दस्तावेज़ निर्माण
रेंटप्रोग दो दस्तावेज़ निर्माण प्रणालियाँ लागू करता है: DOCX (MS Word) और PDF प्रारूप में फ़ाइलों पर आधारित।
DOCX टेम्पलेट सिस्टम
यह सिस्टम डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोग किया जाता है. उपयोग करने के लिए, आपको व्यवस्थित चर के साथ docx प्रारूप (एमएस वर्ड) में एक टेम्पलेट डाउनलोड करना होगा। वेरिएबल्स की सूची इस पृष्ठ पर उपलब्ध है।
दोष
- रेंटप्रोग से किसी ग्राहक को दस्तावेज़ भेजना असंभव है; आपको पहले फ़ाइल जेनरेट करनी होगी, फिर आवश्यक विधि का उपयोग करके इसे भेजना होगा।
- जेनरेशन के दौरान, एक फ़ाइल बनाई जाती है। सभी दस्तावेज़ एक फ़ाइल में होने चाहिए.
- आप पीढ़ी के दौरान छवियाँ सम्मिलित नहीं कर सकते; आप केवल पहले से ही टेम्पलेट में एक छवि सम्मिलित कर सकते हैं।
- कोई एन्क्रिप्शन या इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर नहीं. कोई भी उपयोगकर्ता दस्तावेज़ को संपादित कर सकता है।
लाभ
- आसान फ़ॉर्मेटिंग.
- टेम्पलेट्स बनाना आसान। आपको फ़ाइल को किसी भी टेक्स्ट एडिटर में खोलना होगा जो docx फ़ाइलों का समर्थन करता है, उदाहरण के लिए, Yandex दस्तावेज़ और आवश्यक चर सेट करें।
- तेज़ पीढ़ी।
दस्तावेज़ निर्माण के लिए टेम्पलेट लोड हो रहा है
एक क्लिक में सभी किराये के दस्तावेज़ स्वचालित रूप से उत्पन्न करने के लिए, सबसे पहले, आपको समझौते और स्थानांतरण और स्वीकृति प्रमाणपत्र के लिए टेम्पलेट तैयार करना होगा और उन्हें कंपनी सेटिंग्स टेम्पलेटटैब पर अपलोड करना होगा। आप अपने संगठन के दस्तावेज़ प्रपत्र ले सकते हैं और उनमें डेटा के लिए वेरिएबल डाल सकते हैं जिन्हें प्रोग्राम स्वचालित रूप से भर देगा, या उसी सेटिंग अनुभाग में उपलब्ध हमारे अनुबंध टेम्पलेट को डाउनलोड कर सकते हैं, और अपने संगठन के अनुरूप इसमें बदलाव कर सकते हैं। यही अनुबंध आपके अनुबंध प्रपत्र में चरों को व्यवस्थित करने के लिए एक टेम्पलेट के रूप में कार्य करता है। वेरिएबल्स की सूची इस पेज पर उपलब्ध है। कोई समझौता बनाना या किसी मौजूदा टेम्पलेट में बदलाव करना Microsoft Word में किया जाना चाहिए या कोई अन्य पाठ संपादक जो docx प्रारूप का समर्थन करता है। उदाहरण के लिए, आप इस टेम्पलेट को डाउनलोड कर सकते हैं। टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग के लिए सभी वेरिएबल उपलब्ध हैं। वे। यदि आपने किसी प्रकार का वेरिएबल लिखा है और उसे बोल्ड में हाइलाइट किया है और फ़ॉन्ट आकार बढ़ाया है, तो दस्तावेज़ बनाते समय, प्रतिस्थापित डेटा का स्वरूपण समान होगा।
वेरिएबल्स के साथ दस्तावेज़ प्रपत्र तैयार करने के बाद, उन्हें दस्तावेज़ चयन संवाद बॉक्स का उपयोग करके, कंपनी सेटिंग्स के उसी अनुभाग में, या बस फ़ाइल को निर्दिष्ट विंडो में खींचकर लोड किया जाना चाहिए।
कानूनी संस्थाओं के लिए एक समझौता और अन्य दस्तावेज़ बनाने, नवीनीकरण के लिए एक टेम्पलेट और संगठन के लिए एक चालान जारी करने के लिए समान संचालन दोहराया जाना चाहिए।
प्रत्येक कार में एक अद्वितीय टेम्पलेट लोड करना संभव है। ऐसा करने के लिए, कार कार्ड, टेम्पलेट्स टैब पर जाएं और ऊपर वर्णित चरणों को दोहराएं।
यदि आपको पहले से जेनरेट किए गए टेम्प्लेट में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो आपको पूरी प्रक्रिया को दोहराने की आवश्यकता नहीं है। दस्तावेज़ अपलोड संवाद बॉक्स में बस "वर्तमान डाउनलोड करें" बटन पर क्लिक करें। पिछले चरण में जनरेट किया गया आपका फॉर्म डाउनलोड हो जाएगा। आवश्यक परिवर्तन करने के बाद, उपरोक्त विधि का उपयोग करके संशोधित फ़ाइल को फिर से डाउनलोड करें।
