Gestão de reservas

A gestão de reservas envolve um grande número de ações diferentes, vejamos cada uma delas com mais detalhes.

Gerar documentos MS Word (docx)

O principal sistema de modelos de documentos do RentProg é implementado em MS Word (docx). Há também um segundo sistema de modelos baseado em PDF, mais sobre ele abaixo.

Ao clicar no botão Gerar documentos, são gerados e carregados os documentos necessários para registro da locação. O processo de preparação de um modelo de contrato é descrito detalhadamente na seção Geração de documentos. Após baixar os documentos gerados, eles podem ser editados em editor de texto e impressos.

Gerar documentos PDF

Para ativar/desativar o segundo sistema de templates, você precisa ir até a aba Configurações da empresa Modelos, lá ativar/desativar a opção Sistema de templates com assinatura eletrônica. Depois disso, vários botões de nova geração estarão disponíveis para você.

O ícone rosa “documento” destina-se a gerar um documento em formato PDF.

O ícone azul “lápis com linha” foi projetado para salvar uma imagem digital da assinatura do cliente.

Caso a assinatura do cliente esteja disponível, o documento será salvo em arquivo. Uma lista de tais documentos estará disponível no cartão de reserva após geração no bloco Gerenciamento. Esses arquivos podem ser baixados ou excluídos.

Este sistema suporta assinatura eletrônica digital e assinatura visual do cliente. O documento PDF é criptografado e assinado com uma chave especial e, neste caso, o documento não pode ser hackeado ou falsificado. Infelizmente, este tipo de assinatura não é reconhecido em todos os países.

Inspeções

RentProg permite armazenar fotos e vídeos de inspeções veiculares antes da entrega e durante o recebimento. Isso permite que você encontre a qualquer momento o cliente responsável pelo dano ou o funcionário que perdeu o dano. Isto é muito mais eficaz do que vários diagramas em papel, onde a natureza do dano não é completamente clara.

Para salvar o estado do carro, clique no ícone azul “câmera” e carregue uma foto ou vídeo. Em dispositivos móveis também é possível tirar foto ou gravar vídeo diretamente do aplicativo.

Faça o check-in do carro

Antes de emitir o carro é necessário aceitar o pagamento; caso o pagamento não tenha sido recebido, será emitido um aviso sobre isso.

Para iniciar o procedimento de emissão do veículo, é necessário clicar no ícone “partida” do bloco Controle. A seguir, insira os parâmetros para emissão do carro nos campos apropriados e clique no botão Check-in do carro. Uma vez emitida, a reserva correspondente passa para a lista de reservas de embarque. Se você inseriu incorretamente algum parâmetro na emissão, por exemplo quilometragem, então um funcionário com direitos de gerente pode alterar esses parâmetros na edição da reserva, a opção é Alterar dados manualmente.

Renovação de reserva

Ao pressionar o botão correspondente "seta do relógio verde", a caixa de diálogo de renovação do veículo aparece. No lado esquerdo da janela você verá os parâmetros de reserva e pagamentos necessários; no lado direito você precisa preencher os campos apropriados: número de dias de renovação, preço por dia e valor aceito pelo cliente para pagar a renovação, selecionar a forma de pagamento.

Observe que é possível estender sua reserva sem pagamento. Neste caso, você preenche apenas o “número de dias” e “a que preço?” campos e deixe o campo “aceito para aluguel” vazio. Ao salvar, aparecerá um aviso que deverá ser confirmado. Depois disso, a data de término da reserva será alterada no número de dias especificado, o aluguel será cobrado de acordo com o preço especificado, mas o botão de pagamento ficará vermelho com valor negativo, sinalizando que a renovação não foi realizada. foi pago.

Check-out do carro

Ao clicar no botão correspondente, aparece uma caixa de diálogo para aceitação do carro do cliente.

Certifique-se de indicar o tempo real de devolução e a nova quilometragem do carro, isso é importante para o correto funcionamento do programa. Selecione os parâmetros de lavagem e combustível ao retornar; caso sejam diferentes dos parâmetros de emissão, serão automaticamente incluídos os campos de entrada das sobretaxas correspondentes. Após inserir pagamentos adicionais, o reembolso do depósito será calculado automaticamente. Certifique-se de selecionar o tipo de pagamento; os pagamentos adicionais serão deduzidos do valor do depósito somente se a forma de pagamento na devolução do depósito coincidir com a forma de pagamento no momento das deduções correspondentes. Ao mesmo tempo, você pode combinar diferentes tipos de pagamento.

