Szybki start

Dowiedz się, jak skonfigurować RentProg w swojej wypożyczalni w mniej niż trzydzieści minut.

Podstawowym urządzeniem roboczym do korzystania z RentProg jest komputer lub laptop. Choć w aplikacjach mobilnych dostępna jest prawie cała funkcjonalność, na dużym ekranie pracuje się wygodniej, dlatego wstępną konfigurację i szkolenie lepiej przeprowadzić na komputerze.

RentProg to usługa w chmurze, dlatego cała praca odbywa się w przeglądarce internetowej lub aplikacji mobilnej. Do pracy na komputerze zalecamy następujące przeglądarki: Google Chrome, Yandex Browser. Usługa działa również w innych przeglądarkach, jednak mogą pojawić się nieprzewidziane błędy, dlatego lepiej korzystać z zalecanych.

Na urządzeniach mobilnych można pracować przez przeglądarkę, a także zainstalować aplikację mobilną. Aplikacje są przeznaczone do telefonów i tabletów. Minimalne wersje systemów operacyjnych: iOS 13 i Android 5.1.

Zacznijmy!

Aby rozpocząć korzystanie z systemu, należy zarejestrować się. Jeśli masz już konto, należy się zalogować.

Po załadowaniu strony startowej zostaniesz poproszony o przejście krótkiego samouczka. Aby kontynuować — naciśnij Dalej. Jeśli chcesz pominąć ten krok i samodzielnie zapoznać się z treściami demonstracyjnymi, naciśnij Pomiń.

Profil użytkownika

Uzupełnijmy swój profil. Aby przejść do profilu użytkownika, naciśnij swoje imię (awatar) w prawym górnym rogu ekranu i wybierz Profil z menu rozwijanego. Tutaj należy podać swoje dane: imię, telefon. Aby otrzymywać powiadomienia o nowych rezerwacjach w Telegram, należy wpisać swój Telegram Id i podłączyć naszego bota — szczegóły tutaj, jednak na tym etapie nie jest to obowiązkowe.

Ustawienia firmy

Przed konfiguracją firmy należy usunąć zawartość demonstracyjną. Jeśli jej nie usunąć, mogą pojawić się błędy. Można to zrobić na dwa sposoby:

1. Jeśli u góry widoczny jest baner ostrzegający o istnieniu zawartości demonstracyjnej, naciśnij przycisk "Usuń" — dane demo zostaną usunięte.
2. Jeśli nie widzisz baneru o zawartości demonstracyjnej, w ustawieniach firmy (kliknij awatar w prawym górnym rogu, znajdź pozycję Ustawienia firmy) powinien znajdować się baner powielający propozycję usunięcia zawartości demonstracyjnej.

Po usunięciu danych demo można przystąpić do konfiguracji firmy.

Aby uzupełnić dane firmy, naciśnij swoje imię (awatar) w prawym górnym rogu ekranu i wybierz Ustawienia firmy z menu rozwijanego. Po wprowadzeniu zmian zawsze należy nacisnąć przycisk "Zapisz".

Pierwsza zakładka Ceny. Tutaj należy ustawić okresy (zakresy) i sezony cenowe.

Okresy cenowe to przedziały czasowe w dobach, po których zmienia się cena wynajmu samochodów (udzielany jest rabat). Domyślnie tworzone są cztery okresy cenowe: 1-3, 4-7, 8-15 i 16-31 dób. Do konfiguracji używaj suwaków. Aby dodać kolejny okres, naciśnij plus, aby usunąć — minus. Przy dalszym uzupełnianiu kart samochodów dla każdego okresu będzie osobne pole ceny. Jeśli Twoje ceny są stałe i nie zależą od liczby dób wynajmu, wybierz jeden okres: 1-31 dób. Możesz ustawić maksymalny okres krótszy niż 31 dób, ale nie dłuższy. Jeśli chcesz ustawić okres o tej samej liczbie dób, np. 1-1, jest to również dozwolone.

Następnie należy skonfigurować sezony cenowe. Jeśli usunąłeś zawartość demonstracyjną, w tej sekcji zobaczysz «Brak sezonów cenowych». Aby dodać sezon, naciśnij przycisk plus i wybierz daty; aby usunąć błędny sezon, naciśnij ikonę kosza.

Sezony cenowe to okresy w roku, w których obowiązują określone ceny (np. wyższe ceny w szczycie sezonu). To parametr opcjonalny — można też ręcznie przyznawać rabaty w każdej rezerwacji. Jednak korzystanie z sezonów jest wygodniejsze i ogranicza liczbę błędów, dlatego zalecamy używanie sezonowych cen tak, aby przy wczesnej rezerwacji stosowane były ceny sezonu, a nie aktualne.

