การจัดการการจอง

การจัดการการจองเกี่ยวข้องกับการดำเนินการที่แตกต่างกันจำนวนมาก ลองดูรายละเอียดเพิ่มเติมแต่ละรายการกัน

สร้างเอกสาร MS Word(docx)

ระบบหลักของเทมเพลตเอกสารใน RentProg ใช้งานบน MS Word (docx) นอกจากนี้ยังมีระบบเทมเพลตที่ใช้ PDF ระบบที่สอง โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมด้านล่าง

เมื่อคุณคลิกปุ่ม สร้างเอกสาร เอกสารที่จำเป็นสำหรับการลงทะเบียนสัญญาเช่าจะถูกสร้างและโหลด กระบวนการเตรียมเทมเพลตข้อตกลงอธิบายไว้โดยละเอียดในส่วนการสร้างเอกสาร หลังจากดาวน์โหลดเอกสารที่สร้างขึ้นแล้ว จะสามารถแก้ไขได้ในโปรแกรมแก้ไขข้อความและพิมพ์ได้

สร้างเอกสาร PDF

หากต้องการเปิด/ปิดใช้งานระบบเทมเพลตที่สอง คุณต้องไปที่แท็บ การตั้งค่าบริษัท เทมเพลต จากนั้นเปิด/ปิดใช้งานสวิตช์ ระบบเทมเพลตพร้อมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์. หลังจากนี้ ปุ่มรุ่นใหม่หลายปุ่มจะพร้อมใช้งานสำหรับคุณ

ไอคอน “เอกสาร” สีชมพูมีไว้เพื่อสร้างเอกสารในรูปแบบ PDF

ไอคอน “ดินสอมีเส้น” สีน้ำเงินได้รับการออกแบบมาเพื่อบันทึกภาพดิจิทัลของลายเซ็นของลูกค้า

หากมีลายเซ็นของลูกค้า เอกสารจะถูกบันทึกในพื้นที่จัดเก็บไฟล์ รายการเอกสารดังกล่าวจะมีอยู่ในบัตรการจองรุ่นแล้วรุ่นเล่าภายใต้ กลุ่มการจัดการ ไฟล์ดังกล่าวสามารถดาวน์โหลดหรือลบได้

ระบบนี้รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ดิจิทัลและลายเซ็นภาพของลูกค้า เอกสาร PDF ได้รับการเข้ารหัสและลงนามด้วยคีย์พิเศษ และในกรณีนี้ เอกสารจะไม่สามารถถูกแฮ็กหรือปลอมแปลงได้ ขออภัย ลายเซ็นประเภทนี้ไม่ได้รับการยอมรับในทุกประเทศ

การตรวจสอบ

RentProg ช่วยให้คุณจัดเก็บรูปภาพและวิดีโอของการตรวจสอบยานพาหนะก่อนส่งมอบและระหว่างการรับ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาลูกค้าที่รับผิดชอบต่อความเสียหายหรือพนักงานที่พลาดความเสียหายได้ตลอดเวลา ซึ่งมีประสิทธิภาพมากกว่าไดอะแกรมกระดาษต่างๆ มาก ซึ่งลักษณะของความเสียหายไม่ชัดเจนโดยสิ้นเชิง

หากต้องการบันทึกสถานะของรถ ให้คลิกไอคอน "กล้อง" สีน้ำเงินแล้วอัปโหลดรูปภาพหรือวิดีโอ บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณสามารถถ่ายภาพหรือวิดีโอได้โดยตรงจากแอปพลิเคชัน

Check-in the car

ก่อนออกรถต้องรับชำระเงินก่อน หากยังไม่ได้รับการชำระเงิน จะมีการออกคำเตือนเกี่ยวกับเรื่องนี้

