การสร้างเอกสาร
RentProg ใช้ระบบสร้างเอกสารสองระบบ: ขึ้นอยู่กับไฟล์ในรูปแบบ DOCX (MS Word) และ PDF
ระบบเทมเพลต DOCX
ระบบนี้ถูกใช้เป็นค่าเริ่มต้น หากต้องการใช้งาน คุณต้องดาวน์โหลดเทมเพลตในรูปแบบ docx (MS Word) โดยมีการจัดเรียงตัวแปรไว้ รายการตัวแปรมีในหน้านี้
ข้อเสีย
- เป็นไปไม่ได้ที่จะส่งเอกสารไปยังลูกค้าจาก RentProg คุณต้องสร้างไฟล์ก่อน จากนั้นจึงส่งโดยใช้วิธีที่ต้องการ
- ระหว่างการสร้าง ไฟล์หนึ่งไฟล์จะถูกสร้างขึ้น เอกสารทั้งหมดจะต้องอยู่ในไฟล์เดียว
- คุณไม่สามารถแทรกรูปภาพระหว่างการสร้างได้ คุณสามารถแทรกรูปภาพลงในเทมเพลตล่วงหน้าได้เท่านั้น
- ไม่มีการเข้ารหัสหรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ใช้ทุกคนสามารถแก้ไขเอกสารได้
ข้อดี
- การจัดรูปแบบง่าย
- สร้างเทมเพลตได้ง่าย คุณต้องเปิดไฟล์ในโปรแกรมแก้ไขข้อความที่รองรับไฟล์ docx เช่น เอกสาร Yandex และตั้งค่าตัวแปรที่จำเป็น
- รุ่นที่รวดเร็ว
กำลังโหลดเทมเพลตสำหรับการสร้างเอกสาร
หากต้องการสร้างเอกสารการเช่าทั้งหมดโดยอัตโนมัติในคลิกเดียว ก่อนอื่น คุณต้องเตรียมเทมเพลตสำหรับข้อตกลงและใบรับรองการโอนและการยอมรับ และอัปโหลดไปยังแท็บ เทมเพลตการตั้งค่าบริษัท คุณสามารถใช้แบบฟอร์มเอกสารขององค์กรของคุณและแทรกตัวแปรลงในแบบฟอร์มสำหรับข้อมูลที่โปรแกรมจะกรอกโดยอัตโนมัติ หรือดาวน์โหลดเทมเพลตข้อตกลงของเราซึ่งมีอยู่ในส่วนการตั้งค่าเดียวกัน และทำการเปลี่ยนแปลงให้เหมาะกับองค์กรของคุณ สัญญาเดียวกันนี้ทำหน้าที่เป็นเทมเพลตสำหรับการจัดเรียงตัวแปรในแบบฟอร์มสัญญาของคุณ รายการตัวแปรมีอยู่ในในหน้านี้ การจัดทำข้อตกลงหรือการเปลี่ยนแปลงเทมเพลตที่มีอยู่จะต้องดำเนินการใน Microsoft Word หรือโปรแกรมแก้ไขข้อความอื่น ๆ ที่รองรับรูปแบบ docx ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตนี้ ตัวแปรทั้งหมดพร้อมใช้งานสำหรับการจัดรูปแบบข้อความ เหล่านั้น. หากคุณเขียนตัวแปรบางประเภทและไฮไลต์เป็นตัวหนาและเพิ่มขนาดตัวอักษร จากนั้นเมื่อสร้างเอกสาร ข้อมูลที่ถูกแทนที่จะมีการจัดรูปแบบเหมือนกัน
หลังจากเตรียมแบบฟอร์มเอกสารพร้อมตัวแปรแล้ว จะต้องโหลดโดยใช้กล่องโต้ตอบการเลือกเอกสาร ในส่วนเดียวกันของการตั้งค่าบริษัท หรือเพียงลากไฟล์ลงในหน้าต่างที่ระบุ
ต้องทำซ้ำการดำเนินการเดียวกันเพื่อสร้างข้อตกลงและเอกสารอื่นๆ สำหรับนิติบุคคล เทมเพลตสำหรับการต่ออายุ และการออกใบแจ้งหนี้สำหรับองค์กร
สามารถโหลดเทมเพลตที่ไม่ซ้ำกันลงในรถแต่ละคันได้ ในการดำเนินการนี้ ไปที่การ์ดรถยนต์ แท็บ เทมเพลต และทำซ้ำขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น
หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเทมเพลตที่สร้างไว้แล้ว คุณไม่จำเป็นต้องทำซ้ำขั้นตอนทั้งหมด เพียงคลิกปุ่ม "ดาวน์โหลดปัจจุบัน" ในกล่องโต้ตอบการอัปโหลดเอกสาร แบบฟอร์มของคุณที่สร้างในขั้นตอนก่อนหน้าจะถูกดาวน์โหลด หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นแล้ว ให้ดาวน์โหลดไฟล์ที่แก้ไขอีกครั้งโดยใช้วิธีการข้างต้น