Przejdźmy teraz do drugiej zakładki Wynajem. Tutaj należy uzupełnić minimalny wiek klienta, minimalną liczbę dób wynajmu, a także limit przebiegu na dobę i koszt przekroczenia przebiegu za km (jeśli ma zastosowanie; jeśli nie — zostaw 0). W polu minimalny odstęp między rezerwacjami należy podać czas w godzinach potrzebny do przygotowania samochodu do wydania, który będzie uwzględniany przy rezerwacji i sortowaniu wolnych samochodów.

Minimalny wiek klienta i liczba dób wynajmu są sprawdzane przy tworzeniu rezerwacji. W przypadku niezgodności system wyświetli ostrzeżenie.

Przejdźmy teraz do trzeciej zakładki Firma. Tutaj należy uzupełnić dane firmy. Prosimy podawać tylko prawdziwe dane, w przeciwnym razie generowane dokumenty będą zawierać błędne informacje.

Na czwartej zakładce Szablony należy wgrać szablony umów dla osób fizycznych i prawnych, faktur i protokołów. Szablon to dokument w formacie docx (zwykły plik programu Microsoft Office, Yandex Documents itp.). Aby skonfigurować szablon, połącz swoje aktualne dokumenty — umowę, protokół — w jeden plik i wstaw do niego zmienne (z listą zmiennych można zapoznać się tutaj). Przykładowe wypełnione szablony można znaleźć na zakładce Szablony. Zmiany w szablonach wprowadza się przez wgranie nowych wersji. Czasami, żeby szablony się zaktualizowały, należy wylogować się i zalogować ponownie. Jeśli będziesz miał problemy z utworzeniem szablonu, skontaktuj się z pomocą techniczną — pomożemy!

Następna jest zakładka Lokalizatory, ale w tym szkoleniu pominiemy ją i wrócimy do niej później. Przechodzimy do następnej zakładki Powiadomienia. 

W tej zakładce możesz włączyć/wyłączyć powiadomienia i tworzyć szablony powiadomień dla klientów przez e-mail i WhatsApp. Aby zobaczyć zmienne, kliknij listę rozwijaną Dostępne zmienne i tagi na dole strony. Za ich pomocą możesz wstawić do wiadomości imię klienta itp. Więcej o konfiguracji powiadomień znajdziesz tutaj.

Przejdźmy do następnej zakładki Klienci. Tutaj można dodać źródła klientów. Przyda się to przy dodawaniu nowych klientów, gdzie będziesz mógł wskazać, skąd przyszedł klient. Jest to przydatne do śledzenia skuteczności reklamy i kontroli metod pozyskiwania.

Teraz można przystąpić do dodawania samochodów.

Dodawanie samochodów

Aby dodać samochód, przejdź do sekcji Samochody i naciśnij przycisk "Dodaj samochód".

Na zakładce Dane techniczne obowiązkowymi do wypełnienia polami są: nazwa, kod auta, numer rejestracyjny. Pozostałe parametry można dodać później.

Nazwa to zazwyczaj marka i model. To pole będą widzieć klienci we wszystkich powiadomieniach, a także jeśli korzystasz z naszego formularza rezerwacji na stronie.

Kod samochodu to unikalne oznaczenie samochodu do identyfikacji konkretnego auta w firmie. Powinien być krótki, wygodny i zrozumiały dla pracowników. Po kodzie można odróżnić od siebie samochody tego samego modelu, np.: Renault Sandero — RS1, RS2 itd. W większości list samochody wyświetlane są tylko po kodzie. Pamiętaj, że aby kod był poprawnie wyświetlany na różnych urządzeniach, powinien być krótki. Zalecamy wprowadzenie systemu tworzenia czytelnych kodów, np. pierwsze litery marki i modelu oraz trzy cyfry numeru rejestracyjnego. Można też dodać literę oznaczającą skrzynię, np. A — automat, M — manualna.

Numer rejestracyjny to państwowy numer pojazdu. Jest niezbędny do identyfikacji w systemie oraz monitorowania mandatów.

Przejdźmy do zakładki Obsługa techniczna. Tutaj należy wpisać dane dotyczące okresowej obsługi samochodu (przebieg, ważność ubezpieczenia, data ostatniej wymiany oleju itp.). Możesz wrócić do tej zakładki później, jednak koniecznie uzupełnij ją w przyszłości, aby otrzymywać przypomnienia o konieczności serwisu.

