Crearea unei rezervări

În RentProg există posibilitatea de a primi rezervări în mai multe moduri:

• Manual - angajatul creează manual o rezervare.
• Formularul de rezervare de pe site - oferim un formular de rezervare pentru a primi rezervări direct de pe site. Mai multe detalii aici.
• API - un set de metode pentru integrarea completă a site-ului dumneavoastră cu RentProg. Mai multe detalii aici.

Puteți crea manual o nouă rezervare pe pagina Rezervare nouă. În câmpul «Vehicul» selectați vehiculul din listă. În același timp, puteți efectua o căutare rapidă a mașinii necesare introducând primele caractere ale codului vehiculului. 

Apoi selectați clientul din baza de clienți existenți, introducând în câmpul corespunzător primele litere ale numelui de familie al clientului; pe măsură ce introduceți, lista de selecție se va restrânge până la potrivirea completă cu datele introduse. Dacă există 2 clienți cu același nume complet, diferențierea se face după numărul de telefon al clientului. Lângă numele clientului sunt afișate ultimele 4 cifre ale numărului de telefon. Căutarea se poate efectua și după ultimele patru cifre ale numărului de telefon. Dacă clientul căutat nu se află în bază, îl puteți adăuga apăsând butonul «+». Ordinea completării fișei clientului o găsiți în secțiunea «Clienți».

Apoi completați data și ora de început și de sfârșit a chiriei, selectând datele în calendar. Datele pentru care există deja rezervări nu vor fi disponibile pentru selectare. Setarea intervalului minim admis între rezervări se face în Setările companiei - fila Chirie. După selectarea datelor, în partea superioară a ferestrei va apărea calculul costului, în funcție de numărul de zile de chirie și prețul vehiculului pentru numărul indicat de zile.

În câmpurile de introducere următoare se introduce locul de preluare și returnare a vehiculului. La introducerea unui loc diferit de «birou» se va activa automat comutatorul «Servicii suplimentare» și va apărea câmpul pentru introducerea costului serviciilor suplimentare, în acest caz – suprataxă pentru livrarea/returnarea vehiculului la adresa indicată.

Ulterior, la calculul costului chiriei puteți aplica un tarif, acorda o reducere, trece la calcul manual (doar în caz de necesitate extremă), introduce informații suplimentare și adăuga șoferi suplimentari. Activarea opțiunilor se face prin activarea comutatoarelor corespunzătoare.

Tarif

Setarea tarifelor se face în meniul din dreapta sus -> Tarife.

Tariful – este un adaos (+) sau o reducere (-) la prețul stabilit al chiriei, care poate fi descris printr-o dependență matematică (procent sau sumă fixă de reducere/adaos).

De exemplu, Tariful Acoperire completă. Să presupunem că în compania dumneavoastră există posibilitatea de a lua o mașină fără franciză la asigurare și costă +500 lei pe zi. Accesați meniul – tarife, apăsați Adăugați tarif, introduceți denumirea Acoperire completă, introduceți în câmpul sumă 500 (pentru tarifele de reducere puteți introduce «-500»), dacă este necesar adăugați o notă, apăsați «Salvați». Tariful a fost creat. Acum, dacă clientul dorește mașina cu opțiunea Acoperire completă, la crearea rezervării selectați tariful Acoperire completă - calculul suprataxei va fi efectuat automat.

Reduceri

Există mai multe tipuri de reduceri:

• % din prețul pe zi - reducere în procente din prețul pe zi.
• Reducere pe zi - reducere în lei (altă valută) din prețul pe zi.
• % din costul total al chiriei - reducere în procente din costul total al chiriei.
• Reducere din costul total al chiriei - reducere în lei (altă valută) din costul total al chiriei.

Prin acordarea unei reduceri puteți modifica prețul/costul chiriei, dacă din anumite motive acesta diferă de prețul/costul stabilit implicit pentru această mașină.

Calcul manual

Dacă calculul automat, din anumite motive, nu este potrivit și nu poate fi reglat prin aplicarea unui tarif sau reduceri, puteți aplica calculul manual al rezervării.

Servicii suplimentare

Activarea acestei opțiuni afișează câmpurile de selectare a serviciilor suplimentare și de introducere a costului acestora.

Informații suplimentare

Activarea câmpului pentru introducerea informațiilor suplimentare despre rezervare permite introducerea diverselor informații suplimentare, de exemplu, dorințele clientului. De asemenea, apar trei câmpuri suplimentare - Câmp suplimentar pentru șabloane 1 - 3. Pentru aceste câmpuri există variabile corespunzătoare pentru șabloanele documentelor generate. Respectiv, dacă este necesar să includeți în contractul de chirie date arbitrare din rezervare, puteți adăuga variabilele corespunzătoare în șablonul contractului, iar atunci, la introducerea datelor în aceste câmpuri, ele vor apărea în contract.

Șoferi suplimentari

Adăugarea șoferilor suplimentari la rezervarea curentă. Se efectuează după același principiu ca și adăugarea locatarului principal; dacă clientul există deja în sistem, trebuie selectat; dacă nu, creați unul nou.

După efectuarea tuturor operațiunilor necesare, se efectuează verificarea finală a corectitudinii calculului costului. Apoi trebuie apăsat butonul Creați.