmado con una clave especial y, en este caso, el documento no puede piratearse ni falsificarse. Lamentablemente, este tipo de firma no se reconoce en todos los países.

Inspecciones

RentProg le permite almacenar fotos y videos de las inspecciones de vehículos antes de la entrega y durante la recepción. Esto le permite encontrar en cualquier momento al cliente responsable del daño o al empleado que no vio el daño. Esto es mucho más eficaz que varios diagramas en papel, donde la naturaleza del daño no está del todo clara.

Para guardar el estado del coche, haz clic en el icono azul de “cámara” y sube una foto o un vídeo. En dispositivos móviles también es posible tomar una foto o un video directamente desde la aplicación.

Realizar el check-in del auto

Antes de emitir el coche, es necesario aceptar el pago; Si no se ha recibido el pago, se emitirá una advertencia al respecto.

Para comenzar el procedimiento de emisión de un vehículo, debe hacer clic en el icono "salida" en el bloque de Control. A continuación, ingrese los parámetros para emitir un automóvil en los campos correspondientes y haga clic en el botón Registrar automóvil. Una vez emitida, la reserva correspondiente se traslada a la lista de reservas de salida. Si ingresó incorrectamente algún parámetro al emitir, por ejemplo, kilometraje, entonces un empleado con derechos de administrador puede cambiar estos parámetros al editar la reserva, la opción es Cambiar datos manualmente.

Renovación de reserva

Cuando presiona el botón correspondiente "reloj verde - flecha", aparece el cuadro de diálogo de renovación del vehículo. En el lado izquierdo de la ventana verá los parámetros de reserva y pagos necesarios; en el lado derecho debe completar los campos correspondientes: número de días de renovación, precio por día y monto aceptado por el cliente para pagar la renovación, seleccione el tipo de pago.

Tenga en cuenta que es posible ampliar su reserva sin pago. En este caso, completa solo el “número de días” y “¿a qué precio?” y deje vacío el campo “aceptado para alquiler”. Al guardar aparecerá un aviso que deberá ser confirmado. Después de esto, la fecha de finalización de la reserva cambiará el número de días especificado, el alquiler se cobrará según el precio especificado, pero el botón de pago se pondrá rojo con un importe negativo, indicando que la renovación no ha sido ha sido pagado.

Realizar checkout del auto

Al hacer clic en el botón correspondiente, aparece un cuadro de diálogo para aceptar el automóvil del cliente.

Asegúrate de indicar la hora real de devolución y el nuevo kilometraje del coche, esto es importante para el correcto funcionamiento del programa. Seleccionar los parámetros de lavado y combustible al regresar; si difieren de los parámetros al momento de su emisión, automáticamente se incluirán los campos de ingreso de los recargos correspondientes. Después de ingresar pagos adicionales, el reembolso del depósito se calculará automáticamente. Asegúrese de seleccionar el tipo de pago; Los pagos adicionales se deducirán del monto del depósito únicamente si el tipo de pago al devolver el depósito coincide con el tipo de pago al realizar las deducciones correspondientes. Al mismo tiempo, puedes combinar diferentes tipos de pago.

Ejemplo. El depósito por el auto es de 5000, se hace una deducción por el lavado del auto – 500 y por tiempo adicional – 1000. El cliente solicita que el lavado del auto se deduzca del depósito y el saldo se le devuelva en efectivo, y por el tiempo adicional que quiere pagar utilizando el terminal de pago. Es necesario seleccionar el tipo de pago en el campo Depósito - Efectivo, en el campo Lavado ingresar 500 - Efectivo i>, en el campo >Tiempo adicional ingrese 1000 – Terminal. Se calculará el saldo del depósito a devolver - 4500. En caja se realizarán las siguientes operaciones:

- llegada – 500 – lavado – en la caja del empleado

- recibo – 1000 – tiempo adicional – a la cuenta corriente de la empresa

- gastos – 5000 – depósito – en la caja del empleado

De hecho, 4.500 (el importe del depósito devuelto) saldrán de la caja del empleado y 1.000 irán a la cuenta bancaria de la empresa para pagar el tiempo adicional.

Después de introducir todos los datos necesarios, haz clic en el botón Aceptar coche.

Operaciones adicionales al recibir un coche.

