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Aprenda cómo configurar RentProg en su alquiler en menos de treinta minutos.

El principal dispositivo de trabajo para usar RentProg es una computadora o computadora portátil. Aunque las aplicaciones del teléfono tienen casi todas las funciones, es aún más cómodo trabajar en una pantalla grande, por lo que es mejor realizar la configuración inicial y la capacitación en una computadora.

RentProg es un servicio en la nube, por lo que todo el trabajo se realiza en un navegador de Internet o una aplicación móvil. Para trabajar en una computadora, recomendamos los siguientes navegadores: Google Chrome, Yandex Browser. El servicio funciona igual en otros navegadores, pero pueden aparecer errores inesperados, por lo que es mejor utilizar los recomendados.

En dispositivos móviles puede trabajar a través de un navegador o puede instalar una aplicación móvil. Las aplicaciones son adecuadas para su uso en teléfonos móviles y tabletas. Versiones mínimas del sistema operativo: iOS 13 y Android 5.1.

¡Así que comencemos!

Para comenzar a utilizar el sistema necesita registrarse. Si ya tiene una cuenta, debe iniciar sesión iniciar sesión.

Cuando cargue la página de inicio, se le pedirá que realice un breve recorrido de orientación. Para continuar, haga clic en Siguiente. Si desea omitir este paso y comenzar a explorar el contenido de la demostración usted mismo, haga clic en Omitir.

Perfil de usuario

Completemos su perfil. Para ir a su perfil de usuario, haga clic en su nombre (avatar) en la esquina superior derecha de la pantalla y seleccione Perfil en el menú desplegable. Aquí debe completar sus datos, nombre, número de teléfono. Para recibir notificaciones sobre nuevas reservas en Telegram, debes completar tu ID de Telegram y conectar nuestro bot, más detalles aquí, pero en este momento esto no es necesario.

Configuración de la empresa

Antes de crear una empresa, debe eliminar el contenido de la demostración. Si se deja, pueden ocurrir errores. Esto se puede hacer de dos formas:

1. Si en la parte superior ve un banner de advertencia sobre la presencia de contenido de demostración, entonces hay un botón "Eliminar", debe hacer clic en él y los datos de la demostración se eliminarán.
2. Si no ve un banner sobre la disponibilidad del contenido de demostración, entonces en la configuración de la empresa (haga clic en la parte superior derecha del avatar, busque el elemento Configuración de la empresa) debería haber un duplicado. banner con una propuesta para eliminar el contenido de demostración.

Una vez eliminados los datos de la demostración, puede comenzar a configurar su empresa.

Para completar los detalles de su empresa, haga clic en su nombre (avatar) en la esquina superior derecha de la pantalla y seleccione Configuración de la empresa en el menú desplegable. Después de realizar cambios, siempre debes hacer clic en el botón “Guardar”.

La primera pestaña es Precios. Aquí debe establecer sus períodos (rangos) y temporadas de precios.

Los Períodos de precios son períodos de tiempo en un día después de los cuales cambia el precio del alquiler de automóviles (se proporciona un descuento). De forma predeterminada, se crean cuatro períodos de precios: 1-3, 4-7, 8-15 y 16-31 días. Utilice los controles deslizantes para ajustar. Para agregar otro período, haga clic en más, eliminar - menos. En el futuro, al completar tarjetas de automóvil, cada período tendrá su propio campo de precio. Si sus precios son constantes y no dependen del número de días de alquiler, seleccione un período: 1-31 días. Al completar más tarjetas de automóvil (objetos de alquiler), cada período tendrá su propio campo de precio. Si tus precios son constantes y no dependen del número de días de alquiler, selecciona un período: 1-31 días. Puedes establecer un plazo máximo inferior a 31 días, pero no superior. Si necesita establecer un período con el mismo número de días, por ejemplo, 1-1, esto también está permitido.

A continuación, debe configurar las temporadas de precios. Si eliminó el contenido de demostración, verá "Sin temporadas de precios" en esta sección. Para agregar una temporada, haga clic en el botón más y seleccione fechas; para eliminar una temporada errónea, haga clic en el icono de la papelera.

