Tipurile principale de rezervări

Rezervări active

În partea de sus a listei sunt afișate rezervările pentru vehiculele aflate în prezent în deplasare (la client) sau plecate din alte motive (dacă există o rezervare tehnică). Tabelul prezintă informațiile principale despre rezervare. Apăsând pictograma din coloana St.client puteți modifica statusul rezervării (detalii în secțiunea Statusurile rezervărilor). Apăsând coloana Notă puteți modifica informațiile suplimentare despre rezervare. Apăsând coloana Resp. (responsabil) puteți selecta sau modifica angajatul responsabil de eliberarea sau primirea vehiculului pentru rezervarea indicată. La desemnarea responsabilului, angajatul primește o notificare. După finalizarea sarcinii corespunzătoare (primire/eliberare), legătura responsabilului cu rezervarea se resetează.

Pictograma din coloana Plată semnalizează starea decontărilor cu clientul pentru rezervarea corespunzătoare: achitat integral, plată în plus sau plată insuficientă.

Mai jos sunt rezervările pentru vehiculele care nu au fost încă eliberate. Din această listă se efectuează, dacă este necesar, căutarea rezervării pentru obținerea informațiilor corespunzătoare, efectuarea modificărilor, eliberarea sau primirea vehiculului, efectuarea altor acțiuni necesare.

Rezervări inactive

În această listă sunt afișate 4 tipuri de rezervări.

- rezervări primite prin formularul de comandă auto online de pe site-ul dumneavoastră, angajatul de la închirieri trebuie să le proceseze, să clarifice detaliile comenzii cu clientul, să confirme rezervarea și să o activeze, după care aceasta va trece în lista rezervărilor active

- rezervări care au fost create și apoi dezactivate, din unul sau altul motiv (de exemplu, refuzul clientului), supuse arhivării după verificarea de către șeful departamentului de vânzări (manager)

- rezervări pentru vehiculele primite (rezervări finalizate), supuse arhivării după verificarea de către șeful departamentului de vânzări (manager)

- în partea de jos a listei rezervărilor inactive, în blocul Returnări de garanție, apar rezervările cu returnare amânată a garanției (dacă o astfel de operațiune a fost efectuată), acestea sunt supuse arhivării după returnarea garanției clientului și verificare

În rezervările inactive este posibilă filtrarea după data de început/sfârșit, filtrul după starea (statusul) rezervării, căutarea după parametri: codul mașinii, numele de familie al clientului, numărul rezervării și alți parametri. Și există posibilitatea exportului în format tabelar.

Arhivă

Arhiva rezervărilor este împărțită în două subsecțiuni (selectarea se face prin apăsarea butonului corespunzător):

- rezervări finalizate – rezervări pentru vehiculele care au fost închiriate și au revenit;

- toate rezervările – aceasta este lista tuturor rezervărilor finalizate și nefinalizate, adică rezervările care au fost create, dar din diverse motive mașinile nu au fost furnizate (de exemplu, nu erau mașini libere sau clientul s-a răzgândit)

Recomandăm să păstrați în arhivă toate rezervările create (cu excepția celor de test și a duplicatelor). Cele finalizate – din motive evidente, atunci când este necesar să aflați la cine s-a aflat vehiculul în anumite date din trecut (de exemplu, a sosit o amendă). Cele nefinalizate – pentru analiză (care a fost cererea nesatisfăcută sau motivele refuzurilor) și, la eliberarea neprogramată a unui vehicul, puteți să-l oferiți clientului pentru care anterior nu s-au găsit mașini libere.

În arhivă a fost creat un funcțional pentru căutarea rapidă a rezervărilor după data de început/sfârșit, includerea datei și parametri: codul mașinii, numele de familie al clientului, numărul rezervării. Și există posibilitatea exportului în format tabelar.

În lista rezervărilor arhivate sunt disponibile următoarele operațiuni de lucru cu rezervarea:

- vizualizarea fișei rezervării – se efectuează prin dublu-clic pe rândul rezervării sau apăsând butonul Informații detaliate despre rezervare

- dezarhivarea rezervării – mutarea rezervării din arhivă în lista rezervărilor inactive, pentru procesare ulterioară, de exemplu, dacă rezervarea a fost refuzată, dar ulterior s-a reușit găsirea unei mașini

- ștergerea rezervării din arhivă (funcția este disponibilă doar angajaților cu drepturi de «manager» și mai sus), funcția este prevăzută pentru ștergerea rezervărilor inutile (de exemplu, duplicate); ștergerea rezervărilor care au fost în chirie nu este recomandată, pentru a evita apariția erorilor în program.