Las operaciones adicionales se realizan presionando los interruptores correspondientes:

No devolver depósito.

Se hace clic si por algún motivo no se devuelve el depósito al cliente. En este caso, el importe del depósito quedará en la caja de la empresa, y la tarjeta de reserva incluirá un sobrepago por el importe del depósito no devuelto.

Nota 1. Si el depósito no es devuelto debido a la aplicación de alguna penalización por el monto total del depósito, entonces no es necesario habilitar la opción “no devolver”; es necesario realizar deducciones del depósito ingresando los montos de las multas correspondientes en los campos Pagos adicionales, la deducción del cálculo se realizará automáticamente.

Nota 2. Si el depósito no es devuelto debido a las condiciones de la empresa sobre la devolución retrasada del depósito, esta función se implementa mediante la opción Devolución parcial del depósito.

Problemas

Si desea agregar información sobre los problemas que le han surgido a la tarjeta del cliente, ingrese esta información en el campo que aparece al hacer clic en el control deslizante "Problemas". Aquí puede cambiar la categoría del cliente, por ejemplo, agregarlo a la "lista negra".

Devolución parcial del depósito (Devolución diferida del depósito)

Esta opción aplica si por algún motivo no devuelve parcialmente el depósito al cliente. En este caso, el importe del depósito no devuelto quedará en la caja de la empresa, y la tarjeta de reserva incluirá un sobrepago por el importe del depósito no devuelto.

El objetivo principal de esta función es la devolución diferida del depósito, si los términos y condiciones de la empresa prevén la retención temporal, total o parcial del depósito. La configuración del intervalo de tiempo tras el cual, según las condiciones, se devuelve el depósito, se realiza en Configuración de la empresa -> pestaña Alquiler aquí debe completar el parámetro Número de días después de los cuales se devuelve el depósito.

Cuando habilita esta opción, debe pagar el monto del depósito reembolsable actualmente, excluyendo pagos adicionales.

Si se aplica la opción Reembolso parcial del depósito, luego de aceptar el auto, la reserva correspondiente aparecerá en la lista de Reservas Inactivas en un bloque separado, en la parte inferior de la página, tabla Reembolsos de depósitos. El botón de pago de estas reservas se iluminará en naranja y mostrará el importe del sobrepago de la reserva. La columna Saldo indicará el monto del depósito no devuelto. Una vez alcanzado el intervalo de devolución del depósito establecido en el perfil de la empresa, se activará una alarma indicando la necesidad de un reembolso: la línea de la reserva correspondiente se iluminará en naranja.

Para devolver el depósito, cuando llegue la fecha límite de devolución, deberá dirigirse a la tarjeta de reserva, hacer clic en el botón “Pago” y realizar un pago para devolver el depósito - introduzca el importe a devolver con signo negativo. Si recibe multas, deduzca la multa ingresando el monto en el campo “Multas” en la sección “Servicios adicionales”.

Ejemplo. Ha llegado el plazo para devolver la fianza de una determinada reserva, el importe es de 500. Durante el tiempo transcurrido desde la devolución del coche se ha recibido una multa por infracción de las normas de tráfico por importe de 50. Para devolver la fianza y retener la multa, deberá dirigirse a la tarjeta de la reserva correspondiente, hacer clic en Pago, en el campo Depósito introducir el importe - 500, seleccione el tipo de pago, incluya la sección Servicios adicionales, en el campo Multas ingrese el monto 50, seleccione el tipo de pago, haga clic en Guardar. Realice una transferencia real de fondos a la tarjeta del cliente por la cantidad de: 500-50=450. Después de comprobarlo, archiva la reserva.

Consideremos opciones para retener la garantía.

- 1er caso - el depósito se retiene íntegramente:

En este caso, debe dejar “0” en el campo de entrada para el monto del depósito reembolsable. Entonces el depósito será retenido temporalmente en su totalidad.

- 2º caso - el depósito se retiene parcialmente:

En este caso, en el campo para ingresar el monto reembolsable del depósito, debe ingresar el monto de esa parte del depósito que se devolverá al cliente. El saldo del depósito será retenido temporalmente.