Temporadas de precios: son períodos de tiempo durante el año durante los cuales ciertos precios son válidos (por ejemplo, precios aumentados durante épocas de alta demanda). Este es un parámetro opcional; También puedes agregar descuentos manualmente a cada reserva. Sin embargo, es más cómodo y habrá menos errores, por lo que recomendamos utilizar precios de temporada para que si reservas con antelación se utilicen los precios de temporada y no los actuales.

Ahora vayamos a la segunda pestaña Alquiler. Aquí debe completar el límite mínimo de edad del cliente, el número mínimo de días de alquiler, así como como límite de kilometraje por día y costo por exceso de kilometraje por km (si aplica, si no, déjelo en la línea 0). En el apartado desfase mínimo entre reservas deberás indicar el tiempo en horas necesario para preparar el coche para su recogida, que se tendrá en cuenta a la hora de reservar y clasificar los coches disponibles.

La edad mínima del cliente y el número de días de alquiler se tienen en cuenta a la hora de crear una reserva. Si hay una discrepancia, el sistema emitirá una advertencia.

A continuación, vayamos a la tercera pestaña Empresa. Aquí deberá completar los datos de la empresa. Proporcione solo datos reales; de lo contrario, los datos serán incorrectos al generar los documentos.

En la cuarta pestaña Plantillas debe descargar plantillas de acuerdos para personas físicas y jurídicas, cuentas y actos. La plantilla es un documento en formato docx (un archivo "Word" normal de Microsoft Office, Yandex Documents, etc.). Para personalizar la plantilla, combine sus documentos actuales, acuerdo, actúe en un archivo e inserte variables en él (puede ver las variables aquí ). Puede encontrar ejemplos de plantillas completadas en la pestaña Plantillas. Los cambios en las plantillas se realizan simplemente descargando nuevas versiones. A veces, para que se actualicen las plantillas, es necesario cerrar sesión en su cuenta y volver a iniciarla. Si tiene problemas para crear una plantilla, comuníquese con el soporte técnico: ¡lo ayudaremos!

La siguiente es la pestaña Beacons, pero en este tutorial la omitiremos y nos detendremos en ella más adelante. Vaya a la siguiente pestaña Notificaciones.

En esta pestaña, puede habilitar/deshabilitar alertas y crear plantillas de notificación para sus clientes a través de correo electrónico y WhatsApp. Para ver las variables, haga clic en la lista desplegable Variables y etiquetas disponibles en la parte inferior de la página. Utilizándolos, puede insertar el nombre del cliente, etc. en el mensaje. Puede encontrar más información sobre cómo configurar notificaciones aquí.

Pasemos a la siguiente pestaña Clientes. Aquí puede agregar fuentes de clientes. Esto será útil al agregar nuevos clientes, donde podrá indicar de dónde vino el cliente. Esto es útil para realizar un seguimiento de la eficacia de la publicidad y ayudará a controlar los métodos de adquisición.

Ahora puedes comenzar a agregar autos.

Agregar autos

Para agregar un automóvil, vaya a la sección Coches y haga clic en el botón "Agregar automóvil".

En la pestaña Características, son obligatorios los siguientes campos: nombre, código del vehículo, número de matrícula. Se pueden agregar otros parámetros más adelante.

Nombre: por regla general, esta es la marca y el modelo. Este campo será visto por los clientes en todas las notificaciones, así como si utiliza nuestro formulario de reserva para el sitio.

El código de automóvil es una designación única de un automóvil para identificar un automóvil específico de la empresa. Debe ser breve, conveniente y comprensible para los empleados. Por código puedes distinguir autos del mismo modelo entre sí, por ejemplo: Dacia Sandero - DS1, DS2, etc. La mayoría de los listados solo muestran autos por código. Tenga en cuenta que para que el código se muestre correctamente en varios dispositivos, debe ser corto. Recomendamos introducir un sistema mediante el cual posteriormente redactará códigos comprensibles, por ejemplo, las primeras letras de la marca y modelo, y los tres dígitos de la matrícula. También puede ingresar una letra que indique la caja de cambios, por ejemplo, A - caja de cambios automática, M - caja de cambios manual.

Matrícula: la matrícula del coche. Necesario para la identificación dentro del sistema, así como para el seguimiento de multas.

