Zarządzanie rezerwacją

Zarządzanie rezerwacją obejmuje wiele różnych działań – omówmy każde z nich szczegółowo.

Generowanie dokumentów MS Word (docx)

MS Word (docx) stanowi główny system szablonów dokumentów w RentProg. Dostępny jest również drugi system szablonów oparty na PDF, opisany poniżej.

Po kliknięciu przycisku Generuj dokumenty następuje wygenerowanie i pobranie dokumentów niezbędnych do sformalizowania wynajmu. Proces przygotowania szablonu umowy opisany jest szczegółowo w sekcji Generowanie dokumentów. Po pobraniu wygenerowanych dokumentów można je edytować w edytorze tekstu i wydrukować.

Generowanie dokumentów PDF

Aby włączyć/wyłączyć drugi system szablonów, należy wejść w Ustawienia firmy -> zakładka Szablony, tam włączyć/wyłączyć przełącznik System szablonów z podpisem elektronicznym. Dzięki temu staną się dostępne nowe przyciski do generowania.

Różowa ikona «dokument» - przeznaczona do generowania dokumentu w formacie PDF.

Niebieska ikona «ołówek z linią» - przeznaczona do zapisywania cyfrowego obrazu podpisu klienta.

Jeśli dostępny jest podpis klienta, dokument zostanie zapisany w repozytorium plików. Lista takich dokumentów będzie dostępna w karcie rezerwacji po wygenerowaniu, pod blokiem Zarządzanie. Pliki te można pobrać lub usunąć.

System ten obsługuje cyfrowy podpis elektroniczny i wizualny podpis klienta. Dokument PDF jest szyfrowany i podpisywany specjalnym kluczem, przez co nie można go złamać ani sfałszować. Niestety ten rodzaj podpisu nie jest uznawany we wszystkich krajach.

Oględziny

RentProg umożliwia przechowywanie zdjęć i filmów z oględzin pojazdu przed wydaniem i podczas odbioru. Pozwala to w każdej chwili znaleźć klienta odpowiedzialnego za uszkodzenie lub pracownika, który je przeoczył. Jest to znacznie skuteczniejsze niż różne papierowe schematy, w których charakter uszkodzeń jest całkowicie niejasny.

Aby zapisać stan pojazdu, kliknij niebieską ikonę «aparat fotograficzny» i wgraj zdjęcia lub filmy. Na urządzeniach mobilnych dostępna jest również możliwość wykonania zdjęcia lub nagrania wideo bezpośrednio z aplikacji.

Wydanie pojazdu

Przed wydaniem pojazdu należy przyjąć płatność; jeśli płatność nie wpłynęła, pojawi się ostrzeżenie o tym.

Aby rozpocząć procedurę wydania pojazdu, w bloku Zarządzanie należy kliknąć ikonę «wylot».   Następnie wprowadzasz parametry wydania pojazdu w odpowiednie pola i klikasz przycisk Wydaj pojazd. Po wydaniu odpowiednia rezerwacja przenosi się na listę rezerwacji w trasie. Jeśli nieprawidłowo wprowadzono jakieś parametry przy wydaniu, np. przebieg, pracownik z uprawnieniami kierownika może zmienić te parametry w edycji rezerwacji, opcja – Zmień dane ręcznie.

Przedłużenie rezerwacji

Po kliknięciu odpowiedniego przycisku «zielone godziny – strzałka» pojawia się okno dialogowe przedłużenia pojazdu. W lewej części okna zobaczysz niezbędne parametry rezerwacji i płatności, w prawej części należy wypełnić odpowiednie pola: liczba dób przedłużenia, cena za dobę i kwota przyjęta od klienta w opłacie za przedłużenie, wybrać rodzaj płatności. 

