Generación de documentos en CRM RentProg

RentProg implementa dos sistemas de generación de documentos: basado en archivos en formato DOCX (MS Word) y PDF.

sistema de plantillas DOCX

Este sistema se utiliza por defecto. Para utilizarlo es necesario descargar una plantilla en formato docx (MS Word) con las variables ordenadas. La lista de variables está disponible en esta página.

Desventajas

Es imposible enviar un documento a un cliente desde RentProg; primero debe generar el archivo y luego enviarlo utilizando el método requerido.
Durante la generación, se crea un archivo. Todos los documentos deben estar en un solo archivo.
No puedes insertar imágenes durante la generación; solo puedes insertar una imagen en la plantilla por adelantado.
Sin cifrado ni firma electrónica. Cualquier usuario puede editar el documento.

Ventajas

Formato sencillo.
Plantillas fáciles de crear. Debe abrir el archivo en cualquier editor de texto que admita archivos docx, por ejemplo, Yandex Documents, y configurar las variables necesarias.
Generación rápida.

Cargando plantillas para generación de documentos

Para generar automáticamente todos los documentos de alquiler con un solo clic, primero que nada, debe preparar plantillas para el acuerdo y el certificado de transferencia y aceptación y cargarlas en la pestaña Plantillas de configuración de la empresa. Puede tomar los formularios de documentos de su organización e insertar en ellos variables para los datos que el programa completará automáticamente, o descargar nuestra plantilla de acuerdo, disponible en la misma sección de configuración, y realizar cambios para adaptarla a su organización. Este mismo contrato sirve como plantilla para organizar las variables en su formulario de contrato. La lista de variables está disponible en esta página. La formación de un acuerdo o la realización de cambios en una plantilla existente se deben realizar en Microsoft Word. o cualquier otro editor de texto que admita el formato docx. Por ejemplo, puede descargar esta plantilla. Todas las variables están disponibles para formatear texto. Aquellos. Si escribió algún tipo de variable y la resaltó en negrita y aumentó el tamaño de fuente, al generar documentos, los datos sustituidos tendrán el mismo formato.

Después de preparar los formularios de documentos con variables, se deben cargar usando el cuadro de diálogo de selección de documentos, en la misma sección de la configuración de la empresa, o simplemente arrastrando el archivo a la ventana especificada.

Se deben repetir las mismas operaciones para crear un contrato y otros documentos para personas jurídicas, una plantilla de renovación y emitir una factura para la organización.

Es posible cargar una plantilla única en cada coche. Para hacer esto, vaya a la tarjeta del automóvil, pestaña Plantillas y repita los pasos descritos anteriormente.

Si necesita realizar cambios en plantillas ya generadas, no es necesario que repita todo el procedimiento. Simplemente haga clic en el botón "Descargar actual" en el cuadro de diálogo de carga del documento. Se descargará el formulario generado en la etapa anterior. Después de realizar los cambios necesarios, descargue nuevamente el archivo corregido utilizando el método anterior.

Una vez completada la descarga de los formularios, puede ir a la tarjeta de reserva y hacer clic en el icono verde "documento".

Se generará y descargará un fichero con documentos que contienen los datos del cliente y otros datos según la reserva. Luego se puede imprimir el archivo.

sistema de plantillas PDF

Desventajas

El proceso de creación y formato de una plantilla es bastante complejo.
Formato limitado de forma predeterminada (pero hay una opción para usar HTML)
No puede editar el archivo generado. Si se comete algún error se deberá generar nuevamente el documento, realizando correcciones en los datos.

Ventajas

Puedes abandonar completamente el contrato en papel.
Más capacidades que el sistema basado en plantillas docx.
Posibilidad de formatear vía HTML y CSS mediante el atributo de estilo.
Se puede enviar al cliente directamente desde RentProg.
Se admite la firma electrónica digital.
Puedes insertar una imagen de la firma del cliente.

Para utilizar este sistema de plantillas, debe habilitarlo en Configuración de la empresa - pestaña Plantillas cambiar Sistema de plantillas con firma electrónica. Estarán disponibles varias funciones y páginas nuevas.

Para crear una plantilla en este sistema, debe ir a la página Plantillas en el menú superior derecho. Para crear una nueva plantilla, debe hacer clic en el botón azul Nueva plantilla. En el primer campo, debe seleccionar el tipo de plantilla que se creará y luego ingresar el nombre. También es posible vincular una plantilla a un coche específico. Un editor de texto aparecerá debajo. De forma predeterminada, contiene una lista de variables disponibles con sus descripciones. En un editor de texto necesitas escribir el documento requerido (puedes copiar/pegar desde uno existente). El editor de texto admite formatos limitados, pero en la mayoría de los casos es suficiente. Si este formato no es suficiente, este editor admite la inserción de código HTML con el que puede crear el formato deseado.

Veamos varias variables por separado.

{{page_brake}} - esta variable lleva los datos después de esta variable a la página siguiente.

{{sign_start}} - Variable para insertar una imagen de la firma del cliente recibida al inicio de la reserva.

{{sign_end}} - Variable para insertar una imagen de la firma del cliente recibida al final de la reserva.

El sistema de variables admite una serie de funciones, más detalles aquí.

Para insertar imágenes, necesita convertirlas a formato de texto, esto se puede hacer aquí. El texto resultante se puede insertar a través de la herramienta para agregar imágenes. O simplemente pegue un enlace a la imagen.

Cuando se genera, el documento se cifra y se firma con una firma electrónica digital. Gracias a esto, el documento no se puede cambiar ni editar. En muchos países, la firma electrónica digital se reconoce como prueba de autenticidad.