फॉर्म डाउनलोड करने के बाद, आप आरक्षण कार्ड पर जा सकते हैं और हरे "दस्तावेज़" आइकन पर क्लिक कर सकते हैं।
आरक्षण के अनुसार ग्राहक के डेटा और अन्य डेटा वाले दस्तावेज़ों वाली एक फ़ाइल तैयार की जाएगी और डाउनलोड की जाएगी। फिर फ़ाइल को मुद्रित किया जा सकता है।
पीडीएफ टेम्पलेट प्रणाली
दोष
- टेम्पलेट बनाने और फ़ॉर्मेट करने की प्रक्रिया काफी जटिल है।
- डिफ़ॉल्ट रूप से सीमित स्वरूपण (लेकिन HTML का उपयोग करने का एक विकल्प है)
- आप जेनरेट की गई फ़ाइल को संपादित नहीं कर सकते. यदि कोई त्रुटि हो जाती है, तो डेटा में सुधार करते हुए दस्तावेज़ को दोबारा तैयार किया जाना चाहिए।
लाभ
- You can completely abandon the paper contract.
- More capabilities than the system based on docx templates.
- Possibility of formatting via HTML and CSS via the style attribute.
- Can be sent to the client directly from RentProg.
- Digital electronic signature is supported.
- You can insert an image of the client's signature.
इस टेम्पलेट सिस्टम का उपयोग करने के लिए, आपको इसे कंपनी सेटिंग्स - टैब टेम्पलेट्स स्विच इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ टेम्पलेट सिस्टम में सक्षम करना होगा। आपके लिए कई नए फ़ंक्शन और पेज उपलब्ध हो जाएंगे।
इस सिस्टम में एक टेम्प्लेट बनाने के लिए, आपको शीर्ष दाएं मेनू में टेम्पलेट्स पेज पर जाना होगा। एक नया टेम्प्लेट बनाने के लिए, आपको नीले बटन नया टेम्प्लेट पर क्लिक करना होगा। पहले फ़ील्ड में, आपको बनाए जाने वाले टेम्प्लेट के प्रकार का चयन करना होगा, फिर नाम दर्ज करना होगा। किसी टेम्पलेट को किसी विशिष्ट कार से लिंक करना भी संभव है। नीचे एक टेक्स्ट एडिटर दिखाई देगा. डिफ़ॉल्ट रूप से, इसमें उपलब्ध चरों की उनके विवरण के साथ एक सूची होती है। एक टेक्स्ट एडिटर में आपको आवश्यक दस्तावेज़ लिखना होगा (आप किसी मौजूदा से कॉपी/पेस्ट कर सकते हैं)। टेक्स्ट एडिटर सीमित फ़ॉर्मेटिंग का समर्थन करता है, लेकिन अधिकांश मामलों में यह पर्याप्त है। यदि यह फ़ॉर्मेटिंग पर्याप्त नहीं है, तो यह संपादक HTML कोड डालने का समर्थन करता है जिसके साथ आप वांछित फ़ॉर्मेटिंग बना सकते हैं।
आइए कई चरों को अलग-अलग देखें।
{{page_brake}} - यह वेरिएबल इस वेरिएबल के बाद के डेटा को अगले पेज पर ले जाता है।
{{sign_start}} - बुकिंग की शुरुआत में प्राप्त ग्राहक के हस्ताक्षर की एक छवि डालने के लिए चर।
{{sign_end}} - बुकिंग के अंत में प्राप्त ग्राहक के हस्ताक्षर की एक छवि सम्मिलित करने के लिए चर।
परिवर्तनीय प्रणाली कई कार्यों का समर्थन करती है, अधिक विवरण यहाँ.
छवियां सम्मिलित करने के लिए, आपको उन्हें टेक्स्ट प्रारूप में परिवर्तित करना होगा, यह यहां किया जा सकता है। परिणामी पाठ को छवि जोड़ने वाले टूल के माध्यम से डाला जा सकता है। या बस छवि पर एक लिंक चिपकाएँ।
उत्पन्न होने पर, दस्तावेज़ को एन्क्रिप्ट किया जाता है और डिजिटल इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित किया जाता है। इसके कारण, दस्तावेज़ को बदला या संपादित नहीं किया जा सकता है। कई देशों में, डिजिटल इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को प्रामाणिकता के प्रमाण के रूप में मान्यता दी जाती है।