Generación de documentos

RentProg implementa dos sistemas de generación de documentos: basado en archivos en formato DOCX (MS Word) y PDF.

Sistema de plantillas DOCX

Este sistema se utiliza por defecto. Para utilizarlo es necesario descargar una plantilla en formato docx (MS Word) con las variables ordenadas. La lista de variables está disponible en esta página.

Desventajas

  • Es imposible enviar un documento a un cliente desde RentProg; primero debe generar el archivo y luego enviarlo utilizando el método requerido.
  • Durante la generación, se crea un archivo. Todos los documentos deben estar en un solo archivo.
  • No puedes insertar imágenes durante la generación; solo puedes insertar una imagen en la plantilla por adelantado.
  • Sin cifrado ni firma electrónica. Cualquier usuario puede editar el documento.

Ventajas

  • Formato sencillo.
  • Plantillas fáciles de crear. Debe abrir el archivo en cualquier editor de texto que admita archivos docx, por ejemplo, Yandex Documents, y configurar las variables necesarias.
  • Generación rápida.

Cargando plantillas para generación de documentos

Para generar automáticamente todos los documentos de alquiler con un solo clic, primero que nada, debe preparar plantillas para el acuerdo y el certificado de transferencia y aceptación y cargarlas en la pestaña Plantillas de configuración de la empresa. Puede tomar los formularios de documentos de su organización e insertar en ellos variables para los datos que el programa completará automáticamente, o descargar nuestra plantilla de acuerdo, disponible en la misma sección de configuración, y realizar cambios para adaptarla a su organización. Este mismo contrato sirve como plantilla para organizar las variables en su formulario de contrato. La lista de variables está disponible en esta página. La formación de un acuerdo o la realización de cambios en una plantilla existente se deben realizar en Microsoft Word. o cualquier otro editor de texto que admita el formato docx. Por ejemplo, puede descargar esta plantilla. Todas las variables están disponibles para formatear texto. Aquellos. Si escribió algún tipo de variable y la resaltó en negrita y aumentó el tamaño de fuente, al generar documentos, los datos sustituidos tendrán el mismo formato.

Después de preparar los formularios de documentos con variables, se deben cargar usando el cuadro de diálogo de selección de documentos, en la misma sección de la configuración de la empresa, o simplemente arrastrando el archivo a la ventana especificada.

Se deben repetir las mismas operaciones para crear un contrato y otros documentos para personas jurídicas, una plantilla de renovación y emitir una factura para la organización.

Es posible cargar una plantilla única en cada coche. Para hacer esto, vaya a la tarjeta del automóvil, pestaña Plantillas y repita los pasos descritos anteriormente.

Si necesita realizar cambios en plantillas ya generadas, no es necesario que repita todo el procedimiento. Simplemente haga clic en el botón "Descargar actual" en el cuadro de diálogo de carga del documento. Se descargará el formulario generado en la etapa anterior. Después de realizar los cambios necesarios, descargue nuevamente el archivo corregido utilizando el método anterior.

Una vez completada la descarga de los formularios, puede ir a la tarjeta de reserva y hacer clic en el icono verde "documento".

Se generará y descargará un fichero con documentos que contienen los datos del cliente y otros datos según la reserva. Luego se puede imprimir el archivo.

Sistema de plantillas PDF

Desventajas

  • El proceso de creación y formato de una plantilla es bastante complejo.
  • Formato limitado de forma predeterminada (pero hay una opción para usar HTML)
  • No puede editar el archivo generado. Si se comete algún error se deberá generar nuevamente el documento, realizando correcciones en los datos.

Ventajas

  • Puedes abandonar completamente el contrato en papel.
  • Más capacidades que el sistema basado en plantillas docx.
  • Posibilidad de formatear vía HTML y CSS mediante el atributo de estilo.
  • Se puede enviar al cliente directamente desde RentProg.
  • Se admite la firma electrónica digital.
  • Puedes insertar una imagen de la firma del cliente.

Para utilizar este sistema de plantillas, debe habilitarlo en Configuración de la empresa - pestaña Plantillas cambiar Sistema de plantillas con firma electrónica. Estarán disponibles varias funciones y páginas nuevas.

Para crear una plantilla en este sistema, debe ir a la página Plantillas en el menú superior derecho. Para crear una nueva plantilla, debe hacer clic en el botón azul Nueva plantilla. En el primer campo, debe seleccionar el tipo de plantilla que se creará y luego ingresar el nombre. También es posible vincular una plantilla a un coche específico. Un editor de texto aparecerá debajo. De forma predeterminada, contiene una lista de variables disponibles con sus descripciones. En un editor de texto necesitas escribir el documento requerido (puedes copiar/pegar desde uno existente). El editor de texto admite formatos limitados, pero en la mayoría de los casos es suficiente. Si este formato no es suficiente, este editor admite la inserción de código HTML con el que puede crear el formato deseado.

