Tworzenie rezerwacji

W RentProg istnieje możliwość otrzymywania rezerwacji na kilka sposobów:

  • Ręcznie - pracownik ręcznie tworzy rezerwację.
  • Formularz rezerwacji na stronie - udostępniamy formularz rezerwacji do przyjmowania rezerwacji bezpośrednio ze strony internetowej. Więcej szczegółów tutaj.
  • API - zestaw metod do pełnej integracji Twojej strony z RentProg. Więcej szczegółów tutaj.

Nową rezerwację ręcznie można utworzyć na stronie Nowa rezerwacja. W polu «Pojazd» wybieramy pojazd z listy. Można przy tym szybko wyszukać potrzebny pojazd, wpisując pierwsze znaki kodu pojazdu. 

Następnie wybieramy klienta z bazy istniejących klientów, wpisując w odpowiednie pole pierwsze litery nazwiska klienta; w miarę wpisywania lista wyboru będzie się zawężać do pełnej zgodności z wprowadzonymi danymi. Jeśli w bazie istnieją 2 klientów o identycznym nazwisku, imieniu i patronimiku, rozróżnianie odbywa się według numeru telefonu klienta. Obok imienia klienta wyświetlane są ostatnie 4 cyfry numeru telefonu. Wyszukiwanie można również przeprowadzić według ostatnich czterech cyfr numeru telefonu. Jeśli szukany klient nie jest w bazie, można go dodać przyciskiem «+». Sposób wypełniania karty klienta opisano w sekcji «Klienci».

Następnie wypełniasz datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia wynajmu, wybierając daty w kalendarzu. Daty, na które są już złożone rezerwacje, będą niedostępne do wyboru. Ustawienie minimalnego dopuszczalnego odstępu między rezerwacjami odbywa się w Ustawieniach firmy - zakładka Wynajem. Po wybraniu dat w górnej części okna pojawi się kalkulacja kosztów w zależności od liczby dób wynajmu i ceny pojazdu za wskazaną liczbę dób.

W kolejnych polach wprowadzasz miejsce odbioru i zwrotu pojazdu. Przy wpisaniu miejsca innego niż «biuro» automatycznie włączy się przełącznik «Usługi dodatkowe» i pojawi się pole do wpisania kosztu usług dodatkowych, w tym przypadku – dopłaty za dostawę/zwrot pojazdu pod wskazany adres.

Następnie do kalkulacji kosztu wynajmu można zastosować taryfę, udzielić rabatu, przejść na ręczną kalkulację (tylko w ostateczności), wprowadzić dodatkowe informacje i dodać dodatkowych kierowców. Włączanie opcji odbywa się przez włączenie odpowiednich przełączników.

Taryfa

Konfiguracja taryf odbywa się w menu w prawym górnym rogu -> Taryfy.

Taryfa – to dopłata (+) lub rabat (-) do ustalonej ceny wynajmu, którą można opisać zależnością matematyczną (procent lub stała kwota rabatu/dopłaty).

Na przykład taryfa Pełne pokrycie. Powiedzmy, że w Twojej firmie istnieje możliwość wzięcia pojazdu bez franszyzy ubezpieczeniowej i kosztuje to +500₽ za dobę. Wchodzimy do menu – taryfy, klikamy Dodaj taryfę, wpisujemy nazwę Pełne pokrycie, wpisujemy w polu kwota 500 (dla taryf obniżających można wpisać «-500»), w razie potrzeby dodajemy uwagę, klikamy «Zapisz». Taryfa została utworzona. Teraz, jeśli klient chce pojazd z opcją Pełne pokrycie, przy tworzeniu rezerwacji wybieramy taryfę Pełne pokrycie – kalkulacja dopłaty nastąpi automatycznie.

Rabaty

Istnieje kilka rodzajów rabatów:

  • % od ceny doby - rabat procentowy od ceny doby.
  • Rabat za dobę - rabat w złotych (innej walucie) od ceny doby.
  • % od całkowitego kosztu wynajmu - rabat procentowy od całkowitego kosztu wynajmu.
  • Rabat od całkowitego kosztu wynajmu - rabat w złotych (innej walucie) od całkowitego kosztu wynajmu.

Dzięki udzieleniu rabatu można zmieniać cenę/koszt wynajmu, jeśli z jakichś powodów różni się od ceny/kosztu domyślnie ustalonego dla danego pojazdu.

Kalkulacja ręczna

Jeśli automatyczna kalkulacja z jakichś powodów nie odpowiada i nie można tego uregulować za pomocą taryfy lub rabatu, można zastosować ręczną kalkulację rezerwacji.

Uwaga!

Jeśli włączona jest kalkulacja ręczna, automatyczna kalkulacja zostaje całkowicie wyłączona! Wszystkie kwoty, w tym końcowe, muszą być policzone i wpisane ręcznie. Ponadto przy włączonej opcji Kalkulacja ręczna, podczas dalszej edycji, np. zmiany dat, automatyczna kalkulacja nie będzie wykonywana do momentu wyłączenia kalkulacji ręcznej. W związku z tym zalecamy stosowanie kalkulacji ręcznej tylko w ostateczności, gdy nie ma możliwości obliczenia rezerwacji w inny sposób. Lepiej skontaktować się z pomocą techniczną i wyjaśnić najlepszy sposób kalkulacji.

Usługi dodatkowe

Włączenie tej opcji wyświetla pola wyboru usług dodatkowych i wpisania ich kosztu.

Informacje dodatkowe

Włączenie pola do wpisania dodatkowych informacji o rezerwacji pozwala na wprowadzenie różnych dodatkowych informacji, np. życzeń klienta. Pojawiają się również trzy dodatkowe pola - Dodatkowe pole dla szablonów 1 - 3. Do tych pól istnieją odpowiednie zmienne dla szablonów generowanych dokumentów. Odpowiednio, jeśli zachodzi potrzeba umieszczenia w umowie wynajmu dowolnych danych z rezerwacji, można dodać odpowiednie zmienne do szablonu umowy, a wtedy po wpisaniu danych w te pola będą one pojawiać się w umowie.

Dodatkowi kierowcy

Dodawanie dodatkowych kierowców do bieżącej rezerwacji. Odbywa się na tej samej zasadzie co dodawanie głównego najemcy; jeśli klient jest już w systemie, należy go wybrać, jeśli nie – utworzyć nowego.

Po wykonaniu wszystkich niezbędnych operacji przeprowadzana jest końcowa weryfikacja poprawności kalkulacji kosztów. Następnie należy kliknąć przycisk Utwórz.