หลังจากดาวน์โหลดแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถไปที่บัตรสำรองที่นั่งและคลิกที่ไอคอน “เอกสาร” สีเขียว
ไฟล์ที่มีเอกสารที่มีข้อมูลของลูกค้าและข้อมูลอื่น ๆ ตามการจองจะถูกสร้างและดาวน์โหลด จากนั้นจะสามารถพิมพ์ไฟล์ได้
ระบบเทมเพลต PDF
ข้อเสีย
- กระบวนการสร้างและจัดรูปแบบเทมเพลตค่อนข้างซับซ้อน
- การจัดรูปแบบที่จำกัดโดยค่าเริ่มต้น (แต่มีตัวเลือกให้ใช้ HTML)
- คุณไม่สามารถแก้ไขไฟล์ที่สร้างขึ้นได้ หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น จะต้องสร้างเอกสารอีกครั้ง โดยทำการแก้ไขข้อมูล
ข้อดี
- คุณสามารถละทิ้งสัญญาฉบับกระดาษได้อย่างสมบูรณ์
- ความสามารถมากกว่าระบบตามเทมเพลต docx
- ความเป็นไปได้ในการจัดรูปแบบผ่าน HTML และ CSS ผ่านแอตทริบิวต์ style
- สามารถส่งถึงลูกค้าได้โดยตรงจาก RentProg
- รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ดิจิทัล
- คุณสามารถแทรกรูปภาพลายเซ็นของลูกค้าได้
หากต้องการใช้ระบบเทมเพลตนี้ คุณต้องเปิดใช้งานใน การตั้งค่าบริษัท - แท็บ เทมเพลต สลับ ระบบเทมเพลตพร้อมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ฟังก์ชันและหน้าใหม่จำนวนหนึ่งจะพร้อมให้คุณใช้งาน
หากต้องการสร้างเทมเพลตในระบบนี้ คุณต้องไปที่หน้า เทมเพลต ในเมนูด้านบนขวา หากต้องการสร้างเทมเพลตใหม่ คุณต้องคลิกปุ่มสีน้ำเงิน เทมเพลตใหม่ ในฟิลด์แรก คุณต้องเลือกประเภทของเทมเพลตที่จะสร้าง จากนั้นป้อนชื่อ นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อมโยงเทมเพลตกับรถยนต์เฉพาะได้อีกด้วย โปรแกรมแก้ไขข้อความจะปรากฏขึ้นด้านล่าง โดยค่าเริ่มต้น จะมีรายการตัวแปรที่มีอยู่พร้อมคำอธิบาย ในโปรแกรมแก้ไขข้อความ คุณต้องเขียนเอกสารที่จำเป็น (คุณสามารถคัดลอก/วางจากเอกสารที่มีอยู่ได้) โปรแกรมแก้ไขข้อความรองรับการจัดรูปแบบที่จำกัด แต่ในกรณีส่วนใหญ่ก็เพียงพอแล้ว หากการจัดรูปแบบนี้ไม่เพียงพอ โปรแกรมแก้ไขนี้รองรับการแทรกโค้ด HTML ซึ่งคุณสามารถสร้างการจัดรูปแบบที่ต้องการได้
ลองดูตัวแปรหลายๆ ตัวแยกกัน
{{page_brake}} - ตัวแปรนี้จะนำข้อมูลตามหลังตัวแปรนี้ไปยังหน้าถัดไป
{{sign_start}} - ตัวแปรสำหรับการแทรกรูปภาพลายเซ็นของลูกค้าที่ได้รับเมื่อเริ่มต้นการจอง
{{sign_end}} - ตัวแปรสำหรับการแทรกรูปภาพลายเซ็นของลูกค้าที่ได้รับเมื่อสิ้นสุดการจอง
ระบบตัวแปรรองรับฟังก์ชันต่างๆ มากมาย โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่นี่
หากต้องการแทรกรูปภาพ คุณต้องแปลงเป็นรูปแบบข้อความ ซึ่งสามารถทำได้ที่นี่ ข้อความที่ได้สามารถแทรกผ่านเครื่องมือเพิ่มรูปภาพได้ หรือเพียงวางลิงก์ไปยังรูปภาพ
เมื่อสร้างขึ้น เอกสารจะถูกเข้ารหัสและลงนามด้วย ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ดิจิทัล ด้วยเหตุนี้จึงไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขเอกสารได้ ในหลายประเทศ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ดิจิทัลได้รับการยอมรับว่าเป็นการพิสูจน์ความถูกต้อง