Zwróć uwagę, że istnieje możliwość przedłużenia rezerwacji bez płatności. W tym przypadku wypełniasz tylko pola «liczba dób» i «po jakiej cenie?», a pole «przyjął za wynajem» pozostawiasz puste. Po zapisaniu pojawi się ostrzeżenie, które należy potwierdzić. Następnie data zakończenia rezerwacji przesunie się o wskazaną liczbę dób, nastąpi naliczenie opłaty za wynajem zgodnie z podaną ceną, ale przycisk płatności stanie się czerwony z kwotą ujemną, sygnalizując, że przedłużenie nie zostało opłacone.

Odbiór pojazdu

Po kliknięciu odpowiedniego przycisku pojawia się okno dialogowe odbioru pojazdu od klienta.

Obowiązkowo podajesz rzeczywisty czas zwrotu i nowy przebieg pojazdu – jest to ważne dla prawidłowego działania programu. Wybierasz parametry myjni i paliwa przy zwrocie; jeśli różnią się od parametrów przy wydaniu, automatycznie zostaną włączone pola do wpisania odpowiednich dopłat. Po wpisaniu dopłat nastąpi automatyczne obliczenie kwoty zwrotu kaucji. Obowiązkowo wybieraj rodzaj płatności; odliczanie dopłat od kwoty kaucji nastąpi tylko w przypadku, gdy rodzaj płatności przy zwrocie kaucji jest zgodny z rodzajem płatności przy przeprowadzaniu odpowiednich potrąceń. Przy tym możesz łączyć różne rodzaje płatności. 

Przykład. Kaucja za pojazd – 5000, dokonujesz potrącenia za myjnię – 500 i za dodatkowy czas – 1000. Klient prosi, aby za myjnię potrącić z kaucji i zwrócić resztę gotówką, a za dodatkowy czas chce zapłacić terminalem. Należy w polu Kaucja wybrać rodzaj płatności – Gotówka, w polu Myjnia wpisać 500 – Gotówka, w polu Dodatkowy czas wpisać 1000 – Terminal. Nastąpi obliczenie pozostałej kaucji do zwrotu – 4500. W kasie nastąpią następujące operacje:

- wpływ – 500 – myjnia – w kasie pracownika

- wpływ – 1000 – dodatkowy czas – na rachunek bieżący firmy

- wypłata – 5000 – kaucja – w kasie pracownika

Faktycznie z kasy pracownika wyjdzie 4500 (kwota zwróconej kaucji) i na rachunek bieżący firmy wpłynie 1000 – tytułem opłaty za dodatkowy czas.

Po wpisaniu wszystkich niezbędnych danych kliknij przycisk Odbierz pojazd.

Dodatkowe operacje przy odbiorze pojazdu

Przeprowadzanie dodatkowych operacji odbywa się przez kliknięcie odpowiednich przełączników:

Nie zwracaj kaucji.

Kliknięcie odbywa się, jeśli z jakichś powodów nie zwracasz klientowi kaucji. W tym przypadku kwota kaucji pozostanie w kasie firmy, a w karcie rezerwacji będzie widoczna nadpłata na kwotę niezwróconej kaucji.

Uwaga 1. Jeśli zwrot kaucji nie następuje z powodu zastosowania sankcji karnych na całą kwotę kaucji, nie ma potrzeby włączania opcji «nie zwracaj» – należy dokonać potrąceń z kaucji przez wpisanie kwot odpowiednich kar w polach Dopłaty, obliczenie potrącenia nastąpi automatycznie.

Uwaga 2. Jeśli zwrot kaucji nie następuje z powodu warunków firmy o odroczonym zwrocie kaucji – ta funkcja jest zrealizowana za pomocą opcji Częściowy zwrot kaucji.

Problemy

Jeśli chcesz wpisać do karty klienta informacje o problemach z nim – wpisz tę informację w pole, które pojawia się po kliknięciu suwaka «Problemy». Tutaj można również zmienić kategorię klienta, np. dodać do «czarnej listy».

Częściowy zwrot kaucji (Odroczony zwrot kaucji)

Opcję stosuje się, jeśli z jakichś powodów nie zwracasz klientowi kaucji w całości. W tym przypadku kwota niezwróconej kaucji pozostanie w kasie firmy, a w karcie rezerwacji będzie widoczna nadpłata na kwotę niezwróconej kaucji.