เพื่อเริ่มขั้นตอนการออกรถ คุณต้องคลิกที่ไอคอน "ออกเดินทาง" ในบล็อกควบคุม จากนั้น ป้อนพารามิเตอร์สำหรับการออกรถในช่องที่เหมาะสม แล้วคลิกปุ่ม เช็คอินรถยนต์ เมื่อออกแล้ว การจองที่เกี่ยวข้องจะถูกย้ายไปยังรายการการจองขาออก หากคุณป้อนพารามิเตอร์ใดๆ ไม่ถูกต้องเมื่อออก เช่น ระยะทาง พนักงานที่มีสิทธิ์ผู้จัดการสามารถเปลี่ยนพารามิเตอร์เหล่านี้ในการแก้ไขการจองได้ ตัวเลือกคือ เปลี่ยนแปลงข้อมูลด้วยตนเอง

การต่ออายุการจอง

เมื่อคุณกดปุ่ม "นาฬิกาสีเขียว - ลูกศร" ที่เกี่ยวข้อง กล่องโต้ตอบการต่ออายุรถจะปรากฏขึ้น ที่ด้านซ้ายของหน้าต่าง คุณจะเห็นพารามิเตอร์การจองและการชำระเงินที่จำเป็น ทางด้านขวา คุณต้องกรอกข้อมูลในช่องที่เหมาะสม: จำนวนวันที่ต่ออายุ ราคาต่อวัน และจำนวนเงินที่ลูกค้ายอมรับในการชำระสำหรับการต่ออายุ เลือกประเภทการชำระเงิน

โปรดทราบว่าสามารถขยายการจองของคุณโดยไม่ต้องชำระเงินได้ ในกรณีนี้คุณกรอกเฉพาะ “จำนวนวัน” และ “ราคาเท่าไหร่” และเว้นช่อง "ยอมรับการเช่า" ว่างไว้ เมื่อบันทึกจะมีคำเตือนปรากฏขึ้นซึ่งต้องได้รับการยืนยัน หลังจากนี้วันที่สิ้นสุดการจองจะเปลี่ยนไปตามจำนวนวันที่ระบุค่าเช่าจะถูกเรียกเก็บตามราคาที่ระบุ แต่ปุ่มชำระเงินจะเปลี่ยนเป็นสีแดงเป็นจำนวนเงินติดลบ ส่งสัญญาณว่าต่ออายุไม่ได้ ได้รับการชำระเงินแล้ว.

ชำระเงินรถยนต์

เมื่อคุณคลิกปุ่มที่เกี่ยวข้อง กล่องโต้ตอบสำหรับรับรถจากไคลเอนต์จะปรากฏขึ้น

อย่าลืมระบุเวลาส่งคืนจริงและระยะทางใหม่ของรถ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานที่ถูกต้องของโปรแกรม เลือกพารามิเตอร์การซักและเชื้อเพลิงเมื่อส่งคืน หากแตกต่างจากพารามิเตอร์เมื่อออก ฟิลด์รายการสำหรับค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องจะถูกรวมไว้โดยอัตโนมัติ หลังจากป้อนการชำระเงินเพิ่มเติมแล้ว การคืนเงินของเงินฝากจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ อย่าลืมเลือกประเภทการชำระเงิน การชำระเงินเพิ่มเติมจะถูกหักออกจากจำนวนเงินฝากเฉพาะในกรณีที่ประเภทการชำระเงินเมื่อส่งคืนเงินฝากตรงกับประเภทการชำระเงินเมื่อทำการหักที่เกี่ยวข้อง ในเวลาเดียวกัน คุณสามารถสามารถ รวมการชำระเงินประเภทต่างๆ

ตัวอย่าง ค่ามัดจำรถคือ 500 คุณหักค่าล้างรถ - 50 และสำหรับเวลาเพิ่มเติม - 100 ลูกค้าขอให้หักค่าล้างรถจากเงินมัดจำและยอดคงเหลือคืนเป็นเงินสด และสำหรับเวลาเพิ่มเติมเขา ต้องการชำระเงินโดยใช้เครื่องชำระเงิน จำเป็นต้องเลือกประเภทการชำระเงินในฟิลด์ เงินฝาก - เงินสด ในฟิลด์ ล้าง ให้ป้อน 50 - เงินสด i> ในฟิลด์ >เวลาเพิ่มเติม ให้ป้อน 100 – เทอร์มินัล ยอดเงินฝากที่จะคืนจะถูกคำนวณ - 450 การดำเนินการต่อไปนี้จะเกิดขึ้นที่โต๊ะเงินสด:

- arrival – 50 – washing – at the employee’s cashbox

- receipt – 100 – additional time – to the company’s current account

- expense – 500 – deposit – at the employee’s cashbox

ในความเป็นจริง 450 (จำนวนเงินฝากที่คืน) จะออกจากเครื่องบันทึกเงินสดของพนักงาน และ 100 จะเข้าบัญชีธนาคารของบริษัทเพื่อชำระค่าเวลาเพิ่มเติม

หลังจากป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว ให้คลิกปุ่ม ยอมรับรถยนต์

การดำเนินการเพิ่มเติมเมื่อรับรถ

การดำเนินการเพิ่มเติมทำได้โดยการกดสวิตช์ที่เกี่ยวข้อง:

อย่าคืนเงินมัดจำ

การคลิกจะเสร็จสิ้นหากคุณไม่คืนเงินมัดจำให้กับลูกค้าด้วยเหตุผลบางประการ ในกรณีนี้ จำนวนเงินฝากจะยังคงอยู่ในโต๊ะเงินสดของบริษัท และบัตรจองจะรวมการชำระเงินเกินจำนวนในจำนวนเงินฝากที่ไม่ได้รับคืน

หมายเหตุ 1 หากเงินฝากไม่ได้รับการคืนเนื่องจากมีค่าปรับสำหรับจำนวนเงินฝากทั้งหมด ก็ไม่จำเป็นต้องเปิดใช้งานตัวเลือก "ไม่คืน" จำเป็นต้องหักเงินจากเงินฝากโดยป้อนจำนวนเงินค่าปรับที่เกี่ยวข้องในช่อง การชำระเงินเพิ่มเติม การหักเงินจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ 2 หากเงินฝากไม่ได้รับการคืนเนื่องจากเงื่อนไขของบริษัทในการคืนเงินฝากล่าช้า ฟังก์ชันนี้จะถูกนำมาใช้โดยใช้ตัวเลือก การคืนเงินบางส่วนจากเงินฝาก

ปัญหา

หากคุณต้องการเพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นกับเขาลงในการ์ดของลูกค้า ให้ป้อนข้อมูลนี้ลงในช่องที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกที่แถบเลื่อน "ปัญหา" ที่นี่คุณสามารถเปลี่ยนหมวดหมู่ของลูกค้าได้ เช่น เพิ่มลงใน "บัญชีดำ"

การคืนเงินฝากบางส่วน (การคืนเงินฝากล่าช้า)

ตัวเลือกนี้ใช้ได้หากคุณไม่คืนเงินมัดจำบางส่วนให้กับลูกค้าด้วยเหตุผลบางประการ ในกรณีนี้ จำนวนเงินฝากที่ไม่ได้รับคืนจะยังคงอยู่ที่โต๊ะเงินสดของบริษัท และบัตรการจองจะรวมการชำระเงินส่วนเกินในจำนวนเงินฝากที่ไม่ได้รับคืน

วัตถุประสงค์หลักของฟังก์ชันนี้คือ การคืนเงินฝากแบบเลื่อนออกไป หากข้อกำหนดและเงื่อนไขของบริษัทกำหนดให้มีการเก็บรักษาเงินฝากชั่วคราว เต็มจำนวน หรือบางส่วน การตั้งค่าช่วงเวลาหลังจากนั้นตามเงื่อนไขการคืนเงินมัดจำ จะดำเนินการใน การตั้งค่าบริษัท -> แท็บ เช่า ที่นี่คุณต้องกรอกพารามิเตอร์ จำนวนวันที่จะคืนเงินมัดจำ

