Ceny wynajmu

W RentProg dostępne są dwa rodzaje obliczania cen rezerwacji: automatyczny (domyślny) i ręczny. Przy zwykłym tworzeniu rezerwacji zawsze włącza się obliczanie automatyczne zgodnie z Twoimi ustawieniami. Możliwe jest wyłączenie automatycznego obliczania i ręczne wprowadzenie wszystkich wartości, jednak trybu ręcznego należy używać tylko w wyjątkowych przypadkach, gdy automatyczne obliczanie nie odpowiada. W tym celu na stronie tworzenia rezerwacji dostępny jest przełącznik Obliczanie ręczne — po jego naciśnięciu pojawiają się wszystkie niezbędne pola. Przy edytowaniu rezerwacji również możliwe jest wyłączenie automatycznego obliczania w karcie rezerwacji — ikona ołówka (edycja) — przesuń przełącznik Obliczaj automatycznie w pozycję wyłączoną.

W systemie RentProg istnieją dwa rodzaje cen: podstawowe i sezonowe. Istnieją też okresy cenowe — od nich zależy, jaka cena zostanie zastosowana w zależności od długości wynajmu.

Ceny podstawowe to ceny domyślne stosowane w przypadku braku cen sezonowych dla bieżącego okresu wynajmu. Ceny podstawowe są obowiązkowe do uzupełnienia.

Ceny sezonowe to ceny obowiązujące w bieżącym okresie wynajmu. Są potrzebne po to, aby w rezerwacjach tworzonych z wyprzedzeniem stosowane były ceny sezonu. Ceny sezonowe nie są obowiązkowe, ale znacznie ułatwiają pracę, szczególnie gdy popyt zmienia się w ciągu roku.

Okresy cenowe to przedziały czasowe, od których zależy, jaka cena jest stosowana w zależności od długości wynajmu. Mogą mieścić się w granicach 1-31 dób, np. 1-7, 8-16, 17-31, a także cena przy przekroczeniu maksymalnego okresu, np. 31+.

Przed tworzeniem cen

Aby poprawnie skonfigurować ceny uwzględniające wszystkie cechy Twojej polityki cenowej, należy ustawić własne okresy i sezony. Konfiguruje się je w ustawieniach firmy -> zakładka "Ceny". Domyślnie po rejestracji tworzone są następujące okresy: 1-3, 4-7, 8-14, 15-31, 31+. Możesz ustawić potrzebne okresy poprzez usunięcie zbędnych (przycisk "minus"), edycję istniejących (przesuwanie suwaków) i dodawanie nowych. Po wprowadzeniu zmian naciśnij przycisk "Zapisz".

Następnie, jeśli to konieczne, należy ustawić sezony. Domyślnie po rejestracji tworzony jest jeden sezon 1 stycznia - 31 grudnia. Można go edytować (zmienić daty) lub tworzyć nowe (przycisk "plus"). Bardzo ważne jest zrozumienie, że sezon ogranicza się do ram jednego roku i sezony należy tworzyć w obrębie jednego roku — np. 20 grudnia - 10 stycznia jest niepoprawne!, to dwa sezony: 1 stycznia - 10 stycznia i 20 grudnia - 31 grudnia. Należy też uważnie ustawiać koniec sezonu w zależności od liczby dni w miesiącu (28, 30, 31).

Po utworzeniu sezonów wybór sezonu będzie dostępny przy tworzeniu cen. Teraz wszystko jest gotowe do tworzenia cen — przejdź do karty samochodu na zakładkę Ceny.

Tworzenie cen

Ceny są przypisane do konkretnego samochodu, dlatego przechodzimy do odpowiedniego samochodu na zakładkę Ceny.

Na początek należy utworzyć Ceny podstawowe — bez nich obliczanie nie będzie działać. W tym celu naciśnij niebieski przycisk Dodaj — pojawi się wiersz z polami do wyboru sezonu i wprowadzenia cen dla każdego okresu. Liczba pól zależy od liczby ustawionych okresów.

Wybór sezonu odbywa się w pierwszym polu — wybieramy Ceny podstawowe, następnie wypełniamy ceny dla każdego okresu. Po wypełnieniu wszystkich pól pojawi się żółty przycisk Zapisz ceny — naciskamy go i powtarzamy wszystkie czynności dla każdego z sezonów.

