Gestionarea rezervării

Gestionarea rezervării presupune un număr mare de acțiuni diferite, să ne oprim asupra fiecăreia mai detaliat.

Generarea documentelor MS Word (docx)

Pe baza MS Word (docx) este implementat sistemul principal de șabloane de documente în RentProg. Există și al doilea sistem de șabloane bazat pe PDF, despre acesta mai jos.

La apăsarea butonului Generați documentele are loc formarea și descărcarea documentelor necesare pentru întocmirea contractului de chirie. Procesul de pregătire a șablonului contractului este descris detaliat în secțiunea Generarea documentelor. După descărcarea documentelor formate, acestea pot fi editate în editorul de text și tipărite.

Generarea documentelor PDF

Pentru activarea/dezactivarea celui de-al doilea sistem de șabloane trebuie să accesați Setările companiei -> fila Șabloane, acolo activați/dezactivați comutatorul Sistemul de șabloane cu semnătură electronică. Ulterior vă vor deveni disponibile mai multe butoane noi pentru generare.

Pictograma roz "document" - destinată generării documentului în format PDF.

Pictograma albastră "creion cu linie" - destinată salvării imaginii digitale a semnăturii clientului.

La prezența semnăturii clientului, documentul va fi salvat în spațiul de stocare a fișierelor. Lista acestor documente va deveni disponibilă în fișa rezervării după generare, sub blocul Gestionare. Astfel de fișiere pot fi descărcate sau șterse.

Acest sistem suportă semnătura electronică digitală și semnătura vizuală a clientului. Documentul PDF este criptat și semnat cu o cheie specială, iar documentul nu poate fi spart și falsificat. Din păcate, acest tip de semnătură nu este recunoscut în toate țările.

Inspecții

RentProg permite stocarea fotografiilor și videoclipurilor inspecțiilor vehiculului înainte de eliberare și la primire. Aceasta permite găsirea în orice moment a clientului responsabil de daună sau a angajatului care a trecut cu vederea dauna. Aceasta este mult mai eficient decât diversele scheme pe hârtie, unde natura daunelor este complet neclară.

Pentru salvarea stării vehiculului apăsați pictograma albastră "aparat foto" și încărcați fotografii sau videoclipuri. Pe dispozitivele mobile există și posibilitatea de a face o fotografie sau videoclip direct din aplicație.

Eliberarea vehiculului

Înainte de eliberarea vehiculului trebuie acceptată plata; dacă nu s-a efectuat nicio plată, va fi emis un avertisment în acest sens.

Pentru a începe procedura de eliberare a vehiculului, în blocul Gestionare apăsați pictograma "plecare".   Apoi introduceți parametrii de eliberare a vehiculului în câmpurile corespunzătoare și apăsați butonul Eliberați vehiculul. După eliberare, rezervarea corespunzătoare se mută în lista rezervărilor în curs de deplasare. Dacă ați introdus greșit anumiți parametri la eliberare, de exemplu kilometrajul, un angajat cu drepturi de manager poate modifica acești parametri în editarea rezervării, opțiunea – Modificați datele manual.

Prelungirea rezervării

La apăsarea butonului corespunzător "ceas verde - săgeată" apare dialogul de prelungire a vehiculului. În partea stângă a ferestrei veți vedea parametrii necesari ai rezervării și plățile, în partea dreaptă trebuie completate câmpurile corespunzătoare: numărul de zile de prelungire, prețul pe zi și suma primită de la client în plata prelungirii, selectați tipul de plată. 

Rețineți că există posibilitatea prelungirii rezervării fără plată. În acest caz, completați doar câmpurile «numărul de zile» și «la ce preț?», iar câmpul «suma primită pentru chirie» îl lăsați gol. La salvare va apărea un avertisment care trebuie confirmat. Ulterior, data de sfârșit a rezervării se va deplasa cu numărul indicat de zile, va fi calculată chiria conform prețului indicat, dar butonul de plată va deveni roșu cu o sumă negativă, semnalizând că prelungirea nu este plătită.

Primirea vehiculului

La apăsarea butonului corespunzător apare dialogul de primire a vehiculului de la client.

Obligatoriu specificați ora reală de returnare și noul kilometraj al vehiculului, aceasta este important pentru funcționarea corectă a programului. Selectați parametrii de spălare și combustibil la returnare; dacă aceștia diferă de parametrii la eliberare, câmpurile pentru introducerea suprataxelor corespunzătoare se vor activa automat. După introducerea suprataxelor, va fi efectuat calculul automat al returnării garanției. Asigurați-vă că selectați tipul de plată; scăderea suprataxelor din suma garanției va avea loc numai dacă tipul de plată la returnarea garanției coincide cu tipul de plată la efectuarea reținerilor corespunzătoare. În același timp, puteți combina diferite tipuri de plată. 

