Pornire rapidă

Aflați cum să configurați RentProg în serviciul dvs. de închiriere în mai puțin de treizeci de minute.

Dispozitivul principal de lucru pentru utilizarea RentProg este computerul sau laptopul. Deși aplicațiile de telefon dispun de aproape toate funcțiile, totuși pe un ecran mare este mai comod de lucrat, de aceea configurarea inițială și instruirea este mai bine să se facă pe computer.

RentProg este un serviciu cloud, prin urmare toată activitatea se desfășoară în browserul de internet sau în aplicația mobilă. Pentru lucrul pe computer recomandăm următoarele browsere: Google Chrome, Yandex Browser. În alte browsere serviciul funcționează de asemenea, dar pot apărea erori neprevăzute, de aceea este mai bine să folosiți cele recomandate.

Pe dispozitivele mobile puteți lucra prin browser, dar puteți instala și aplicația mobilă. Aplicațiile sunt potrivite pentru telefoane mobile și tablete. Versiunile minime ale sistemelor de operare: iOS 13 și Android 5.1.

Așadar, să începem!

Pentru a începe să folosiți sistemul trebuie să vă înregistrați. Dacă aveți deja un cont, trebuie să vă conectați.

La încărcarea paginii de start vi se va propune să parcurgeți un scurt tur de prezentare. Pentru a continua – apăsați Înainte. Dacă doriți să săriți acest pas și să vă familiarizați independent cu conținutul demo, apăsați Omite.

Profilul utilizatorului

Să completăm profilul dvs. Pentru a accesa profilul utilizatorului, apăsați pe numele dvs. (avatar) în colțul din dreapta sus al ecranului și selectați Profil din meniul derulant. Aici trebuie să completați datele dvs., numele, telefonul. Pentru a primi notificări despre rezervări noi în Telegram trebuie să completați Telegram Id-ul dvs. și să conectați botul nostru, mai multe detalii aici, dar în această etapă nu este obligatoriu.

Setările companiei

Înainte de a configura compania, trebuie să ștergeți conținutul demo. Dacă îl lăsați, pot apărea erori. Aceasta se poate face în două moduri:

1. Dacă în partea de sus vedeți un banner de avertizare despre prezența conținutului demo, acolo există un buton "Șterge", trebuie să apăsați pe el și datele demo vor fi șterse.
2. Dacă nu vedeți bannerul despre prezența conținutului demo, atunci în setările companiei (apăsați în dreapta sus pe avatar, găsiți elementul Setările companiei) ar trebui să fie un banner duplicat cu propunerea de a șterge conținutul demo.

După ce datele demo au fost șterse, puteți începe configurarea companiei.

Pentru a completa datele companiei, apăsați pe numele dvs. (avatar) în colțul din dreapta sus al ecranului și selectați Setările companiei din meniul derulant. După modificările efectuate, trebuie întotdeauna să apăsați butonul "Salvați".

Prima filă Prețuri. Aici trebuie să stabiliți perioadele (intervalele) și sezoanele de prețuri.

Perioadele de prețuri – sunt intervalele de timp în zile după care se modifică prețul pentru închirierea autovehiculelor (se acordă o reducere). În mod implicit se creează patru perioade de prețuri – 1-3, 4-7, 8-15 și 16-31 de zile. Folosiți cursoarele pentru configurare. Pentru a adăuga o altă perioadă, apăsați plus, pentru a o șterge — minus. La completarea ulterioară a fișelor autovehiculelor, pentru fiecare perioadă va exista câmpul propriu de preț. Dacă prețurile dvs. sunt fixe și nu depind de numărul de zile de închiriere, alegeți o singură perioadă: 1-31 de zile. La completarea ulterioară a fișelor autovehiculelor (obiectelor de închiriere) pentru fiecare perioadă va fi câmpul propriu de preț. Dacă prețurile dvs. sunt fixe și nu depind de numărul de zile de închiriere, alegeți o singură perioadă: 1-31 de zile. Puteți stabili perioada maximă mai mică de 31 de zile, dar nu mai mare. Dacă aveți nevoie să stabiliți o perioadă cu același număr de zile, de exemplu, 1-1, aceasta este de asemenea permisă.

În continuare, trebuie să configurați sezoanele de prețuri. Dacă ați șters conținutul demo, în această secțiune veți vedea «Nu există sezoane de prețuri». Pentru a adăuga un sezon, apăsați butonul plus și selectați datele; pentru a șterge un sezon eronat trebuie să apăsați pe iconița coșului de gunoi.

