Generowanie dokumentów
W RentProg zaimplementowane są dwa systemy generowania dokumentów: na podstawie plików w formacie DOCX (MS Word) oraz PDF.
System szablonów DOCX
Ten system jest używany domyślnie. Aby z niego korzystać, należy wgrać szablon w formacie docx (MS Word) z rozmieszczonymi zmiennymi. Lista zmiennych dostępna jest na tej stronie.
Wady
- Nie można wysłać dokumentu do klienta z RentProg – najpierw trzeba wygenerować plik, a następnie przesłać go wybraną metodą.
- Przy generowaniu tworzony jest jeden plik. Wszystkie dokumenty muszą być w jednym pliku.
- Nie można wstawiać obrazów podczas generowania, można tylko wstawić obraz do szablonu z wyprzedzeniem.
- Brak szyfrowania i podpisu elektronicznego. Każdy użytkownik może edytować dokument.
Zalety
- Łatwe formatowanie.
- Łatwe tworzenie szablonów. Wystarczy otworzyć plik w dowolnym edytorze tekstu obsługującym pliki docx, np. Dokumenty Yandex, i rozmieścić potrzebne zmienne.
- Szybkie generowanie.
Wgrywanie szablonów do generowania dokumentów
Aby automatycznie tworzyć wszystkie dokumenty najmu jednym kliknięciem, w pierwszej kolejności należy przygotować szablony umowy i protokołu zdawczo-odbiorczego i wgrać je w Ustawieniach firmy -> zakładka Szablony. Możesz wziąć druki dokumentów swojej organizacji i wstawić do nich zmienne dla danych, które program będzie uzupełniał automatycznie, lub pobrać nasz szablon umowy dostępny w tym samym dziale ustawień i dostosować go do swojej organizacji. Ta sama umowa służy jako wzór do rozmieszczenia zmiennych w Twoim formularzu umowy. Lista zmiennych dostępna jest na tej stronie. Tworzenie umowy lub wprowadzanie zmian do istniejącego szablonu należy wykonywać w programie Microsoft Word lub innym edytorze tekstu obsługującym format docx. Jako przykład możesz pobrać ten szablon. Wszystkie zmienne są dostępne do formatowania tekstu. Tzn. jeśli napisałeś jakąś zmienną i pogrubiłeś ją oraz zwiększyłeś rozmiar czcionki, to przy generowaniu dokumentów podstawione dane będą miały takie samo formatowanie.
Po przygotowaniu druków dokumentów ze zmiennymi należy wgrać je za pomocą okna dialogowego wyboru dokumentów w tym samym dziale ustawień firmy, lub przez przeciągnięcie pliku do wskazanego okna.
Te same operacje należy powtórzyć dla tworzenia umowy i innych dokumentów dla osób prawnych, szablonu przedłużenia i wystawiania faktur dla organizacji.
Dostępna jest możliwość wgrania unikalnego szablonu do każdego pojazdu. W tym celu należy przejść do karty pojazdu, zakładka Szablony i powtórzyć czynności opisane powyżej.
Jeśli zachodzi potrzeba wprowadzenia poprawek do już przygotowanych szablonów, nie ma konieczności powtarzania całej procedury od początku. Wystarczy w oknie dialogowym wgrywania dokumentów kliknąć przycisk «Pobierz bieżący». Pobierze się Twój druk przygotowany na poprzednim etapie. Po wprowadzeniu niezbędnych zmian powtórz wgrywanie poprawionego pliku metodą opisaną powyżej.
Po zakończeniu wgrywania druków możesz wejść do karty rezerwacji i kliknąć zieloną ikonę «dokument».
Nastąpi wygenerowanie i pobranie pliku z dokumentami, do których wprowadzono dane klienta i pozostałe dane zgodnie z rezerwacją. Następnie plik można wydrukować.
System szablonów PDF
Wady
- Dość skomplikowany proces tworzenia i formatowania szablonu.
- Ograniczone formatowanie domyślne (ale istnieje możliwość użycia HTML)
- Nie można edytować wygenerowanego pliku. Jeśli popełniono błąd, dokument należy wygenerować ponownie po wprowadzeniu poprawek do danych.
Zalety
- Można całkowicie zrezygnować z papierowej umowy.
- Szersze możliwości niż system oparty na szablonach docx.
- Możliwość formatowania przez HTML i CSS za pomocą atrybutu style.
- Można przesyłać klientowi bezpośrednio z RentProg.
- Obsługiwany cyfrowy podpis elektroniczny.
- Można wstawiać obraz podpisu klienta.
Aby korzystać z tego systemu szablonów, należy go włączyć w Ustawieniach firmy - zakładka Szablony, przełącznik System szablonów z podpisem elektronicznym. Staną się dostępne nowe funkcje i strony.