Exemplu. Garanția pentru vehicul este 5000, efectuați o reținere pentru spălare – 500 și pentru timp suplimentar – 1000. Clientul solicită ca pentru spălare să se rețină din garanție și restul să fie returnat în numerar, iar pentru timpul suplimentar dorește să plătească prin terminalul de plată. Este necesar să introduceți în câmpul Garanție tipul de plată – Numerar, în câmpul Spălare să introduceți 500 – Numerar, în câmpul Timp suplimentar să introduceți 1000 – Terminal. Va fi calculat restul garanției de returnat – 4500. În casă vor avea loc următoarele operațiuni:

- intrare – 500 – spălare – în casa angajatului

- intrare – 1000 – timp suplimentar – în contul bancar al companiei

- ieșire – 5000 – garanție – din casa angajatului

Din casa angajatului vor ieși efectiv 4500 (suma garanției returnate) și în contul bancar al companiei vor intra 1000 – în contul plății timpului suplimentar.

După introducerea tuturor datelor necesare, apăsați butonul Primiți vehiculul.

Operațiuni suplimentare la primirea vehiculului

Efectuarea operațiunilor suplimentare se face prin apăsarea comutatoarelor corespunzătoare:

Nu returnați garanția.

Se apasă dacă din anumite motive nu returnați clientului garanția. În acest caz, suma garanției va rămâne în casa companiei, iar în fișa rezervării va fi înregistrată o plată în exces egală cu suma garanției nereturnate.

Nota 1. Dacă garanția nu este returnată din cauza aplicării unor sancțiuni penale pentru întreaga sumă a garanției, nu este necesar să activați opțiunea «nu returnați»; trebuie să efectuați reținerile din garanție introducând sumele amenzilor corespunzătoare în câmpurile Suprataxe, calculul reținerii va fi efectuat automat.

Nota 2. Dacă garanția nu este returnată din cauza condițiilor companiei privind returnarea amânată a garanției – această funcție este implementată cu ajutorul opțiunii Returnare parțială a garanției.

Probleme

Dacă doriți să introduceți în fișa clientului informații despre problemele apărute cu acesta – introduceți aceste informații în câmpul care apare la apăsarea cursorului «Probleme». Aici puteți modifica și categoria clientului, de exemplu, să-l adăugați pe «lista neagră».

Returnare parțială a garanției (Returnare amânată a garanției)

Opțiunea se aplică dacă din anumite motive nu returnați parțial clientului garanția. În acest caz, suma garanției nereturnate va rămâne în casa companiei, iar în fișa rezervării va fi înregistrată o plată în exces egală cu suma garanției nereturnate.

Destinația principală a acestei funcții este returnarea amânată a garanției, dacă condițiile companiei prevăd reținerea temporară, totală sau parțială a garanției. Setarea intervalului de timp după care, conform condițiilor, are loc returnarea garanției, se efectuează în Setările companiei -> fila Chirie, unde trebuie completat parametrul Numărul de zile după care se returnează garanția.

La activarea acestei opțiuni trebuie să introduceți suma garanției care se returnează în momentul de față, fără a lua în considerare plățile suplimentare.

Dacă opțiunea Returnare parțială a garanției a fost aplicată, atunci după primirea vehiculului, rezervarea corespunzătoare va apărea în lista Rezervărilor inactive într-un bloc separat, în partea inferioară a paginii, tabelul Returnări de garanție. Butonul de plată în aceste rezervări va fi portocaliu și va afișa suma plății în exces pentru rezervare. În coloana Rest va fi indicată suma garanției nereturnate. La expirarea intervalului de returnare a garanției stabilit în profilul companiei, va apărea o semnalizare privind necesitatea returnării – rândul rezervării corespunzătoare va deveni portocaliu.

Pentru returnarea garanției, la expirarea termenului de returnare, trebuie să accesați fișa rezervării, să apăsați butonul «Plată» și să efectuați plata pentru returnarea garanției – să introduceți suma de returnat cu semn negativ. Dacă au sosit amenzi – efectuați reținerea amenzii introducând suma în câmpul «Amenzi» din secțiunea «Servicii suplimentare».

Exemplu. A sosit termenul de returnare a garanției pentru o anumită rezervare, suma 5000. În timpul scurs de la returnarea vehiculului, a sosit o amendă pentru încălcarea regulilor de circulație în sumă de 500. Pentru returnarea garanției și reținerea amenzii trebuie să accesați fișa rezervării corespunzătoare, să apăsați butonul Plată, în câmpul Garanție să introduceți suma -5000, să selectați tipul de plată, să activați secțiunea Servicii suplimentare, în câmpul Amenzi să introduceți suma 500, să selectați tipul de plată, să apăsați Salvați. Efectuați transferul efectiv al fondurilor pe cardul clientului în suma: 5000-500=4500. După verificare, efectuați arhivarea rezervării.

Să examinăm variantele de reținere a garanției.

