Generazione di documenti

RentProg implementa due sistemi di generazione dei documenti: basato su file in formato DOCX (MS Word) e PDF.

Sistema di modelli DOCX

Questo sistema viene utilizzato per impostazione predefinita. Per utilizzarlo è necessario scaricare un modello in formato docx (MS Word) con le variabili disposte. L'elenco delle variabili è disponibile su questa pagina.

Contro

  • È impossibile inviare un documento a un cliente da RentProg; devi prima generare il file, quindi inviarlo utilizzando il metodo richiesto.
  • Durante la generazione, viene creato un file. Tutti i documenti devono essere in un unico file.
  • Non è possibile inserire immagini durante la generazione; puoi solo inserire un'immagine nel modello in anticipo.
  • Nessuna crittografia o firma elettronica. Qualsiasi utente può modificare il documento.

Vantaggi

  • Formattazione semplice.
  • Modelli facili da creare. Devi aprire il file in qualsiasi editor di testo che supporti i file docx, ad esempio Yandex Documents e impostare le variabili necessarie.
  • Generazione veloce.

Caricamento dei modelli per la generazione del documento

Per generare automaticamente tutti i documenti di noleggio in un clic, devi prima preparare i modelli per il contratto e il certificato di trasferimento e accettazione e caricarli nella scheda Modelli Impostazioni Aziendali. Puoi prendere i moduli dei documenti della tua organizzazione e inserirvi delle variabili per i dati che il programma compilerà automaticamente, oppure scaricare il nostro modello di accordo, disponibile nella stessa sezione delle impostazioni, e modificarlo per adattarlo alla tua organizzazione. Questo stesso contratto funge da modello per organizzare le variabili nel modulo di contratto. L'elenco delle variabili è disponibile in questa pagina. La formazione di un accordo o l'apporto di modifiche a un modello esistente devono essere eseguite in Microsoft Word o qualsiasi altro editor di testo che supporti il formato docx. Ad esempio, puoi scaricare questo modello. Tutte le variabili sono disponibili per la formattazione del testo. Quelli. se hai scritto qualche tipo di variabile e l'hai evidenziata in grassetto e hai aumentato la dimensione del carattere, durante la generazione di documenti, i dati sostituiti avranno la stessa formattazione.

Dopo aver preparato i moduli documento con variabili, è necessario caricarli utilizzando la finestra di dialogo di selezione del documento, nella stessa sezione delle impostazioni aziendali, o semplicemente trascinando il file nella finestra specificata.

Le stesse operazioni devono essere ripetute per creare un contratto e altri documenti per le persone giuridiche, un modello per il rinnovo e l'emissione di una fattura per l'organizzazione.

È possibile caricare un modello univoco in ciascuna auto. Per fare ciò, vai alla scheda dell'auto, scheda Modelli e ripeti i passaggi sopra descritti.

Se è necessario apportare modifiche a modelli già generati, non è necessario ripetere l'intera procedura. Basta fare clic sul pulsante "Scarica corrente" nella finestra di dialogo di caricamento del documento. Il modulo generato nella fase precedente verrà scaricato. Dopo aver apportato le modifiche necessarie, scarica nuovamente il file corretto utilizzando il metodo sopra.

Una volta completato il download dei moduli, puoi andare alla scheda di prenotazione e cliccare sull'icona verde “documento”.

Verrà generato e scaricato un file con i documenti contenenti i dati del cliente e altri dati in base alla prenotazione. Il file può quindi essere stampato.

Sistema di modelli PDF

Contro

  • Il processo di creazione e formattazione di un modello è piuttosto complesso.
  • Formattazione limitata per impostazione predefinita (ma esiste un'opzione per utilizzare HTML)
  • Non è possibile modificare il file generato. Se viene commesso un errore, il documento deve essere generato nuovamente, apportando correzioni ai dati.

Vantaggi

  • Puoi abbandonare completamente il contratto cartaceo.
  • Più funzionalità rispetto al sistema basato su modelli docx.
  • Possibilità di formattazione tramite HTML e CSS tramite l'attributo style.
  • Può essere inviato al cliente direttamente da RentProg.
  • La firma elettronica digitale è supportata.
  • Puoi inserire un'immagine della firma del cliente.

Per utilizzare questo sistema di modelli, è necessario abilitarlo in Impostazioni azienda - scheda Modelli interruttore Sistema di modelli con firma elettronica. Saranno disponibili numerose nuove funzioni e pagine.

Per creare un modello in questo sistema, devi andare alla pagina Modelli nel menu in alto a destra. Per creare un nuovo modello è necessario fare clic sul pulsante blu Nuovo modello. Nel primo campo è necessario selezionare il tipo di modello da creare, quindi inserire il nome. È anche possibile collegare un modello ad un'auto specifica. Di seguito verrà visualizzato un editor di testo. Per impostazione predefinita, contiene un elenco di variabili disponibili con le relative descrizioni. In un editor di testo devi scrivere il documento richiesto (puoi copiare/incollare da uno esistente). L'editor di testo supporta una formattazione limitata, ma nella maggior parte dei casi è sufficiente. Se questa formattazione non è sufficiente, questo editor supporta l'inserimento del codice HTML con cui puoi creare la formattazione desiderata.

Diamo un'occhiata a diverse variabili separatamente.

{{page_brake}} - questa variabile trasporta i dati dopo questa variabile alla pagina successiva.

{{sign_start}} - variabile per l'inserimento dell'immagine della firma del cliente ricevuta all'inizio della prenotazione.

{{sign_end}} - variabile per l'inserimento dell'immagine della firma del cliente ricevuta al termine della prenotazione.

Il sistema di variabili supporta una serie di funzioni, maggiori dettagli qui.

Per inserire immagini, devi convertirle in formato testo, questo può essere fatto qui. Il testo risultante può essere inserito tramite lo strumento di aggiunta immagini. Oppure semplicemente incolla un collegamento all'immagine.

Una volta generato, il documento viene crittografato e firmato con una firma elettronica digitale. Grazie a ciò, il documento non può essere cambiato o modificato. In molti paesi la firma elettronica digitale è riconosciuta come prova di autenticità.