Głównym przeznaczeniem tej funkcji jest odroczony zwrot kaucji, jeśli warunki firmy przewidują czasowe, pełne lub częściowe zatrzymanie kaucji. Ustawienie przedziału czasowego, po którym zgodnie z warunkami następuje zwrot kaucji, odbywa się w Ustawieniach firmy -> zakładka Wynajem, tutaj należy wypełnić parametr Liczba dni, po których zwracana jest kaucja.

Po włączeniu tej opcji należy wpisać aktualnie zwracaną kwotę kaucji bez uwzględnienia dodatkowych płatności.

Jeśli zastosowana jest opcja Częściowy zwrot kaucji, to po odbiorze pojazdu odpowiednia rezerwacja trafi na listę Nieaktywnych rezerwacji do osobnego bloku, w dolnej części strony, tabela Zwroty kaucji. Przycisk płatności w tych rezerwacjach będzie świecił na pomarańczowo i wyświetlał kwotę nadpłaty za rezerwację. W kolumnie Saldo wyświetlana będzie kwota niezwróconej kaucji. Po upływie interwału zwrotu kaucji ustawionego w profilu firmy nastąpi sygnalizacja o konieczności zwrotu – wiersz odpowiedniej rezerwacji podświetli się na pomarańczowo.

Aby zwrócić kaucję po nadejściu terminu zwrotu, należy wejść do karty rezerwacji, kliknąć przycisk «Płatność» i dokonać płatności tytułem zwrotu kaucji – wpisać kwotę do zwrotu ze znakiem ujemnym. Jeśli wpłynęły mandaty – dokonać potrącenia mandatu przez wpisanie kwoty w pole «Mandaty» w sekcji «Usługi dodatkowe».

Przykład. Nadszedł termin zwrotu kaucji za określoną rezerwację, kwota 5000. W czasie, który upłynął od zwrotu pojazdu, wpłynął mandat za naruszenie przepisów ruchu drogowego w kwocie 500. Aby zwrócić kaucję i potrącić mandat, należy wejść do karty odpowiedniej rezerwacji, kliknąć przycisk Płatność, w polu Kaucja wpisać kwotę -5000, wybrać rodzaj płatności, włączyć sekcję Usługi dodatkowe, w polu Mandaty wpisać kwotę 500, wybrać rodzaj płatności, kliknąć Zapisz. Dokonać faktycznego przelewu środków na kartę klienta w kwocie: 5000-500=4500. Po weryfikacji dokonać archiwizacji rezerwacji.

Omówmy warianty zatrzymania kaucji.

- Przypadek 1 – kaucja jest zatrzymana w całości:

W tym przypadku w polu wpisania zwracanej kwoty kaucji należy pozostawić «0». Kaucja zostanie tymczasowo zatrzymana w całości.

- Przypadek 2 – kaucja jest zatrzymana częściowo:

W tym przypadku w polu wpisania zwracanej kwoty kaucji należy wpisać kwotę tej części kaucji, która podlega zwrotowi klientowi. Pozostała część kaucji zostanie tymczasowo zatrzymana.

- Przypadek 3: – kaucja jest zatrzymana częściowo, a z kwoty podlegającej zwrotowi klientowi dokonywane są inne potrącenia (np. za myjnię):

W tym przypadku w polu wpisania zwracanej kwoty kaucji należy również wpisać kwotę tej części kaucji, która podlega zwrotowi klientowi. Następnie w odpowiednich polach wpisać kwoty dopłat (kwoty potrącane z kaucji, np. za myjnię). Nastąpi automatyczne obliczenie kwoty, którą należy zwrócić klientowi, po odliczeniu potrąceń z kaucji.