Wypełniliśmy kartę samochodu w minimalnym zakresie — należy teraz nacisnąć przycisk "Zapisz". Po zapisaniu nowego samochodu automatycznie zostaniesz przeniesiony do zakładki Ceny. Samochód ma dwa stany: aktywny i nieaktywny. Zaraz po utworzeniu samochód jest w stanie nieaktywnym — nie uczestniczy w wynajmie i nie jest naliczana za niego opłata. Aby przenieść go do stanu aktywnego, należy dodać ceny.

Przejdźmy do zakładki Ceny. Aby dodać ceny, należy nacisnąć przycisk "Dodaj". Pojawi się wiersz cen zgodnie ze skonfigurowanymi okresami. W pierwszym polu należy wybrać sezon "Ceny podstawowe", w pozostałych polach wypełnić same ceny z uwzględnieniem rabatu za długość wynajmu (okres). Po uzupełnieniu wszystkich cen staje się aktywny przycisk "Zapisz ceny" — naciskamy go. Jeśli chcesz wypełnić ceny sezonowe, wykonaj tę samą operację, wybierając odpowiedni sezon w pierwszym polu.

Poniżej jest kilka pól — należy wypełnić Cenę za godzinę i Kaucję. 

Cena za godzinę to koszt dodatkowej godziny przy przekroczeniu doby. Jest to uzgodniony dodatkowy czas i nie dotyczy kar. Na przykład data i godzina rozpoczęcia wynajmu 25-02-2023 10:00, data zakończenia 27-02-2023 12:00 — dodatkowy czas wynosi tu dwie godziny i przy cenie za godzinę 150 zł system doliczy do kosztu wynajmu jeszcze 300 zł.

Kaucja (depozyt) to zazwyczaj kwota zabezpieczająca, która zostanie zwrócona po zakończeniu wynajmu. Jeśli nie pobierasz od klientów kaucji, po prostu zostaw w polu zero.

Samochód jest teraz gotowy do pracy — naciśnijmy przycisk "Aktywuj". Jeśli wszystko zostało zrobione poprawnie, samochód zostanie aktywowany; jeśli pojawi się ostrzeżenie, sprawdź, czy wypełniłeś wszystkie wymagane pola i dodałeś ceny podstawowe.

Ukończyłeś podstawową konfigurację systemu! Teraz możesz utworzyć pierwszą rezerwację.

Tworzenie rezerwacji

Aby utworzyć rezerwację, przejdź do sekcji Rezerwacje i naciśnij przycisk "Nowa rezerwacja". Wybierz samochód. Następnie należy albo wybrać istniejącego klienta, albo dodać nowego. Dodajmy nowego klienta, naciskając ikonę osoby z plusem po prawej stronie.

Pola «Nazwisko», «Imię» są obowiązkowe. Zalecamy też wpisać datę urodzenia, telefon i e-mail klienta, ponieważ będą potrzebne do generowania umowy i wysyłania powiadomień. Im więcej danych o kliencie podasz przy jego tworzeniu, tym lepiej. Nowy klient jest wybierany automatycznie. Wszyscy dodani klienci są zapisywani i w przyszłości, przy ponownym zgłoszeniu klienta, będziesz mógł wybrać go z bazy.

Następnie wybierz datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia wynajmu. Koszt wynajmu zostanie obliczony automatycznie. Możesz też dodać rabaty i usługi dodatkowe. Tworzenie rezerwacji jest dość elastyczne — istnieje wiele ustawień, są rezerwacje techniczne, ale to omówimy w osobnym artykule. Naciśnijmy przycisk "Utwórz". Po utworzeniu automatycznie zostaniesz przeniesiony do karty rezerwacji, gdzie możesz ją edytować, dokonać płatności itp. Przy ręcznym tworzeniu rezerwacje są od razu aktywowane i samochód staje się niedostępny do wynajmu na ten czas. Po zakończeniu wynajmu rezerwacja trafia do Nieaktywnych i może zostać zarchiwizowana po weryfikacji przez administratora.

System obsługuje dwa sposoby tworzenia rezerwacji: ręczny (w tym przypadku rezerwacja staje się od razu aktywna) oraz otrzymywanie rezerwacji ze strony firmy za pomocą integracji przez API lub gotowego formularza zgłoszenia.

Gratulacje! Zapoznałeś się z krótką instrukcją obsługi serwisu RentProg! Aby dowiedzieć się więcej o możliwościach systemu i pracy każdej sekcji, skorzystaj z menu lub wyszukiwania. Jeśli masz pytania, chętnie odpowiemy na nie na czacie wsparcia (niebieski przycisk po prawej stronie).