Principaux types de réservations

Réservations actives

En tête de liste sont affichées les réservations pour les voitures actuellement en circulation (avec le client) ou parties pour d'autres raisons (si une réservation technique a été effectuée). Le tableau fournit des informations de base sur la réservation. En cliquant sur l'icône dans la colonne Cl.status, vous pouvez modifier le statut de la réservation (plus de détails dans la section Statuts de réservation). En cliquant sur la colonne Note, vous pouvez modifier des informations supplémentaires sur la réservation. En cliquant sur la colonne Responsable(responsable), vous pouvez sélectionner ou modifier l'employé responsable de l'émission ou de la réception de la voiture pour la réservation spécifiée. Lorsqu'il est affecté en tant qu'employé responsable, un employé reçoit une notification. Après avoir réalisé la tâche correspondante (réception/émission), le lien du responsable à la réservation est réinitialisé.

L'icône dans la colonne Paiement indique l'état des règlements avec le client pour la réservation correspondante : payé en totalité, trop-payé ou sous-payé.

Vous trouverez ci-dessous les réservations de voitures qui n'ont pas encore été émises. A partir de cette liste, si nécessaire, une recherche de réservation est effectuée pour obtenir les informations pertinentes, apporter des modifications, émettre ou recevoir une voiture et effectuer d'autres actions nécessaires.

Réservations inactives

Cette liste présente 4 types de réservations.

- les réservations reçues via le formulaire de commande de voiture en ligne sur votre site Internet, l'employé de location doit les traiter, clarifier les détails de la commande avec le client, confirmer la réservation et l'activer, après quoi elle ira à la liste des réservations actives

- les réservations créées puis désactivées pour une raison ou une autre (par exemple refus du client) font l'objet d'un archivage après vérification par le chef du service commercial (responsable)

- les réservations des voitures acceptées (réservations départ) font l'objet d'un archivage après vérification par le chef du service commercial (responsable)

- en bas de la liste des réservations inactives, dans le bloc Remboursements des acomptes apparaissent les réservations avec restitution différée de l'acompte (si une telle opération a été réalisée) ; ils font l'objet d'un archivage après restitution de l'acompte au client et vérification

Dans les réservations inactives, il est possible de filtrer par date de début/fin, de filtrer par statut de réservation (statut), de rechercher par paramètres : code de voiture, nom de famille du client, numéro de réservation et autres paramètres. Et il y a la possibilité d'exporter sous un format tabulaire.

Archiver

L'archive des réservations est divisée en deux sous-sections (la sélection se fait en appuyant sur le bouton correspondant) :

- réservations de départ – réservations de voitures louées et restituées ;

- toutes les réservations – il s'agit d'une liste de toutes les réservations qui sont parties et qui ne sont pas parties, c'est-à-dire les réservations qui ont été créées, mais pour une raison ou une autre les voitures n'ont pas été fournies (par exemple, il n'y avait pas de réservations gratuites). voitures ou le client a changé d'avis)

Nous vous recommandons de stocker toutes les réservations créées (à l'exception des réservations de test et des doubles) dans une archive. Chassé - pour des raisons évidentes, si vous avez besoin de savoir qui possédait la voiture à certaines dates dans le passé (par exemple, une amende a été reçue). Non parti - pour l'analyse (quelle était la demande non satisfaite ou les raisons des refus) et, en cas de libération imprévue d'une voiture, vous pouvez la proposer à un client pour qui il n'y avait pas de voiture gratuite auparavant.

L'archive a créé une fonctionnalité permettant de rechercher rapidement des réservations par date de début/fin, date d'occurrence et paramètres : code de voiture, nom de famille du client, numéro de réservation. Et il y a la possibilité d'exporter sous un format tabulaire.

Les opérations suivantes pour travailler avec les réservations sont disponibles dans la liste des réservations archivées :

- visualisation de la fiche de réservation - se fait en double-cliquant sur la ligne de réservation ou en appuyant sur le bouton Informations détaillées sur la réservation

- désarchiver la réservation - déplacer la réservation des archives vers la liste des réservations inactives, pour un traitement ultérieur, par exemple, si la réservation a été rejetée et que vous avez ensuite réussi à récupérer une voiture

- supprimer une réservation de l'archive (la fonction n'est disponible que pour les salariés disposant des droits « manager » et supérieurs), la fonction est conçue pour supprimer les réservations inutiles (par exemple les doublons), supprimer les réservations qui ont été louées non recommandées, afin d'éviter les erreurs d'apparition dans le programme.