Démarrage rapide

Apprenez à configurer RentProg dans votre location en moins de trente minutes.

Le principal appareil de travail pour utiliser RentProg est un ordinateur ou un ordinateur portable. Bien que les applications sur le téléphone aient presque toutes les fonctionnalités, il est toujours plus pratique de travailler sur un grand écran, il est donc préférable d'effectuer les réglages initiaux et la formation sur un ordinateur.

RentProg est un service cloud, donc tout le travail s'effectue dans un navigateur Internet ou une application mobile. Pour travailler sur un ordinateur, nous recommandons les navigateurs suivants : Google Chrome, Yandex Browser. Le service fonctionne de la même manière dans les autres navigateurs, mais des erreurs inattendues peuvent survenir, il est donc préférable d'utiliser celles recommandées.

Sur les appareils mobiles, vous pouvez travailler via un navigateur ou installer une application mobile. Les applications peuvent être utilisées sur les téléphones mobiles et les tablettes. Versions minimales du système d'exploitation : iOS 13 et Android 5.1.

Alors commençons !

Pour commencer à utiliser le système, vous devez vous inscrire. Si vous possédez déjà un compte, vous devez vous connecter connexion.

Lorsque vous chargez la page de démarrage, il vous sera demandé de faire une courte visite d'orientation. Pour continuer, cliquez sur Suivant. Si vous souhaitez ignorer cette étape et commencer à explorer le contenu de la démo par vous-même, cliquez sur Ignorer.

Profil utilisateur

Remplissons votre profil. Pour accéder à votre profil utilisateur, cliquez sur votre nom (avatar) dans le coin supérieur droit de l'écran et sélectionnez Profil dans le menu déroulant. Ici, vous devez remplir vos coordonnées, votre nom et votre numéro de téléphone. Pour recevoir des notifications sur les nouvelles réservations dans Telegram, vous devez remplir votre identifiant Telegram et connecter notre bot, plus de détails ici, mais à ce stade, cela n'est pas nécessaire à ce stade.

Paramètres de l'entreprise

Avant de créer une entreprise, vous devez supprimer le contenu de la démo. Si vous le laissez, des erreurs peuvent survenir. Ceci peut être fait de deux façons:

1. Si en haut vous voyez une bannière d'avertissement concernant la présence de contenu de démonstration, alors il y a un bouton « Supprimer », vous devez cliquer dessus et les données de démonstration seront supprimées.
2. Si vous ne voyez pas de bannière indiquant la disponibilité du contenu de démonstration, alors dans les paramètres de l'entreprise (cliquez en haut à droite de l'avatar, recherchez l'élément Paramètres de l'entreprise), il devrait y avoir un doublon bannière avec une proposition de suppression du contenu de la démo.

Une fois les données de démonstration supprimées, vous pouvez commencer à créer votre entreprise.

Pour remplir les détails de votre entreprise, cliquez sur votre nom (avatar) dans le coin supérieur droit de l'écran et sélectionnez Paramètres de l'entreprise dans le menu déroulant. Après avoir apporté des modifications, vous devez toujours cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Le premier onglet est Prix. Ici, vous devez définir vos périodes (gammes) et saisons de prix.

Les Périodes tarifaires sont des périodes d'une journée après lesquelles le prix de la location de voiture change (une réduction est accordée). Par défaut, quatre périodes tarifaires sont créées : 1-3, 4-7, 8-15 et 16-31 jours. Utilisez les curseurs pour ajuster. Pour ajouter un autre point, cliquez sur plus, supprimer - moins. À l'avenir, lors du remplissage des cartes de voiture, chaque période aura son propre champ de prix. Si vos prix sont constants et ne dépendent pas du nombre de jours de location, sélectionnez une période : 1 à 31 jours. Lors du remplissage ultérieur des fiches de voiture (objets de location), chaque période aura son propre champ de prix. Si vos prix sont constants et ne dépendent pas du nombre de jours de location, sélectionnez une période : 1-31 jours. Vous pouvez fixer un délai maximum inférieur à 31 jours, mais pas plus. Si vous devez définir une période avec le même nombre de jours, par exemple 1-1, cela est également autorisé.

Ensuite, vous devez configurer les saisons de prix. Si vous avez supprimé le contenu de la démonstration, vous verrez « Aucune saison de prix » dans cette section. Pour ajouter une saison, cliquez sur le bouton plus et sélectionnez les dates ; pour supprimer une saison erronée, cliquez sur l'icône poubelle.