Aby utworzyć szablon w tym systemie, należy przejść na stronę Szablony w menu w prawym górnym rogu. Aby utworzyć nowy szablon, należy kliknąć niebieski przycisk Nowy szablon. W pierwszym polu należy wybrać rodzaj tworzonego szablonu, a następnie wpisać nazwę. Możliwe jest też powiązanie szablonu z konkretnym pojazdem. Poniżej pojawi się edytor tekstu. W nim domyślnie wyświetlana jest lista dostępnych zmiennych z ich opisem. W edytorze tekstu należy napisać potrzebny dokument (można skopiować/wkleić z istniejącego). Edytor tekstu obsługuje ograniczone formatowanie, ale w większości przypadków jest ono wystarczające. Jeśli to formatowanie jest niewystarczające, edytor obsługuje wstawianie kodu HTML, dzięki któremu można uzyskać potrzebne formatowanie.
Zatrzymajmy się oddzielnie na kilku zmiennych.
{{page_brake}} - ta zmienna przenosi dane po tej zmiennej na następną stronę.
{{sign_start}} - zmienna do wstawiania obrazu podpisu klienta uzyskanego przy rozpoczęciu rezerwacji.
{{sign_end}} - zmienna do wstawiania obrazu podpisu klienta uzyskanego przy zakończeniu rezerwacji.
System zmiennych obsługuje szereg funkcji, więcej szczegółów tutaj.
Przy generowaniu dokument jest szyfrowany i podpisywany cyfrowym podpisem elektronicznym. Dzięki temu dokument nie może być zmieniony ani edytowany. W wielu krajach cyfrowy podpis elektroniczny jest uznawany jako potwierdzenie autentyczności.
Zmienne do tworzenia szablonu umowy w systemie PDF
{{date}} - data w formacie "DD/MM/YY"
{{date_short}} - data w formacie "DD/MM"
{{first_name}} - Imię
{{middle_name}} - Drugie imię
{{last_name}} - Nazwisko
{{booking_id}} - Nr rezerwacji
{{client_id}} - Nr klienta
{{car_id}} - Nr pojazdu
{{date_birth}} - data urodzenia
{{passport_series}} - seria paszportu
{{passport_number}} - Nr paszportu
{{passport_issued}} - Wydany przez
{{driver_series}} - Seria prawa jazdy
{{driver_number}} - Nr prawa jazdy
{{driver_issued}} - prawo jazdy wydane
{{page_brake}} - rozpocznij od nowej strony
{{country}} - kraj klienta
{{city}} - miasto klienta
{{address}} - adres klienta
{{phone}} - telefon klienta
{{email}} - EMAIL
{{start_date}} - data i godzina rozpoczęcia wynajmu
{{end_date}} - data i godzina zakończenia wynajmu
{{start_date_short}} - data rozpoczęcia wynajmu
{{end_date_short}} - data zakończenia wynajmu
{{location_start}} - miejsce rozpoczęcia wynajmu
{{location_end}} - miejsce zakończenia wynajmu
{{delivery_start}} - koszt dostawy
{{delivery_end}} - koszt odbioru
{{equipment}} - koszt wyposażenia
{{additional_hours}} - dodatkowy czas
{{hours_cost}} - koszt dodatkowego czasu
{{equipment}} - koszt wyposażenia
{{add_drivers_cost}} - koszt dodatkowych kierowców
{{insurance}} - koszt dodatkowego ubezpieczenia
{{clean}} - koszt myjni
{{other}} - koszt «Inne»
{{sale}} - rabat w procentach
{{sale_cash}} - rabat w walucie
{{total}} - całkowity koszt bez kaucji
{{total_with_deposit}} - całkowity koszt z kaucją
{{prepaid}} - kwota wszystkich bieżących płatności (przedpłata)
{{start_mileage}} - przebieg pojazdu przy wydaniu
{{end_mileage}} - przebieg pojazdu przy odbiorze
{{day_cost}} - cena za dobę bez rabatów
{{price}} - cena za dobę z rabatem
{{cost}} - koszt wynajmu
{{days}} - dób wynajmu
{{car_name}} - nazwa pojazdu
{{car_code}} - kod pojazdu
{{car_number}} - numer rejestracyjny pojazdu
{{car_vin}} - VIN pojazdu
{{car_body}} - Nr nadwozia pojazdu
{{car_pts}} - Nr dokumentu pojazdu
{{car_reg}} - Nr świadectwa rejestracji pojazdu
{{car_color}} - kolor pojazdu
{{car_year}} - rok produkcji pojazdu
{{car_fuel}} - rodzaj paliwa
{{additional_services}} - koszt usług dodatkowych
{{deposit}} - kaucja
{{add_drivers_info}} - dodatkowi kierowcy
{{franchise}} - wysokość franszyzy
{{max_fine}} - maksymalna kara
{{repair_cost}} - koszt naprawy 1 elementu nadwozia
{{custom_field_1}} - pole dodatkowe 1 (z rezerwacji)
{{custom_field_2}} - pole dodatkowe 2 (z rezerwacji)
{{custom_field_3}} - pole dodatkowe 3 (z rezerwacji)
{{cars_custom_field_1}} - pole dodatkowe 1 (z pojazdu)
{{cars_custom_field_2}} - pole dodatkowe 2 (z pojazdu)
{{cars_custom_field_3}} - pole dodatkowe 3 (z pojazdu)
{{sign_start}} - podpis przy wydaniu
{{sign_end}} - podpis przy odbiorze
{{page_brake}} - rozpocznij od nowej strony