Główne typy rezerwacji

Aktywne rezerwacje

Na górze listy wyświetlane są rezerwacje pojazdów aktualnie będących w trasie (u klienta) lub wyjeżdżających z innych powodów (jeśli wystawiona jest rezerwacja techniczna). Tabela zawiera podstawowe informacje o rezerwacji. Kliknięcie ikony w kolumnie Stan klienta pozwala zmieniać status rezerwacji (szczegółowo w sekcji Statusy rezerwacji). Kliknięcie kolumny Uwaga pozwala zmieniać dodatkowe informacje o rezerwacji. Kliknięcie kolumny Odpow. (odpowiedzialny) pozwala wybrać lub zmienić pracownika odpowiedzialnego za wydanie lub odbiór pojazdu w danej rezerwacji. Po przypisaniu odpowiedzialny pracownik otrzymuje powiadomienie. Po wykonaniu odpowiedniego zadania (odbiór/wydanie) powiązanie odpowiedzialnego z rezerwacją jest zerowane.

Ikona w kolumnie Płatność sygnalizuje stan rozliczeń z klientem w ramach danej rezerwacji: opłacono w całości, nadpłata lub niedopłata.

Poniżej wyświetlane są rezerwacje pojazdów, które nie zostały jeszcze wydane. Z tej listy wyszukuje się, w razie potrzeby, rezerwację w celu uzyskania odpowiednich informacji, wprowadzenia zmian, wydania lub odbioru pojazdu oraz wykonania innych niezbędnych czynności.

Nieaktywne rezerwacje

Na tej liście wyświetlane są 4 typy rezerwacji.

- rezerwacje złożone przez formularz zamówienia online na Twojej stronie internetowej, pracownik wypożyczalni powinien je przetworzyć, doprecyzować szczegóły zamówienia z klientem, potwierdzić rezerwację i aktywować, po czym przejdzie ona na listę aktywnych rezerwacji

- rezerwacje, które zostały utworzone, a następnie zdezaktywowane z tego czy innego powodu (np. rezygnacja klienta), do archiwizacji po weryfikacji przez kierownika działu sprzedaży (kierownika)

- rezerwacje przyjętych pojazdów (zakończone rezerwacje), do archiwizacji po weryfikacji przez kierownika działu sprzedaży (kierownika)

- w dolnej części listy nieaktywnych rezerwacji, w bloku Zwroty kaucji, pojawiają się rezerwacje z odroczonym zwrotem kaucji (jeśli taka operacja była przeprowadzana), do archiwizacji po zwrocie kaucji klientowi i weryfikacji

W nieaktywnych rezerwacjach możliwe jest filtrowanie według daty rozpoczęcia/zakończenia, filtr według statusu rezerwacji, wyszukiwanie według parametrów: kod pojazdu, nazwisko klienta, numer rezerwacji i innych parametrów. Dostępny jest również eksport do formatu tabelarycznego.

Archiwum

Archiwum rezerwacji dzieli się na dwie podsekcje (wybór odbywa się przez naciśnięcie odpowiedniego przycisku):

- zakończone rezerwacje – rezerwacje pojazdów, które były wynajmowane i zostały zwrócone;

- wszystkie rezerwacje – lista wszystkich rezerwacji zakończonych i niezakończonych, tj. rezerwacji, które zostały utworzone, ale z tych czy innych powodów pojazdy nie zostały udostępnione (np. brak wolnych pojazdów lub klient się rozmyślił)

Zalecamy przechowywanie w archiwum wszystkich utworzonych rezerwacji (z wyjątkiem testowych i duplikatów). Zakończone – z oczywistych powodów, gdy zajdzie potrzeba ustalenia, kto miał dany pojazd w określonych datach w przeszłości (np. przyszedł mandat). Niezakończone – do analityki (jaki był niezaspokojony popyt lub przyczyny odmów), a przy nieplanowanym uwolnieniu pojazdu można zaproponować go klientowi, dla którego wcześniej nie było wolnych pojazdów.

W archiwum dostępna jest funkcjonalność szybkiego wyszukiwania rezerwacji według daty rozpoczęcia/zakończenia, pokrywania daty oraz parametrów: kod pojazdu, nazwisko klienta, numer rezerwacji. Dostępny jest również eksport do formatu tabelarycznego.

Na liście archiwalnych rezerwacji dostępne są następujące operacje pracy z rezerwacją:

- podgląd karty rezerwacji – dwukrotne kliknięcie wiersza rezerwacji lub naciśnięcie przycisku Szczegółowe informacje o rezerwacji

- przywrócenie rezerwacji z archiwum – przeniesienie rezerwacji z archiwum na listę nieaktywnych rezerwacji, do dalszego przetwarzania, np. jeśli rezerwacja została odrzucona, a następnie udało się znaleźć pojazd

- usunięcie rezerwacji z archiwum (funkcja dostępna tylko dla pracowników z uprawnieniami «menedżer» i wyższymi), przeznaczona do usuwania niepotrzebnych rezerwacji (np. duplikatów), usuwanie rezerwacji, które były w wynajmie nie jest zalecane, aby uniknąć błędów w programie.