Sezoanele de prețuri – sunt perioadele de timp din an în care sunt valabile anumite prețuri (de exemplu, prețuri majorate în perioadele de cerere ridicată). Acesta este un parametru opțional, puteți de asemenea să aplicați manual reduceri pentru fiecare rezervare. Totuși, aceasta este mai convenabil și vor fi mai puține erori, de aceea recomandăm să utilizați prețurile sezoniere pentru ca la rezervarea timpurie să se folosească prețurile sezonului, nu cele curente.

Acum să trecem la a doua filă Închiriere. Aici trebuie să completați limita minimă de vârstă a clientului, numărul minim de zile de închiriere, precum și restricția de kilometraj pe zi și costul depășirii kilometrajului per km (dacă este aplicabil; dacă nu, lăsați 0 în câmp). La elementul intervalul minim între rezervări trebuie să indicați timpul în ore necesar pentru pregătirea autovehiculului pentru predare, care va fi luat în considerare la rezervare și la sortarea autovehiculelor libere.

Vârsta minimă a clientului și numărul de zile de închiriere sunt luate în considerare la crearea unei rezervări. În caz de neconformare, sistemul va emite un avertisment.

Să trecem mai departe la a treia filă Companie. Aici trebuie să completați datele companiei. Vă rugăm să indicați numai date reale, altfel la generarea documentelor datele vor fi incorecte.

Pe a patra filă Șabloane trebuie să încărcați șabloanele de contracte pentru persoane fizice și juridice, facturi și acte. Șablonul este un document în format docx (un fișier Word obișnuit din Microsoft Office, Yandex Documente etc.). Pentru a configura șablonul, combinați documentele dvs. actuale — contractul, actul — într-un singur fișier și inserați în el variabilele (variabilele pot fi studiate aici). Exemple de șabloane completate pot fi găsite pe fila Șabloane. Modificările șabloanelor se fac prin simpla încărcare a noilor versiuni. Uneori, pentru actualizarea șabloanelor, este necesară deconectarea și reconectarea la cont. Dacă întâmpinați probleme la crearea șablonului, contactați suportul tehnic – vă vom ajuta!

Urmează fila Balize, dar în cadrul acestei instruiri o vom sări, vom reveni la ea mai târziu. Trecem la fila următoare Notificări. 

În această filă puteți activa/dezactiva alertele și crea șabloane de notificări pentru clienții dvs. prin e-mail și WhatsApp. Pentru a vizualiza variabilele, faceți clic pe lista derulantă Variabile și etichete disponibile din josul paginii. Cu ajutorul lor puteți insera în mesaj numele clientului etc. Mai multe detalii despre configurarea notificărilor puteți găsi aici.

Să trecem la fila următoare Clienți. Aici puteți adăuga sursele clienților. Aceasta va fi util la adăugarea de noi clienți, unde puteți indica de unde a venit clientul. Este util pentru urmărirea eficienței publicității și va ajuta la controlul metodelor de atragere.

Acum putem trece la adăugarea autovehiculelor.

Adăugarea autovehiculelor

Pentru a adăuga un autovehicul, accesați secțiunea Autovehicule și apăsați butonul "Adăugați autovehicul".

În fila Caracteristici câmpurile obligatorii sunt: denumirea, codul autovehiculului, numărul de înmatriculare. Ceilalți parametri pot fi adăugați mai târziu.

Denumirea - de regulă, aceasta este marca și modelul. Acest câmp va fi văzut de clienți în toate notificările, precum și dacă folosiți formularul nostru de rezervare pentru site.

Codul autovehiculului – este desemnarea unică a autovehiculului pentru identificarea unui anumit auto în companie. Trebuie să fie scurt, convenabil și ușor de înțeles pentru angajați. Prin cod se pot distinge autovehiculele de același model, de exemplu: Renault Sandero – RS1, RS2 etc. În majoritatea listelor, autovehiculele sunt afișate numai prin cod. Rețineți că pentru afișarea corectă a codului pe diferite dispozitive, acesta trebuie să fie scurt. Recomandăm să introduceți un sistem prin care să compuneți coduri clare în continuare, de exemplu, primele litere ale mărcii și modelului și trei cifre din numărul de înmatriculare. De asemenea, puteți introduce o literă care desemnează transmisia, de exemplu, A - cutie automată, M - cutie manuală.

Numărul de înmatriculare - numărul de înmatriculare de stat al autovehiculului. Necesar pentru identificarea în sistem, precum și pentru monitorizarea amenzilor.

