Geração de documentos

RentProg implementa dois sistemas de geração de documentos: baseado em arquivos em formato DOCX (MS Word) e PDF.

Sistema de modelo DOCX

Este sistema é usado por padrão. Para utilizar, é necessário baixar um modelo em formato docx (MS Word) com as variáveis dispostas. A lista de variáveis está disponível nesta página.

Contras

  • É impossível enviar documento a um cliente da RentProg; primeiro você precisa gerar o arquivo e depois enviá-lo usando o método necessário.
  • Durante a geração, um arquivo é criado. Todos os documentos devem estar em um arquivo.
  • Você não pode inserir imagens durante a geração; você só pode inserir uma imagem no modelo antecipadamente.
  • Sem criptografia ou assinatura eletrônica. Qualquer usuário pode editar o documento.

Vantagens

  • Formatação fácil.
  • Fácil de criar modelos. Você precisa abrir o arquivo em qualquer editor de texto que suporte arquivos docx, por exemplo, Yandex Documents e definir as variáveis ​​necessárias.
  • Geração rápida.

Carregando modelos para geração de documentos

Para gerar automaticamente todos os documentos de aluguel com um clique, primeiro você precisa preparar modelos para o contrato e o certificado de transferência e aceitação e carregá-los na guia Modelos de configurações da empresa. Você pode pegar os formulários de documentos da sua organização e inserir neles variáveis ​​para os dados que o programa preencherá automaticamente, ou baixar nosso modelo de contrato, disponível na mesma seção de configurações, e fazer alterações para se adequar à sua organização. Este mesmo contrato serve de modelo para organizar as variáveis em seu formulário de contrato. A lista de variáveis está disponível nesta página. A formação de um acordo ou a realização de alterações em um modelo existente deve ser feita no Microsoft Word ou qualquer outro editor de texto que suporte o formato docx. Por exemplo, você pode baixar este modelo. Todas as variáveis estão disponíveis para formatação de texto. Aqueles. se você escreveu algum tipo de variável e destacou em negrito e aumentou o tamanho da fonte, então ao gerar documentos os dados substituídos terão a mesma formatação.

Após preparar os formulários dos documentos com variáveis, eles devem ser carregados através da caixa de diálogo de seleção de documentos, na mesma seção das configurações da empresa, ou simplesmente arrastando o arquivo para a janela especificada.

As mesmas operações devem ser repetidas para criação de contrato e demais documentos para pessoas jurídicas, modelo de renovação e emissão de nota fiscal para a organização.

É possível carregar um modelo exclusivo em cada carro. Para fazer isso, vá até o cartão do carro, aba Modelos e repita os passos descritos acima.

Se precisar fazer alterações em modelos já gerados, não será necessário repetir todo o procedimento. Basta clicar no botão “Baixar atual” na caixa de diálogo de upload de documentos. Seu formulário gerado na etapa anterior será baixado. Após fazer as alterações necessárias, baixe novamente o arquivo corrigido usando o método acima.

Depois de concluído o download dos formulários, você pode acessar o cartão de reserva e clicar no ícone verde “documento”.

Será gerado e baixado um arquivo com documentos contendo os dados do cliente e demais dados de acordo com a reserva. O arquivo pode então ser impresso.

Sistema de modelos PDF

Contras

  • O processo de criação e formatação de um modelo é bastante complexo.
  • Formatação limitada por padrão (mas há uma opção para usar HTML)
  • Você não pode editar o arquivo gerado. Caso ocorra algum erro, o documento deverá ser gerado novamente, fazendo as correções nos dados.

Vantagens

  • Você pode abandonar completamente o contrato em papel.
  • Mais recursos do que o sistema baseado em modelos docx.
  • Possibilidade de formatação via HTML e CSS através do atributo style.
  • Pode ser enviado ao cliente diretamente do RentProg.
  • A assinatura eletrônica digital é suportada.
  • Você pode inserir uma imagem da assinatura do cliente.

Para usar este sistema de templates, você precisa habilitá-lo em Configurações da Empresa - aba Modelos switch Sistema de templates com assinatura eletrônica. Uma série de novas funções e páginas estarão disponíveis para você.

Para criar um modelo neste sistema, você precisa ir até a página Modelos no menu superior direito. Para criar um novo modelo, você precisa clicar no botão azul Novo modelo. No primeiro campo, você precisa selecionar o tipo de modelo a ser criado e, em seguida, inserir o nome. Também é possível vincular um modelo a um carro específico. Um editor de texto aparecerá abaixo. Por padrão, contém uma lista de variáveis disponíveis com suas descrições. Em um editor de texto você precisa escrever o documento necessário (você pode copiar/colar de um já existente). O editor de texto suporta formatação limitada, mas na maioria dos casos é suficiente. Se esta formatação não for suficiente, então este editor suporta a inserção de código HTML com o qual você pode criar a formatação desejada.

Vejamos diversas variáveis separadamente.

{{page_brake}} - esta variável carrega os dados após esta variável para a próxima página.

{{sign_start}} - variável para inserção de imagem da assinatura do cliente recebida no início da reserva.

{{sign_end}} - variável para inserção de imagem da assinatura do cliente recebida no final da reserva.

O sistema de variáveis suporta diversas funções. Mais detalhes aqui.

Para inserir imagens, é necessário convertê-las para o formato de texto, isso pode ser feito aqui. O texto resultante pode ser inserido através da ferramenta de adição de imagens. Ou apenas cole um link para a imagem.

Quando gerado, o documento é criptografado e assinado com uma assinatura eletrônica digital. Graças a isso, o documento não pode ser alterado ou editado. Em muitos países, uma assinatura eletrónica digital é reconhecida como prova de autenticidade.