Po zapisaniu cen należy wypełnić cenę za godzinę, kaucję, limit dobowego przebiegu, cenę za przekroczenie przebiegu, limit wieku klienta i limit stażu kierowcy.

Cena za godzinę to cena za godzinę czasu wynajmu, która nie wchodzi w skład podstawowej liczby dób. Nie jest to kara — to uzgodnione wcześniej przekroczenie czasu. Na przykład rezerwacja od 10-08-2023 10:00 do 15-08-2023 13:00: widzimy wynajem na pięć dób i 3 dodatkowe godziny. Gdy koszt dodatkowego czasu przekroczy koszt doby wynajmu, do kosztu wynajmu doliczana jest wartość jednej doby. W ustawieniach firmy dostępne jest też specjalne ustawienie Liczba dodatkowych godzin, po której doliczana jest wartość jednej doby. Parametr obowiązkowy — bez niego nie można aktywować samochodu.

Kaucja (depozyt) — kwota zabezpieczająca, którą klient pozostawia przed rozpoczęciem rezerwacji na wypadek ewentualnych naruszeń z jego strony. Zazwyczaj zwracana klientowi po zakończeniu wynajmu, choć niektórzy wynajmujący wstrzymują kaucję przez pewien czas na wypadek ukrytych okoliczności. Do odroczonego zwrotu kaucji w RentProg dostępna jest osobna funkcjonalność — opisano ją w osobnym artykule. Parametr obowiązkowy — bez niego nie można aktywować samochodu.

Limit dobowego przebiegu to ograniczenie średniej dobowej wartości przebiegu w kilometrach. Przy przyjęciu samochodu do systemu wprowadzany jest bieżący przebieg i obliczany jest średni dobowy przebieg. Jeśli wartość jest wyższa od zapisanej, obliczana jest dopłata klienta zgodnie z ceną za przekroczenie.

Cena za przekroczenie dobowego przebiegu to cena za przekroczenie średniego dobowego przebiegu za 1 kilometr. Przy przyjęciu samochodu do systemu wprowadzany jest bieżący przebieg i obliczany jest średni dobowy przebieg. Jeśli średni przebieg przekroczy określoną wartość, nadwyżkę opłaca klient zgodnie z ceną za przekroczenie. Jeśli w Twojej wypożyczalni nie stosuje się limitu przebiegu, po prostu zostaw w polu zero.

Limit wieku klienta to ograniczenie wieku klienta w latach. Przy tworzeniu rezerwacji wyświetlane jest ostrzeżenie, że wiek klienta jest niższy od ustalonego w ustawieniach; parametr ten jest też uwzględniany przy automatycznym tworzeniu rezerwacji. Zostaw w polu zero, jeśli ten parametr nie dotyczy Ciebie.

Limit stażu kierowcy to ograniczenie stażu kierowcy klienta w latach. Przy tworzeniu rezerwacji wyświetlane jest ostrzeżenie, że staż kierowcy klienta jest niższy od ustalonego w ustawieniach; parametr ten jest też uwzględniany przy automatycznym tworzeniu rezerwacji. Zostaw w polu zero, jeśli ten parametr nie dotyczy Ciebie.

Historia cen

W systemie RentProg zaimplementowana jest historia (wersjonowanie) cen. Oznacza to, że przy zmianie bieżących cen zostanie zapisana kopia poprzednich. Jest to potrzebne, aby przy zmianie bieżących cen edytowane rezerwacje, które zostały utworzone przed edycją, nie miały zaburzonych cen.

Historię cen można zobaczyć w karcie samochodu, zakładka Ceny — obok odpowiedniej ceny znajduje się ikona z trzema strzałkami obok czerwonego kosza.

Jeśli po utworzeniu rezerwacji ceny uległy zmianie, po wejściu w kartę takiej rezerwacji zostanie wyświetlone ostrzeżenie, że bieżące ceny różnią się od tych obowiązujących w momencie tworzenia rezerwacji. W ostrzeżeniu dostępna jest też możliwość rezygnacji ze starych cen i zastosowania bieżących. W tym celu naciśnij przycisk "Zastosuj bieżące ceny" — ostrzeżenie pozostanie i zachowana zostanie możliwość powrotu do cen z momentu tworzenia rezerwacji.