Principali tipologie di prenotazioni

Prenotazioni attive

In cima all'elenco vengono visualizzate le prenotazioni per le auto attualmente in viaggio (con il cliente) o partite per altri motivi (se è stata effettuata una prenotazione tecnica). La tabella fornisce le informazioni di base sulla prenotazione. Cliccando sull'icona nella colonna Cl.status è possibile modificare lo stato della prenotazione (maggiori dettagli nella sezione Stati della prenotazione). Facendo clic sulla colonna Nota è possibile modificare ulteriori informazioni sulla prenotazione. Facendo clic sulla colonna Responsabile(responsabile), è possibile selezionare o modificare il dipendente responsabile dell'emissione o della ricezione dell'auto per la prenotazione specificata. Quando assegnato come dipendente responsabile, un dipendente riceve una notifica. Dopo aver completato l'attività corrispondente (ricezione/emissione), il collegamento della persona incaricata alla prenotazione viene ripristinato.

L'icona nella colonna Pagamento indica lo stato dei pagamenti con il cliente per la prenotazione corrispondente: pagato per intero, pagato in eccesso o sottopagato.

Di seguito sono riportate le prenotazioni per le auto non ancora emesse. Da questo elenco, se necessario, viene effettuata una ricerca di prenotazione per ottenere le informazioni rilevanti, apportare modifiche, emettere o ricevere un'auto ed eseguire altre azioni necessarie.

Prenotazioni inattive

Questo elenco mostra 4 tipi di prenotazioni.

- prenotazioni ricevute tramite il modulo d'ordine auto online sul vostro sito web, l'addetto al noleggio deve elaborarle, chiarire i dettagli dell'ordine con il cliente, confermare la prenotazione e attivarla, dopodiché passerà all'elenco delle prenotazioni attive

- le prenotazioni create e poi disattivate per un motivo o per un altro (ad esempio rifiuto del cliente) sono soggette ad archiviazione previa verifica da parte del responsabile dell'ufficio commerciale (responsabile)

- le prenotazioni delle auto accettate (prenotazioni partite) sono soggette ad archiviazione previa verifica da parte del responsabile dell'ufficio commerciale (responsabile)

- in fondo all'elenco delle prenotazioni inattive, nel blocco Rimborsi della Caparra, compaiono le prenotazioni con restituzione differita della caparra (se tale operazione è stata effettuata); sono soggetti ad archiviazione dopo la restituzione del deposito al cliente e la verifica

Nelle prenotazioni inattive è possibile filtrare per data di inizio/fine, filtrare per stato della prenotazione (status), ricerca per parametri: codice auto, cognome del cliente, numero di prenotazione e altri parametri. E c'è la possibilità di esportare in formato tabellare.

Archivio

L'archivio prenotazioni è suddiviso in due sottosezioni (la selezione si effettua premendo il pulsante corrispondente):

- Prenotazioni partite – prenotazioni per auto noleggiate e restituite;

- tutte le prenotazioni – questo è un elenco di tutte le prenotazioni partite e non partite, cioè prenotazioni che sono state create, ma per un motivo o per l'altro le auto non sono state fornite (ad esempio, non c'erano posti gratuiti auto o il cliente ha cambiato idea)

Ti consigliamo di conservare tutte le prenotazioni create (ad eccezione di quelle di prova e duplicate) in un archivio. Portato via - per ovvi motivi, se è necessario scoprire chi aveva l'auto in determinate date in passato (ad esempio, è stata ricevuta una multa). Non partito: per l'analisi (qual era la domanda non soddisfatta o i motivi del rifiuto) e, in caso di rilascio non pianificato di un'auto, puoi offrirla a un cliente per il quale in precedenza non c'erano auto gratuite.

Nell'archivio è stata creata la funzionalità per la ricerca rapida delle prenotazioni per data di inizio/fine, data di occorrenza e parametri: codice vettura, cognome cliente, numero di prenotazione. E c'è la possibilità di esportare in formato tabellare.

Nell'elenco delle prenotazioni archiviate sono disponibili le seguenti operazioni per lavorare con le prenotazioni:

- visualizzazione della scheda di prenotazione - effettuata facendo doppio clic sulla riga di prenotazione o premendo il pulsante Informazioni dettagliate sulla prenotazione

- annullare l'archiviazione della prenotazione - spostare la prenotazione dall'archivio all'elenco delle prenotazioni inattive, per un'ulteriore elaborazione, ad esempio, se la prenotazione è stata rifiutata e poi sei riuscito a ritirare un'auto

- eliminare una prenotazione dall'archivio (la funzione è disponibile solo per i dipendenti con diritti di "manager" e superiori), la funzione è progettata per eliminare le prenotazioni non necessarie (ad esempio duplicati), eliminare le prenotazioni che sono state affittate non consigliato, per evitare errori di comparsa nel programma.