Exemplo. O depósito do carro é 5.000, você faz um desconto para o lava-rápido – 500 e para o tempo adicional – 1.000. O cliente pede que o lava-rápido seja descontado do depósito e o saldo seja devolvido em dinheiro, e pelo tempo adicional ele deseja pagar usando o terminal de pagamento. É necessário selecionar a forma de pagamento no campo Depósito - Dinheiro, no campo Lavagem digite 500 - Dinheiro i>, no campo >Tempo adicional digite 1000 – Terminal. O saldo do depósito a ser devolvido será calculado - 4.500. As seguintes operações serão realizadas no caixa:

- chegada – 500 – lavagem – no caixa do funcionário

- recibo – 1000 – tempo adicional – para conta corrente da empresa

- despesa – 5.000 – depósito – no caixa do funcionário

Na verdade, 4.500 (valor do depósito devolvido) sairão do caixa do funcionário e 1.000 irão para a conta bancária da empresa para pagar o tempo adicional.

Após inserir todos os dados necessários, clique no botão Aceitar carro.

Operações adicionais ao receber um carro

Operações adicionais são realizadas pressionando os interruptores correspondentes:

Não devolva o depósito.

O clique é feito se por algum motivo você não devolver o depósito ao cliente. Neste caso, o valor do depósito permanecerá no caixa da empresa, e o cartão de reserva incluirá um pagamento a maior no valor do depósito não devolvido.

Nota 1. Caso o depósito não seja devolvido devido à aplicação de alguma penalidade no valor total do depósito, não há necessidade de habilitar a opção “não devolver”; for necessário efetuar deduções do depósito informando os valores das multas correspondentes nos campos Pagamentos adicionais, a dedução do cálculo ocorrerá automaticamente.

Nota 2. Caso o depósito não seja devolvido devido às condições da empresa sobre o atraso na devolução do depósito, esta função é implementada através da opção Reembolso parcial do depósito.

Problemas

ISe quiser adicionar informações sobre problemas que surgiram com ele ao cartão do cliente, insira essas informações no campo que aparece ao clicar no controle deslizante “Problemas”. Aqui você pode alterar a categoria do cliente, por exemplo, adicioná-lo à “lista negra”.

Devolução parcial do depósito (devolução atrasada do depósito)

Esta opção se aplica se por algum motivo você não devolver parcialmente o depósito ao cliente. Neste caso, o valor do depósito não devolvido ficará no caixa da empresa, e o cartão de reserva incluirá um pagamento a maior no valor do depósito não devolvido.

O objetivo principal desta função é a devolução diferida do depósito, se os termos e condições da empresa previrem a retenção temporária, total ou parcial do depósito. A definição do intervalo de tempo após o qual, de acordo com as condições, o depósito é devolvido, é feita em Configurações da Empresa -> aba Aluguelaqui você precisa preencher o parâmetro Número de dias após os quais o depósito é devolvido.

Ao ativar esta opção, você deverá pagar o valor do depósito reembolsável atualmente, excluindo pagamentos adicionais.

Se for aplicada a opção Reembolso parcial de depósito, após a aceitação do carro, a reserva correspondente aparecerá na lista de reservas Inativas em um bloco separado, no final da página, tabela Reembolsos de depósito. O botão de pagamento nessas reservas acenderá em laranja e exibirá o valor do pagamento a maior da reserva. A coluna Saldo indicará o valor do depósito não devolvido. Após atingir o intervalo de devolução do depósito definido no perfil da empresa, ocorrerá um alarme indicando a necessidade de reembolso - a linha da reserva correspondente acenderá na cor laranja.

Para devolver o depósito, quando chegar o prazo de devolução, você deve ir ao cartão de reserva, clicar no botão “Pagamento” e efetuar o pagamento para devolver o depósito – insira o valor a ser devolvido com sinal negativo. Caso sejam recebidas multas, deduza a multa informando o valor no campo “Multas” da seção “Serviços adicionais”.

Exemplo. Chegou o prazo para devolução do depósito de uma determinada reserva, o valor é 500. Durante o tempo decorrido desde a devolução do carro, foi recebida multa por violação das regras de trânsito no valor de 50. Para devolver o depósito e reter a multa, você deverá ir até o cartão da reserva correspondente, clicar no botão Pagamento, no campo Depósito, inserir o valor - 500, selecione a forma de pagamento, inclua a seção Serviços adicionais, no campo Multas insira o valor 50, selecione a forma de pagamento, clique em Salvar. Faça uma transferência real de fundos para o cartão do cliente no valor de: 500-50=450. Após a verificação, arquive a reserva.

Consideremos opções para reter garantias.

