Obsługa techniczna

Głównym celem modułu Obsługa jest terminowe powiadamianie pracowników o konieczności przeprowadzenia jakiejkolwiek obsługi, niezależnie od jej rodzaju. Codziennie przeprowadzana jest weryfikacja spełnienia warunków, przy których obsługa okresowa zostanie przeniesiona z zaplanowanych do bieżących. Dla bieżących (aktywnych) obsług weryfikacja nie jest przeprowadzana.

Bieżąca obsługa pojawia się w odpowiedniej sekcji, w karcie pojazdu, a także na stronie głównej w module Na parkingu. Zaplanowaną obsługę można znaleźć w odpowiedniej sekcji, rozwijając wiersz bieżącej obsługi.

Każde przypomnienie można przypisać do określonego kontrahenta, aby w przyszłości widzieć historię interakcji z nim.

W RentProg istnieją trzy rodzaje i cztery typy obsługi.

Rodzaje obsługi

• Obsługa techniczna - wszystko, co dotyczy napraw, obsługi okresowej itp.
• Ubezpieczenia - przypomnienia związane z ubezpieczeniami i podatkami.
• Płatności - przypomnienia o bieżących i nadchodzących płatnościach.

Typy obsługi

• Okresowa - obsługa, którą należy przeprowadzać co równy odstęp czasu lub w zależności od pokonanej odległości (przebiegu). Po zakończeniu tego typu obsługi tworzona jest kopia z aktualnymi parametrami, aktualną datą i przebiegiem. Krok sprawdzania pozostaje bez zmian. Przykład – wymiana oleju silnikowego.
• Jednorazowa - obsługa, którą należy przeprowadzić tylko raz lub gdy perioyczność jest nieznana. Na przykład planowana wymiana opon za 2 tysiące kilometrów.

Przy tworzeniu obsługi okresowej może ona być tylko zaplanowana. Codziennie przeprowadzana jest weryfikacja spełnienia warunków przeniesienia obsługi z zaplanowanej do bieżącej. Przy wyborze typu Według przebiegu weryfikacja będzie obliczana w następujący sposób: Przebieg w momencie przeprowadzenia ostatniej obsługi + (Krok przebiegu - Powiadom na) <= Bieżący przebieg.

Obsługa techniczna

Opis pól

Typ obsługi - w zależności od wybranego parametru sprawdzanie będzie przeprowadzane według przebiegu lub bieżącej daty.

Krytyczność - jak krytyczne (pilne) jest przeprowadzenie obsługi. Może być trzech rodzajów: wysoka (kolor czerwony), średnia (kolor pomarańczowy), niska (kolor szary).

Nazwa - krótka nazwa obsługi; w większości miejsc widoczna jest tylko ona.

Data ostatniej obsługi - data przeprowadzenia ostatniej obsługi. Przy wyborze typu obsługi Według liczby dni parametr ten jest używany do weryfikacji spełnienia warunków, przy których obsługa zostaje przeniesiona z zaplanowanej do bieżącej. Przy wyborze typu obsługi Według przebiegu parametr ten ma charakter informacyjny.

Przebieg w momencie ostatniej obsługi - przebieg pojazdu w momencie przeprowadzenia ostatniej obsługi. Przy wyborze typu obsługi Według przebiegu parametr ten jest używany do weryfikacji spełnienia warunków, przy których obsługa zostaje przeniesiona z zaplanowanej do bieżącej. Przy wyborze typu obsługi Według liczby dni parametr ten ma charakter informacyjny.

Opis - dodatkowe informacje o obsłudze.

Krok przebiegu - krok w kilometrach (milach, węzłach), po którym należy przeprowadzać obsługę okresową. Działa przy wyborze typu obsługi Według przebiegu.

Krok dni - krok w dniach, po którym należy przeprowadzać obsługę okresową. Działa przy wyborze typu obsługi Według liczby dni.

Powiadom na - parametr w dniach lub kilometrach, w zależności od którego obsługa zostanie aktywowana (przeniesiona z zaplanowanej do bieżącej) oraz wysłane zostanie pierwsze powiadomienie o konieczności obsługi. Przy ustawieniu 0 obsługa zostanie aktywowana w dniu spełnienia warunków weryfikacji i wysłane zostanie tylko jedno powiadomienie.