- Cazul 1 - garanția este reținută integral:

În acest caz, în câmpul de introducere a sumei garanției de returnat trebuie să lăsați «0». Atunci garanția va fi reținută temporar în întregime.

- Cazul 2 - garanția este reținută parțial:

În acest caz, în câmpul de introducere a sumei garanției de returnat trebuie să introduceți suma acelei părți a garanției care urmează să fie returnată clientului. Restul garanției va fi reținut temporar.

- Cazul 3: - garanția este reținută parțial, iar din suma ce urmează să fie returnată clientului se efectuează alte rețineri (de exemplu pentru spălare):

În acest caz, în câmpul de introducere a sumei garanției de returnat trebuie de asemenea să introduceți suma acelei părți a garanției care urmează să fie returnată clientului. Ulterior, în câmpurile corespunzătoare introduceți sumele suprataxelor (sumele care se rețin din garanție, de exemplu pentru spălare). Va fi efectuat calculul automat al sumei ce trebuie returnată clientului, minus reținerile din garanție.

Exemplu. Garanție – 5000. Suma garanției care urmează să fie reținută temporar – 3000. Din suma de returnat trebuie efectuată o reținere pentru spălare – 500. Apăsați butonul «Returnare parțială a garanției», introduceți suma de returnare – 2000. Ulterior, în secțiunea «Suprataxe» introduceți suma 500 în câmpul «spălare», selectați tipul de plată – «numerar». Va fi efectuat calculul automat al sumei de returnat clientului: 5000 (garanție) – 3000 (suma reținerii temporare) – 500 (spălare) = 1500 (suma returnată). Și aici se pot combina diferite tipuri de plată; calculul automat al reținerilor va fi efectuat la coincidența tipului de plată pentru returnarea garanției și a tipului de plată pentru rețineri.

Nu trimiteți memento pentru recenzie

În mod implicit, la 3 zile după returnarea vehiculului, pe adresa de email și whatsapp (la conectare) a clientului este trimis automat un mesaj cu rugămintea de a lăsa o recenzie despre serviciile prestate. În Setările companiei în secțiunea Companie trebuie specificate linkurile către profilul organizației pe principalele platforme de recenzii: Yandex-directory, Google-directory, 2Gis etc. Prin linkurile indicate, clientul va putea lăsa o recenzie. Opțiunea Nu trimiteți memento pentru recenzie este destinată dezactivării trimiterii mesajului clientului cu rugămintea de a lăsa o recenzie, în cazul apariției unor probleme cu clientul, dacă vă temeți că va da o evaluare negativă.

Activarea rezervării

Butonul este disponibil în fișa unei rezervări inactive. Dacă sunteți sigur că nu este necesară efectuarea niciunei modificări în rezervarea inactivă, este suficient să o activați; puteți face aceasta apăsând butonul corespunzător din blocul de gestionare a rezervării.

Cadou (zile/ore gratuite)

Există situații când trebuie să oferiți clientului zile/ore gratuite, de exemplu la repararea autonomă a vehiculului sau la un tarif special «Săptămână de lucru» când plata se percepe pentru 5 zile lucrătoare. De asemenea, puteți «oferi» câteva ore, de exemplu la întârzierea managerului etc.

Pentru acordarea «cadoului» trebuie să apăsați pictograma gri «cadou» și să completați datele necesare. Puteți selecta ore sau zile, să introduceți cantitatea și prețul. 

La aplicarea «cadoului» datele și ora nu se modifică, dar se modifică valoarea plății. De exemplu, clientul a rezervat vehiculul de la 12-08-2023 10:00 până la 15-08-2023 10:00, dar ulterior a decis că nu va ajunge și va preda vehiculul cu o oră mai târziu; doriți să recompensați clientul și să-i acordați această oră gratuit, editați rezervarea ținând cont de această oră, apare o plată insuficientă pentru o oră, adăugați «cadoul» 1 oră, plata se egalizează și insuficiența dispare.

Toate «cadourile» create sunt vizibile în fișa rezervării într-un tabel special.

Arhivarea rezervării

Apăsarea acestui buton mută rezervarea inactivă în arhivă. Mutarea rezervării în arhivă este efectuată de șeful departamentului de vânzări sau de angajatul responsabil de verificarea rezervărilor.

În arhivă rezervarea va fi disponibilă; dacă este necesar, se pot obține toate informațiile.

Dezarhivarea rezervării

Apăsând acest buton, rezervarea este mutată din arhivă în lista rezervărilor inactive, pentru procesare ulterioară, de exemplu, dacă rezervarea a fost refuzată, dar ulterior s-a reușit găsirea unei mașini.

Ștergerea rezervării

Se poate șterge numai o rezervare inactivă. Ștergerea rezervărilor inactive este disponibilă numai administratorului și managerului. Funcția este prevăzută pentru ștergerea rezervărilor inutile (de exemplu, de test sau duplicate); ștergerea rezervărilor care au fost în chirie nu este recomandată, pentru a evita apariția erorilor în program.