- 3er caso: - se retiene parcialmente el depósito, y se realizan otras deducciones del importe a devolver al cliente (por ejemplo, por lavado):

En este caso, en el campo para ingresar el monto reembolsable del depósito, también es necesario ingresar el monto de esa parte del depósito que se devolverá al cliente. A continuación, ingrese los montos de los pagos adicionales en los campos correspondientes (montos que se retienen del depósito, por ejemplo, para un lavado de autos). Se realizará un cálculo automático del importe que deberá devolverse al cliente, menos las deducciones del depósito.

Ejemplo. Depósito – 500. El monto del depósito sujeto a retención temporal es 300. Del monto reembolsado, es necesario deducir para el lavado de autos – 50. Haga clic en el botón “Reembolso parcial del depósito”, ingrese el monto de devolución – 200. A continuación, en la sección “Pagos adicionales”, ingrese la cantidad de 50 en el campo “lavado”, seleccione el tipo de pago – “efectivo”. Habrá un cálculo automático del monto a devolver al cliente: 500 (depósito) – 300 (monto de retención temporal) – 50 (lavado) = 150 (monto de reembolso). Aquí también puedes combinar diferentes tipos de pago; El cálculo automático de las deducciones se realizará si coinciden el tipo de pago por devolución del depósito y el tipo de pago por deducciones.

No enviar recordatorio de reseña

Por defecto, 3 días después de devolver el coche, se envía automáticamente un mensaje al correo electrónico y whatsapp del cliente (al conectarse) pidiéndole que deje una reseña sobre los servicios prestados. En Configuración de la empresa en la sección Empresa, debe especificar enlaces al perfil de la organización en las principales plataformas para revisiones: directorio Yandex, directorio de Google, 2GIS, etc. Usando los enlaces siempre que el cliente podrá dejar una reseña. La opción No enviar un recordatorio de reseña tiene como objetivo deshabilitar el envío de un mensaje al cliente pidiéndole que deje una reseña en caso de algún problema con el cliente, si tiene miedo de que dé una reseña negativa. clasificación.

Activar reserva

El botón está disponible en la tarjeta de reserva inactiva. Si estás seguro de que no es necesario realizar cambios en una reserva inactiva, basta con simplemente activarla, puedes hacerlo haciendo clic en el botón correspondiente en el bloque de control de reservas.

Regalo (día/horas gratis)

Hay situaciones en las que es necesario darle a un cliente un día/hora gratis, por ejemplo, al reparar un automóvil usted mismo, o con una tarifa especial de "Semana laboral", cuando el pago se cobra por 5 días hábiles. También puedes “donar” algunas horas, por ejemplo, cuando un gerente se retrasa, etc.

Para proporcionar un "regalo", debe hacer clic en el icono gris de "regalo" y completar los datos requeridos. Puede seleccionar horas o días, ingresar cantidad y precio.

Al aplicar un “regalo”, las fechas y horarios no cambian, pero sí el monto del pago. Por ejemplo, un cliente reservó un automóvil del 12/08/2023 a las 10:00 al 15/08/2023 a las 10:00, pero luego decidió que no tendría tiempo y devolvería el automóvil una hora más tarde, desea alentar al cliente y le das esta hora gratis, editas la reserva teniendo en cuenta esta hora, se produce un pago insuficiente por una hora, agregas un “regalo” de 1 hora, se iguala el pago y desaparece el pago insuficiente.

Todos los “regalos” creados son visibles en la tarjeta de reserva en un plato especial.

Archivar reserva

Al hacer clic en este botón, la reserva inactiva se mueve al archivo. El traslado de la reserva al archivo lo realiza el responsable del departamento comercial o el empleado responsable de comprobar la reserva.

La reserva estará disponible en el archivo; si es necesario, puede obtener toda la información.

Desarchivar reserva

Al hacer clic en este botón, la reserva se mueve del archivo a la lista de reservas inactivas para su posterior procesamiento, por ejemplo, si la reserva fue rechazada y luego logró recoger un automóvil.

Eliminar reserva

Sólo puedes eliminar una reserva inactiva. La eliminación de una reserva inactiva solo está disponible para el administrador y el gerente. La función se proporciona para eliminar reservas innecesarias (por ejemplo, de prueba o duplicadas); No es recomendable eliminar reservas que fueron alquiladas para evitar errores en el programa.