Să trecem la fila Întreținere. Aici trebuie să completați datele pentru întreținerea periodică a autovehiculului (kilometraj, termene de valabilitate ale asigurării, data ultimei schimburi de ulei etc.). Puteți reveni la această filă mai târziu, însă este obligatoriu să o completați ulterior pentru a primi memento-uri despre necesitatea întreținerii.

Am completat minim fișa autovehiculului, acum trebuie să apăsați butonul "Salvați". După salvarea noului autovehicul, veți fi direcționat automat la fila Prețuri. Există două stări ale autovehiculului: activ și inactiv. Imediat după creare, autovehiculul se află în stare inactivă, nu participă la închirieri și nu se percepe plată pentru el. Pentru a-l transfera în stare activă trebuie să adăugați prețuri.

Să trecem la fila Prețuri. Pentru adăugarea prețurilor trebuie să apăsați butonul "Adăugați". Va apărea un rând de prețuri conform perioadelor configurate. În primul câmp trebuie să selectați sezonul "Prețuri de bază", în celelalte câmpuri trebuie să completați prețurile ținând cont de reducerea pentru durata închirierii (perioadei). După completarea tuturor prețurilor, devine activ butonul "Salvați prețurile", apăsați-l. Dacă trebuie să completați prețuri sezoniere, repetați aceeași operație, dar selectând sezonul necesar în primul câmp.

Mai jos există câteva câmpuri; trebuie să completăm Prețul pe oră și Depozitul. 

Prețul pe oră - costul unei ore de timp suplimentar la depășirea unei zile. Acesta este timp suplimentar convenit și nu se referă la amenzi. De exemplu, data și ora de începere a închirierii 25-02-2023 10:00, data de finalizare 27-02-2023 12:00, timpul suplimentar este de două ore și la un preț pe oră de 150 lei sistemul va calcula o plată suplimentară la costul închirierii de încă 300 de lei.

Depozitul (garanția) - de regulă, aceasta este suma de asigurare care va fi returnată după închiriere. Dacă nu percepeți depozit de la clienți, lăsați zero în câmp.

Acum autovehiculul este gata de lucru, să apăsăm butonul "Activați". Dacă ați făcut totul corect, autovehiculul va fi activat; dacă apare un avertisment, vă rugăm verificați dacă ați completat toate câmpurile obligatorii și ați adăugat prețurile de bază.

Ați finalizat configurarea de bază a sistemului! Acum puteți crea prima rezervare.

Crearea unei rezervări

Pentru a crea o rezervare, accesați secțiunea Rezervări și apăsați butonul "Rezervare nouă". Selectați autovehiculul. Apoi trebuie fie să selectați un client existent, fie să adăugați unul nou. Să adăugăm un client nou, apăsând pe iconița persoanei cu plus din dreapta.

Câmpurile «Nume de familie», «Prenume» sunt obligatorii. Recomandăm de asemenea să introduceți data nașterii, telefonul și e-mailul clientului, deoarece acestea vor fi necesare pentru generarea contractului și trimiterea notificărilor. Cu cât mai multe date despre client introduceți la crearea sa, cu atât mai bine. Noul client este selectat automat. Toți clienții adăugați sunt salvați și în viitor, la o nouă adresare a clientului, îl puteți selecta din baza de date.

Selectați apoi data și ora de începere și de finalizare a închirierii. Costul închirierii va fi calculat automat. Puteți de asemenea adăuga reduceri și servicii suplimentare. Crearea rezervării este destul de flexibilă, există multe configurări, există rezervări tehnice, dar acestea le vom studia într-un articol separat. Să apăsăm butonul "Creați". După creare veți fi direcționat automat la fișa rezervării, unde o puteți edita, efectua plata etc. La crearea manuală, rezervările sunt activate imediat și autovehiculul devine indisponibil pentru închiriere în acel interval. După finalizarea închirierii, rezervarea trece în Inactive și poate fi arhivată după verificarea de către administrator.

Sistemul suportă două moduri de creare a rezervărilor – manual (în acest caz rezervarea devine imediat activă) și primirea rezervării de pe site-ul companiei prin integrare prin API sau formularul de cerere gata.

Felicitări! V-ați familiarizat cu instrucțiunile succinte de utilizare a serviciului RentProg! Pentru a afla mai multe despre capabilitățile sistemului și funcționarea fiecărei secțiuni, folosiți meniul sau căutarea. Dacă aveți întrebări, vom fi bucuroși să vă răspundem în chat-ul de suport (iconița albastră din dreapta).