Veamos varias variables por separado.

{{page_brake}} - esta variable lleva los datos después de esta variable a la página siguiente.

{{sign_start}} - Variable para insertar una imagen de la firma del cliente recibida al inicio de la reserva.

{{sign_end}} - Variable para insertar una imagen de la firma del cliente recibida al final de la reserva.

El sistema de variables admite una serie de funciones, más detalles aquí.

Para insertar imágenes, necesita convertirlas a formato de texto, esto se puede hacer aquí. El texto resultante se puede insertar a través de la herramienta para agregar imágenes. O simplemente pegue un enlace a la imagen.

Cuando se genera, el documento se cifra y se firma con una firma electrónica digital. Gracias a esto, el documento no se puede cambiar ni editar. En muchos países, la firma electrónica digital se reconoce como prueba de autenticidad.

Variables para crear una plantilla de contrato en el sistema PDF

{{date}} - fecha en formato "DD/MM/YY"

{{date_short}} - fecha en formato "DD/MM"

{{first_name}} - Nombre

{{middle_name}} - Segundo nombre

{{last_name}} - Apellido

{{booking_id}} - N.º de reserva

{{client_id}} - N.º de cliente

{{car_id}} - N.º de vehículo

{{date_birth}} - fecha de nacimiento

{{passport_series}} - serie del pasaporte

{{passport_number}} - N.º de pasaporte

{{passport_issued}} - Expedido por

{{driver_series}} - Serie del permiso de conducir

{{driver_number}} - N.º del permiso de conducir

{{driver_issued}} - permiso de conducir expedido

{{page_brake}} - comenzar en una nueva página

{{country}} - país del cliente

{{city}} - ciudad del cliente

{{address}} - dirección del cliente

{{phone}} - teléfono del cliente

{{email}} - EMAIL

{{start_date}} - fecha y hora de inicio del alquiler

{{end_date}} - fecha y hora de fin del alquiler

{{start_date_short}} - fecha de inicio del alquiler

{{end_date_short}} - fecha de fin del alquiler

{{location_start}} - lugar de inicio del alquiler

{{location_end}} - lugar de fin del alquiler

{{delivery_start}} - coste de la entrega

{{delivery_end}} - coste de la recogida

{{equipment}} - coste del equipamiento

{{additional_hours}} - tiempo adicional

{{hours_cost}} - coste del tiempo adicional

{{equipment}} - coste del equipamiento

{{add_drivers_cost}} - coste de conductores adicionales

{{insurance}} - coste del seguro adicional

{{clean}} - coste del lavado

{{other}} - coste de "Otro"

{{sale}} - descuento en porcentaje

{{sale_cash}} - descuento en divisas

{{total}} - coste total sin depósito

{{total_with_deposit}} - coste total con depósito

{{prepaid}} - suma de todos los pagos actuales (anticipo)

{{start_mileage}} - kilometraje del vehículo en la entrega

{{end_mileage}} - kilometraje del vehículo en la devolución

{{day_cost}} - precio por día sin descuentos

{{price}} - precio por día con descuento

{{cost}} - coste del alquiler

{{days}} - días de alquiler

{{car_name}} - nombre del vehículo

{{car_code}} - código del vehículo

{{car_number}} - matrícula del vehículo

{{car_vin}} - VIN del vehículo

{{car_body}} - N.º de carrocería del vehículo

{{car_pts}} - N.º del título del vehículo

{{car_reg}} - N.º del certificado de matriculación del vehículo

{{car_color}} - color del vehículo

{{car_year}} - año de fabricación del vehículo

{{car_fuel}} - tipo de combustible

{{additional_services}} - coste de servicios adicionales

{{deposit}} - depósito

{{add_drivers_info}} - conductores adicionales

{{franchise}} - importe de la franquicia

{{max_fine}} - multa máxima

{{repair_cost}} - coste de reparación de 1 elemento de carrocería

{{custom_field_1}} - campo adicional 1 (de la reserva)

{{custom_field_2}} - campo adicional 2 (de la reserva)

{{custom_field_3}} - campo adicional 3 (de la reserva)

{{cars_custom_field_1}} - campo adicional 1 (del vehículo)

{{cars_custom_field_2}} - campo adicional 2 (del vehículo)

{{cars_custom_field_3}} - campo adicional 3 (del vehículo)

{{sign_start}} - firma en la entrega

{{sign_end}} - firma en la devolución

{{page_brake}} - comenzar en una nueva página