เมื่อคุณเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ คุณจะต้องชำระเงินจำนวนเงินฝากที่สามารถขอคืนได้ในปัจจุบัน ไม่รวมการชำระเงินเพิ่มเติม

หากใช้ตัวเลือก คืนเงินมัดจำบางส่วน หลังจากรับรถแล้ว การจองที่เกี่ยวข้องจะปรากฏในรายการการจองที่ไม่ได้ใช้งานในบล็อกแยกต่างหากที่ด้านล่างของหน้า ตาราง การคืนเงินมัดจำ. ปุ่มชำระเงินในการจองเหล่านี้จะสว่างเป็นสีส้ม และแสดงจำนวนเงินที่ชำระเกินสำหรับการจอง คอลัมน์ ยอดคงเหลือ จะระบุจำนวนเงินฝากที่ไม่ได้รับคืน หลังจากถึงช่วงการคืนเงินฝากที่กำหนดไว้ในโปรไฟล์บริษัทแล้ว สัญญาณเตือนที่ระบุว่าจำเป็นต้องขอเงินคืนจะเกิดขึ้น - บรรทัดการจองที่เกี่ยวข้องจะสว่างขึ้นเป็นสีส้ม

หากต้องการคืนเงินมัดจำเมื่อถึงกำหนดส่งคืนคุณจะต้องไปที่บัตรจองคลิกปุ่ม "การชำระเงิน" และชำระเงินเพื่อคืนเงินมัดจำ - ป้อนจำนวนเงินที่จะคืนโดยมีเครื่องหมายลบ หากได้รับค่าปรับ ให้หักค่าปรับโดยป้อนจำนวนเงินในช่อง “ค่าปรับ” ในส่วน “บริการเพิ่มเติม”

ตัวอย่าง กำหนดเส้นตายในการคืนเงินมัดจำสำหรับการจองบางรายการมาถึงแล้วจำนวน 500 ในช่วงเวลาที่ผ่านไปนับตั้งแต่คืนรถได้รับค่าปรับฐานฝ่าฝืนกฎจราจรจำนวน 50 ให้คืนเงินมัดจำ และระงับค่าปรับ คุณต้องไปที่บัตรของการจองที่เกี่ยวข้อง คลิก การชำระเงิน ในช่อง เงินฝาก ป้อนจำนวนเงิน - 500 เลือกประเภทการชำระเงิน รวมส่วน บริการเพิ่มเติม ในช่อง ค่าปรับ ป้อนจำนวน 50 เลือกประเภทการชำระเงิน คลิก บันทึก. ทำการโอนเงินจริงไปยังบัตรของลูกค้าในจำนวน: 500-50=450 หลังจากตรวจสอบแล้วให้เก็บถาวรการจอง

พิจารณาทางเลือกในการยึดหลักประกัน

- กรณีที่ 1 - เงินฝากจะถูกเก็บไว้เต็มจำนวน:

ในกรณีนี้ คุณต้องเว้น "0" ในช่องป้อนข้อมูลสำหรับจำนวนเงินฝากที่สามารถขอคืนได้ จากนั้นเงินฝากจะถูกระงับเต็มจำนวนชั่วคราว

- กรณีที่ 2 - เงินฝากถูกระงับบางส่วน:

ในกรณีนี้ ในฟิลด์สำหรับป้อนจำนวนเงินฝากที่สามารถขอคืนได้ คุณจะต้องป้อนจำนวนเงินฝากส่วนนั้นที่จะคืนให้กับลูกค้า ยอดเงินฝากจะถูกระงับชั่วคราว

- กรณีที่ 3: - เงินมัดจำถูกระงับบางส่วน และจะมีการหักเงินอื่นๆ จากจำนวนเงินที่จะคืนให้กับลูกค้า (เช่น สำหรับการซัก):