- 1º caso - o depósito é retido integralmente:

Neste caso, você deve deixar “0” no campo de entrada do valor do depósito reembolsável. Em seguida, o depósito será temporariamente retido integralmente.

- 2º caso - o depósito é parcialmente retido:

Neste caso, no campo de inserção do valor reembolsável do depósito, é necessário inserir o valor da parte do depósito que deverá ser devolvida ao cliente. O saldo do depósito será retido temporariamente.

- 3º caso: - a caução é parcialmente retida, sendo feitas outras deduções ao valor a devolver ao cliente (por exemplo, para lavagem):

Neste caso, no campo de introdução do valor reembolsável da caução, deverá inserir também o valor da parte da caução que deverá ser devolvida ao cliente. A seguir, insira os valores dos pagamentos adicionais nos campos apropriados (valores retidos do depósito, por exemplo, para lavagem de carro). Será feito um cálculo automático do valor que deverá ser devolvido ao cliente, menos as deduções do depósito.

Exemplo. Depósito – 500. O valor do depósito sujeito a retenção temporária é de 300. Do valor reembolsado é necessário deduzir para a lavagem do carro – 50. Clique no botão “Reembolso parcial do depósito”, insira o valor da devolução – 200. A seguir, na seção “Pagamentos adicionais”, insira o valor de 50 no campo “lavar”, selecione a forma de pagamento – “dinheiro”. Haverá um cálculo automático do valor a ser devolvido ao cliente: 500 (depósito) – 300 (valor de retenção temporária) – 50 (lavagem) = 150 (valor de reembolso). Também aqui você pode combinar diferentes tipos de pagamento; o cálculo automático das deduções será feito se a forma de pagamento da devolução do depósito e a forma de pagamento das deduções coincidirem.

Não enviar lembrete de avaliação

Por defeito, 3 dias após a devolução do carro, é enviada automaticamente uma mensagem para o email e whatsapp do cliente (aquando da ligação) solicitando-lhe que deixe uma avaliação sobre os serviços prestados. Em Configurações da empresa na seção Empresa, você deve especificar links para o perfil da organização nas principais plataformas de avaliação: diretório Yandex, diretório Google, 2GIS, etc. desde que o cliente possa deixar um comentário. A opção Não enviar lembrete de avaliação tem como objetivo desabilitar o envio de mensagem ao cliente solicitando que ele deixe uma avaliação em caso de algum problema com o cliente, caso você tenha medo que ele dê uma negativa avaliação.

Ativar reserva

O botão está disponível no cartão de reserva inativo. Se tiver certeza de que nenhuma alteração precisa ser feita em uma reserva inativa, basta simplesmente ativá-la, você pode fazer isso clicando no botão correspondente no bloco de controle de reservas.

Presente (dia/hora grátis)

Existem situações em que é necessário conceder a um cliente um dia/hora grátis, por exemplo, na reparação de um automóvel por conta própria, ou com tarifa especial “Semana de Trabalho” quando o pagamento é cobrado por 5 dias úteis. Você também pode “doar” algumas horas, por exemplo, quando um gestor se atrasa, etc.

Para oferecer um “presente” você precisa clicar no ícone cinza “presente” e preencher os dados solicitados. Você pode selecionar horas ou dias, inserir quantidade e preço.

Ao aplicar um “presente”, as datas e horários não mudam, mas o valor do pagamento muda. Por exemplo, um cliente reservou um carro de 12/08/2023 10h00 a 15/08/2023 10h00, mas decidiu que não teria tempo e devolveria o carro uma hora depois, você quer incentivar o cliente e dá-lhe esta hora gratuitamente, edita a reserva tendo em conta esta hora, ocorre um pagamento a menor por uma hora, você adiciona um “presente” de 1 hora, o pagamento é equalizado e o pagamento a menor desaparece.

Todos os “presentes” criados ficam visíveis no cartão de reserva em uma placa especial.

Arquivar reserva

Clicar neste botão move a reserva inativa para o arquivo. A transferência da reserva para o arquivo é efectuada pelo responsável do departamento comercial ou pelo funcionário responsável pela verificação da reserva.

A reserva estará disponível no arquivo; se necessário, você pode obter todas as informações.

Desarquivar reserva

Ao clicar neste botão, a reserva é movida do arquivo para a lista de reservas inativas para posterior processamento, por exemplo, se a reserva foi rejeitada e você conseguiu retirar um carro.

Excluir reserva

Você só pode excluir uma reserva inativa. A exclusão de uma reserva inativa está disponível apenas para o administrador e gerente. A função permite excluir reservas desnecessárias (por exemplo, teste ou duplicatas); excluir reservas que foram alugadas não é recomendado para evitar erros no programa.