Saisons de prix : périodes de l'année pendant lesquelles certains prix sont valables (par exemple, des prix augmentés en période de forte demande). C'est un paramètre optionnel; vous pouvez également ajouter manuellement des réductions à chaque réservation. Cependant, c'est plus pratique et il y aura moins d'erreurs, c'est pourquoi nous vous recommandons d'utiliser les prix saisonniers afin que si vous réservez tôt, les prix de saison soient utilisés plutôt que ceux en vigueur.

Passons maintenant au deuxième onglet Location. Ici, vous devez renseigner la limite d'âge minimum du client, le nombre minimum de jours de location, ainsi que comme limite kilométrique par jour et coût kilométrique excédentaire par km (le cas échéant, sinon laisser sur la ligne 0). Dans le paragraphe intervalle minimum entre les réservations, vous devez indiquer le temps en heures nécessaire à la préparation de la voiture pour la prise en charge, qui sera pris en compte lors de la réservation et du tri des voitures disponibles.

L'âge minimum du client et le nombre de jours de location sont pris en compte lors de la création d'une réservation. En cas de divergence, le système émettra un avertissement.

Passons ensuite au troisième onglet Entreprise. Ici, vous devez remplir les données de l'entreprise. Veuillez fournir uniquement des données réelles, sinon les données seront incorrectes lors de la génération des documents.

Dans le quatrième onglet Modèles, vous devez télécharger des modèles d'accords pour les personnes physiques et morales, les comptes et les actes. Le modèle est un document au format docx (un fichier « Word » classique de Microsoft Office, Yandex Documents, etc.). Pour personnaliser le modèle, combinez vos documents actuels, votre accord, agissez dans un seul fichier et insérez-y des variables (vous pouvez afficher les variables ici ). Des exemples de modèles complétés sont disponibles dans l'onglet Modèles. Les modifications apportées aux modèles s'effectuent simplement en téléchargeant de nouvelles versions. Parfois, pour que les modèles soient mis à jour, vous devez vous déconnecter de votre compte et vous reconnecter. Si vous rencontrez des problèmes pour créer un modèle, contactez le support technique - nous vous aiderons !

Vient ensuite l'onglet Balises, mais dans ce didacticiel, nous l'ignorerons, nous y reviendrons plus tard. Accédez à l'onglet suivant Notifications.

Dans cet onglet, vous pouvez activer/désactiver les alertes et créer des modèles de notification pour vos clients via e-mail et WhatsApp. Pour afficher les variables, cliquez sur la liste déroulante Variables et balises disponibles en bas de la page. En les utilisant, vous pouvez insérer le nom du client, etc. dans le message. Vous pouvez trouver plus d'informations sur la configuration des notifications ici.

Passons à l'onglet suivant Clients. Ici, vous pouvez ajouter des sources client. Cela sera utile lors de l'ajout de nouveaux clients, où vous pourrez indiquer d'où vient le client. Ceci est utile pour suivre l’efficacité de la publicité et aidera à contrôler les méthodes d’acquisition.

Vous pouvez maintenant commencer à ajouter des voitures.

Ajouter des voitures

Pour ajouter une voiture, rendez-vous dans la section Voitures et cliquez sur le bouton "Ajouter une voiture".

Dans l'onglet Caractéristiques, les champs suivants sont obligatoires : nom, code de la voiture, numéro de plaque d'immatriculation. D'autres paramètres pourront être ajoutés ultérieurement.

Nom - en règle générale, il s'agit de la marque et du modèle. Ce champ sera vu par les clients dans toutes les notifications, ainsi que si vous utilisez notre formulaire de réservation pour le site.

Le Code de voiture est une désignation unique d'une voiture permettant d'identifier une voiture spécifique dans l'entreprise. Il doit être court, pratique et compréhensible pour les employés. Par code, vous pouvez distinguer les voitures du même modèle les unes des autres, par exemple : Dacia Sandero - DS1, DS2, etc. La plupart des annonces n'affichent les voitures que par code. Veuillez noter que pour que le code s'affiche correctement sur différents appareils, il doit être court. Nous vous recommandons d'introduire un système grâce auquel vous composerez ensuite des codes compréhensibles, par exemple les premières lettres de la marque et du modèle, ainsi que les trois chiffres du numéro de plaque d'immatriculation. Vous pouvez également saisir une lettre indiquant la boîte de vitesses, par exemple A - boîte de vitesses automatique, M - boîte de vitesses manuelle.

Plaque d'immatriculation - la plaque d'immatriculation de la voiture. Nécessaire pour l'identification au sein du système, ainsi que pour le contrôle des amendes.