Odpowiedzialni - pracownicy odpowiedzialni za przeprowadzenie i kontrolę obsługi. Przy wyborze odpowiedzialnych powiadomienie zostanie wysłane tylko do nich i na e-mail firmy dla wszystkich powiadomień. Jeśli pole pozostanie puste, powiadomienie zostanie wysłane do wszystkich pracowników. Po prawej stronie znajduje się zielony przycisk wyboru wszystkich pracowników.

Wybierz pojazd - pole wyboru odpowiedniego pojazdu. Po prawej stronie znajduje się zielony przycisk wyboru wszystkich pojazdów.

Tworzenie przypomnienia o obsłudze technicznej

Przypomnienie można utworzyć w sekcji Obsługa techniczna oraz w karcie pojazdu w zakładce Obsługa. Aby je utworzyć, należy kliknąć zieloną ikonę «plus».

W zależności od wybranego typu obsługi dostępne będą różne pola do wypełnienia.

Zakończenie obsługi

Aby zakończyć bieżącą (aktywną) obsługę, należy kliknąć powiadomienie o niej i wprowadzić niezbędne dane. Po zakończeniu obsługi okresowej zostanie utworzona kopia z nowymi danymi. Ważne jest, aby o tym pamiętać i po zakończeniu zawsze sprawdzać poprawność danych. Błędne dane można edytować, klikając ikonę «ołówek».

Ubezpieczenia

Opis pól

Większość pól powtarza się z obsługą techniczną, dlatego opiszemy tylko różniące się.

Data rozpoczęcia ubezpieczenia - data rozpoczęcia ważności polisy ubezpieczeniowej.

Data zakończenia ubezpieczenia - data zakończenia ważności polisy ubezpieczeniowej.

Powiadom na - na ile dni wcześniej wysłać pierwsze powiadomienie o wygaśnięciu polisy ubezpieczeniowej. Przy ustawieniu 0 powiadomienie zostanie wysłane tylko w dniu spełnienia warunków weryfikacji.

Tworzenie powiadomienia o wygaśnięciu polisy ubezpieczeniowej

Przypomnienie można utworzyć w sekcji Ubezpieczenia. Aby je utworzyć, należy kliknąć zieloną ikonę «plus».

Zakończenie ważności ubezpieczenia

Aby zakończyć ważność polisy ubezpieczeniowej, należy kliknąć powiadomienie o jej zakończeniu i wprowadzić niezbędne dane. Po zakończeniu powiadomienia okresowego zostanie utworzona kopia z nowymi danymi, nowymi datami ważności. Ważne jest, aby o tym pamiętać i po zakończeniu zawsze sprawdzać poprawność danych. Błędne dane można edytować, klikając ikonę «ołówek».

Płatności

W tej sekcji można utworzyć przypomnienie o dowolnych płatnościach.

Opis pól

Większość pól powtarza się z obsługą techniczną i ubezpieczeniami, dlatego opiszemy tylko różniące się.

Data dokonania płatności - dzień, w którym dokonano płatności.

Data następnej płatności - data, kiedy planowana jest następna płatność.

Liczba dni, po których należy dokonać płatności - okres płatności w dniach. Przy tworzeniu pole to ma charakter informacyjny i jest niedostępne do zmiany; zmienia się dzięki zmianie dat płatności.

Tworzenie powiadomienia o konieczności dokonania płatności

Przypomnienie można utworzyć w sekcji Płatności. Aby je utworzyć, należy kliknąć zieloną ikonę «plus».

Zakończenie przypomnienia o płatności

Aby zakończyć przypomnienie, należy kliknąć odpowiednie powiadomienie i wprowadzić niezbędne dane. Po zakończeniu powiadomienia okresowego zostanie utworzona kopia z nowymi danymi, nowymi datami konieczności płatności. Ważne jest, aby o tym pamiętać i po zakończeniu zawsze sprawdzać poprawność danych. Błędne dane można edytować, klikając ikonę «ołówek», lub usunąć i utworzyć nowe przypomnienie.