Vayamos a la pestaña Mantenimiento. Aquí es necesario completar los datos para el mantenimiento periódico del automóvil (kilometraje, fechas de vencimiento del seguro, fecha del último cambio de aceite, etc.). Puede volver a esta pestaña más tarde, pero debe asegurarse de completarla en el futuro para recibir recordatorios cuando sea necesario realizar mantenimiento.

Hemos completado mínimamente la tarjeta del automóvil, luego debe hacer clic en el botón "Guardar". Después de guardar el coche nuevo, se le dirigirá automáticamente a Precios. Hay dos estados del coche, activo y <. b>inactivo. Inmediatamente después de su creación, el coche queda inactivo, no está incluido en el alquiler y no se cobra ningún pago por ello. Para activarlo, debe agregar precios.

Vayamos a Precios. Para agregar precios, haga clic en el botón "Agregar". Aparecerá una línea de precios según los periodos configurados. En el primer campo debe seleccionar la temporada "Precios básicos", en los campos restantes debe completar los precios mismos, teniendo en cuenta el descuento por la duración del alquiler (período). Después de completar todos los precios, se activa el botón “Guardar precios”, haga clic en él. Si necesitas rellenar precios de temporada, realizamos la misma operación, seleccionando únicamente la temporada deseada en el primer campo.

A continuación hay varios campos, debemos completar Precio por hora y Depósito.

Precio por hora: el coste de una hora de tiempo adicional si excede un día. Esta es una prórroga pactada y no aplica a penalizaciones. Por ejemplo, la fecha y hora de inicio del alquiler es el 25/02/2023 10:00, la fecha de finalización es el 27/02/2023 12:00, el tiempo adicional aquí es de dos horas y a un precio por hora de 5 EUR. , el sistema calculará un pago adicional al coste del alquiler de otros 10 EUR.

Depósito: por regla general, se trata de un importe de garantía que se devolverá después del alquiler. Si no acepta un depósito de los clientes, simplemente deje cero en el campo.

Ahora el auto está listo para funcionar, hagamos clic en el botón "Activar". Si hiciste todo correctamente, el auto se activará, si aparece una advertencia, verifica si has completado todos los campos requeridos y agregado los precios principales.

¡Ha completado la configuración básica del sistema! Ya puedes crear tu primera reserva.

Creando una reserva

Para crear una reserva, vaya a la sección Reservas y haga clic en el botón "Nueva reserva". Seleccione un coche. A continuación, debe seleccionar un cliente existente o agregar uno nuevo. Agreguemos un nuevo cliente haciendo clic en el ícono de persona más a la derecha.

Los campos “Apellido” y “Nombre” son obligatorios. También recomendamos ingresar la fecha de nacimiento, número de teléfono y correo electrónico del cliente, ya que serán necesarios para generar el contrato y enviar notificaciones. Cuantos más datos del cliente introduzcas al crearlo, mejor. El nuevo cliente se selecciona automáticamente. Todos los clientes agregados se guardan y, en el futuro, cuando el cliente se comunique con usted nuevamente, podrá seleccionarlo de la base de datos.

A continuación, seleccione la fecha y hora de inicio y finalización del alquiler. El precio del alquiler se calculará automáticamente. También podrás añadir descuentos y servicios adicionales. Crear reservas es bastante flexible, hay muchas configuraciones, hay reservas técnicas, pero esto lo estudiaremos en un artículo aparte. Hagamos clic en el botón "Crear". Después de la creación, se le dirigirá automáticamente a la tarjeta de reserva, donde podrá editarla, realizar un pago, etc. Al crear manualmente una reserva, se activa inmediatamente y el coche deja de estar disponible para alquilar durante ese tiempo. Una vez completado el alquiler, la reserva pasa a Inactiva y puede archivarse después de la verificación por parte del administrador.

El sistema admite dos formas de crear una reserva: manualmente (en este caso, la reserva se activa inmediatamente) y recibiendo una reserva desde el sitio web de la empresa usando API de integración o formulario de solicitud listo.

¡Felicidades! ¡Has leído las breves instrucciones para trabajar con el servicio RentProg! Para conocer más sobre las capacidades del sistema y el funcionamiento de cada sección, utilice el menú o buscar. Si tienes alguna pregunta, estaremos encantados de responderla en el chat de soporte (icono azul a la derecha).