Passons à l'onglet Maintenance. Ici, vous devez renseigner les données d'entretien périodique de la voiture (kilométrage, dates d'expiration de l'assurance, date de la dernière vidange d'huile, etc.). Vous pourrez revenir à cet onglet plus tard, mais assurez-vous de le remplir à l'avenir pour recevoir des rappels lorsqu'une maintenance est requise.

Nous avons au minimum rempli la carte de voiture, vous devez ensuite cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Après avoir enregistré la nouvelle voiture, vous serez automatiquement redirigé vers les Prix. Il existe deux états de la voiture, actif et < b>inactif. Immédiatement après sa création, la voiture est dans un état inactif, elle n'est pas incluse dans la location et aucun paiement n'est facturé pour celle-ci. Pour le rendre actif, vous devez ajouter des prix.

Passons aux Prix. Pour ajouter des prix, cliquez sur le bouton "Ajouter". Une ligne de prix apparaîtra selon les périodes configurées. Dans le premier champ, vous devez sélectionner la saison "Tarifs de base", dans les champs restants, vous devez renseigner les prix eux-mêmes, en tenant compte de la remise pour la durée de la location (période). Après avoir renseigné tous les prix, le bouton « Enregistrer les prix » devient actif, cliquez dessus. Si vous devez renseigner des prix saisonniers, nous effectuons la même opération, en sélectionnant uniquement la saison souhaitée dans le premier champ.

Ci-dessous, il y a plusieurs champs, nous devons remplir Prix horaire et Dépôt.

Prix par heure - le coût d'une heure de temps supplémentaire si elle dépasse une journée. Ceci est convenu lors des prolongations et ne s'applique pas aux pénalités. Par exemple, la date et l'heure de début de la location sont le 25/02/2023 10h00, la date de fin est le 27/02/2023 12h00, le temps supplémentaire ici est de deux heures et au prix horaire de 5 EUR , le système calculera un paiement supplémentaire au coût de location de 10 EUR supplémentaires.

Dépôt - en règle générale, il s'agit d'un montant de garantie qui sera restitué après la location. Si vous n'acceptez pas de dépôt des clients, laissez simplement zéro dans le champ.

Maintenant que la voiture est prête à partir, cliquons sur le bouton "Activer". Si vous avez tout fait correctement, la voiture sera activée, si un avertissement apparaît, veuillez vérifier si vous avez rempli tous les champs obligatoires et ajouté les principaux prix.

Vous avez terminé la configuration de base du système ! Vous pouvez maintenant créer votre première réservation.

Créer une réservation

Pour créer une réservation, rendez-vous dans la rubrique Réservations et cliquez sur le bouton "Nouvelle réservation". Sélectionnez une voiture. Ensuite, vous devez soit sélectionner un client existant, soit en ajouter un nouveau. Ajoutons un nouveau client en cliquant sur l'icône de personne plus à droite.

Les champs « Nom » et « Prénom » sont obligatoires. Nous vous recommandons également de saisir la date de naissance, le numéro de téléphone et l’e-mail du client, car ils seront nécessaires pour générer le contrat et envoyer des notifications. Plus vous saisissez de données sur le client lors de sa création, mieux c'est. Le nouveau client est automatiquement sélectionné. Tous les clients ajoutés sont enregistrés et à l'avenir, lorsque le client vous contactera à nouveau, vous pourrez le sélectionner dans la base de données.

Sélectionnez ensuite la date et l'heure de début et de fin de la location. Le prix de location sera calculé automatiquement. Vous pouvez également ajouter des réductions et des services supplémentaires. La création de réservations est assez souple, il existe de nombreux paramètres, il existe des réservations techniques, mais nous étudierons cela dans un article séparé. Cliquons sur le bouton "Créer". Après la création, vous serez automatiquement redirigé vers la carte de réservation, où vous pourrez la modifier, effectuer un paiement, etc. Lors de la création manuelle d'une réservation, elle est immédiatement activée et la voiture devient indisponible à la location pendant cette période. Une fois la location terminée, la réservation tombe en Inactive et peut être archivée après vérification par l'administrateur.

Le système prend en charge deux manières de créer une réservation : manuellement (dans ce cas, la réservation devient immédiatement active) et recevoir une réservation du site Web de l'entreprise en utilisant API d'intégration ou formulaire de candidature prêt.

Toutes nos félicitations! Vous avez lu les brèves instructions pour travailler avec le service RentProg ! Pour en savoir plus sur les capacités du système et le fonctionnement de chaque section, utilisez le menu ou la recherche. Si vous avez des questions, nous serons heureux d'y répondre dans le chat d'assistance (icône bleue à droite).