Przykład. Kaucja – 5000. Kwota kaucji podlegająca tymczasowemu zatrzymaniu – 3000. Z kwoty zwracanej należy potrącić za myjnię – 500. Klikasz przycisk «Częściowy zwrot kaucji», wpisujesz kwotę zwrotu – 2000. Następnie w sekcji «Dopłaty» wpisujesz kwotę 500 w polu «myjnia», wybierasz rodzaj płatności – «gotówka». Nastąpi automatyczne obliczenie kwoty podlegającej zwrotowi klientowi: 5000 (kaucja) – 3000 (kwota tymczasowego zatrzymania) – 500 (myjnia) = 1500 (kwota zwrotu). Tutaj również można łączyć różne rodzaje płatności, automatyczne obliczenie potrąceń nastąpi przy zgodności rodzaju płatności przy zwrocie kaucji i rodzaju płatności potrąceń.

Nie wysyłaj przypomnienia o opinii

Domyślnie, 3 dni po zwrocie pojazdu, na adres e-mail i WhatsApp (po podłączeniu) klienta automatycznie wysyłana jest wiadomość z prośbą o wystawienie opinii o świadczonych usługach. W Ustawieniach firmy w sekcji Firma należy podać linki do profilu organizacji na głównych platformach opinii: Yandex, Google, 2GIS itp. Pod tymi linkami klient będzie mógł wystawić opinię. Opcja Nie wysyłaj przypomnienia o opinii przeznaczona jest do wyłączenia wysyłania wiadomości do klienta z prośbą o wystawienie opinii, w przypadku wystąpienia problemów z klientem, jeśli obawiasz się, że wystawi on negatywną ocenę.

Aktywuj rezerwację

Przycisk dostępny jest w karcie nieaktywnej rezerwacji. Jeśli jesteś pewien, że do nieaktywnej rezerwacji nie trzeba wprowadzać żadnych zmian i wystarczy ją po prostu aktywować, możesz to zrobić przez kliknięcie odpowiedniego przycisku w bloku zarządzania rezerwacją.

Prezent (bezpłatne doby/godziny)

Zdarzają się sytuacje, gdy trzeba dać klientowi bezpłatne doby/godziny, np. przy samodzielnej naprawie pojazdu lub przy specjalnej taryfie «Tydzień roboczy», gdy opłata pobierana jest za 5 dni roboczych. Można również «podarować» kilka godzin, np. przy spóźnieniu menedżera itp.

Aby przyznać «prezent», należy kliknąć szarą ikonę «prezent» i wypełnić niezbędne dane. Można wybrać godziny lub doby, wpisać ilość i cenę. 

Przy zastosowaniu «prezentu» daty i godzina nie zmieniają się, ale zmienia się wysokość opłaty. Na przykład klient zarezerwował pojazd od 12-08-2023 10:00 do 15-08-2023 10:00, ale następnie zdecydował, że nie zdąży i odda pojazd godzinę później; chcesz wynagrodzić klientowi tę godzinę za darmo, edytujesz rezerwację uwzględniając tę godzinę, pojawia się niedopłata za jedną godzinę, dodajesz «prezent» 1 godzina, opłata wyrównuje się i niedopłata znika.

Wszystkie utworzone «prezenty» widoczne są w karcie rezerwacji w specjalnej tabeli.

Archiwizuj rezerwację

Kliknięcie tego przycisku przenosi nieaktywną rezerwację do archiwum. Przeniesienie rezerwacji do archiwum dokonuje kierownik działu sprzedaży lub pracownik odpowiedzialny za weryfikację rezerwacji.

W archiwum rezerwacja będzie dostępna; w razie potrzeby będzie można uzyskać wszystkie informacje.

Przywróć rezerwację z archiwum

Kliknięcie tego przycisku przenosi rezerwację z archiwum na listę nieaktywnych rezerwacji, do dalszego przetwarzania, np. jeśli rezerwacja została odrzucona, a następnie udało się znaleźć pojazd.

Usuń rezerwację

Usunąć można tylko nieaktywną rezerwację. Usuwanie nieaktywnej rezerwacji dostępne jest tylko dla administratora i kierownika. Funkcja przeznaczona jest do usuwania niepotrzebnych rezerwacji (np. testowych lub duplikatów); usuwanie rezerwacji, które były w wynajmie nie jest zalecane, aby uniknąć błędów w programie.