ในกรณีนี้ ในฟิลด์สำหรับป้อนจำนวนเงินฝากที่สามารถขอคืนได้ คุณยังต้องป้อนจำนวนเงินฝากส่วนนั้นที่จะคืนให้กับลูกค้าด้วย ถัดไป ป้อนจำนวนเงินที่ชำระเพิ่มเติมในฟิลด์ที่เหมาะสม (จำนวนเงินที่ถูกหักจากเงินฝาก เช่น สำหรับการล้างรถ) การคำนวณอัตโนมัติจะคำนวณจำนวนเงินที่ต้องคืนให้กับลูกค้า ลบการหักจากเงินฝาก

ตัวอย่าง ค่ามัดจำ – 500 จำนวนค่ามัดจำที่ต้องหัก ณ ที่จ่ายชั่วคราวคือ 300 จากจำนวนเงินคืนจำเป็นต้องหักค่าล้างรถ – 50 คลิกปุ่ม “คืนเงินมัดจำบางส่วน” ใส่จำนวนเงินคืน – 200 ถัดไป ในส่วน “การชำระเงินเพิ่มเติม” ให้ป้อนจำนวน 500 ในช่อง “ล้าง” เลือกประเภทการชำระเงิน – “เงินสด” จะมีการคำนวณจำนวนเงินที่จะคืนให้กับลูกค้าโดยอัตโนมัติ: 500 (เงินฝาก) – 300 (จำนวนเงินฝากชั่วคราว) – 50 (ล้าง) = 150 (จำนวนเงินคืน) ที่นี่คุณสามารถรวมการชำระเงินประเภทต่างๆ เข้าด้วยกันได้ การคำนวณการหักเงินอัตโนมัติจะเกิดขึ้นหากประเภทการชำระเงินสำหรับการคืนเงินฝากและประเภทการชำระเงินสำหรับการหักเงินตรงกัน

อย่าส่งการแจ้งเตือนการตรวจสอบ

ตามค่าเริ่มต้น หลังจากคืนรถแล้ว 3 วัน ข้อความจะถูกส่งไปยังอีเมลของลูกค้าและ WhatsApp โดยอัตโนมัติ (เมื่อมีการเชื่อมต่อ) เพื่อขอให้เขาเขียนรีวิวเกี่ยวกับบริการที่มีให้ ใน การตั้งค่าบริษัท ในส่วน บริษัท คุณต้องระบุลิงก์ไปยังโปรไฟล์ขององค์กรบนแพลตฟอร์มหลักสำหรับการตรวจสอบ: ไดเรกทอรี Yandex, ไดเรกทอรี Google, 2GIS ฯลฯ การใช้ลิงก์ โดยมีเงื่อนไขว่าลูกค้าจะสามารถออกความเห็นได้ ตัวเลือก อย่าส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับรีวิว มีวัตถุประสงค์เพื่อปิดการใช้งานการส่งข้อความถึงลูกค้าเพื่อขอให้เขาเขียนรีวิวในกรณีที่เกิดปัญหากับลูกค้า หากคุณกลัวว่าเขาจะแสดงความคิดเห็นในทางลบ การให้คะแนน

เปิดใช้งานการจอง

ปุ่มนี้มีอยู่ในบัตรการจองที่ไม่ใช้งาน หากคุณแน่ใจว่าไม่จำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงกับการจองที่ไม่ได้ใช้งาน เพียงเปิดใช้งานการจองก็เพียงพอแล้ว คุณสามารถทำได้โดยคลิกปุ่มที่เกี่ยวข้องในบล็อคควบคุมการจอง

ของขวัญ (วัน/ชั่วโมงฟรี)

มีสถานการณ์ที่คุณต้องการให้วัน/ชั่วโมงฟรีแก่ลูกค้า เช่น เมื่อซ่อมรถด้วยตัวเอง หรือใช้อัตราภาษีพิเศษ "สัปดาห์ทำงาน" เมื่อชำระเงินเป็นเวลา 5 วันทำการ คุณยังสามารถ “บริจาค” สองสามชั่วโมงได้ เช่น เมื่อผู้จัดการเกิดความล่าช้า เป็นต้น

หากต้องการให้ "ของขวัญ" คุณต้องคลิกที่ไอคอน "ของขวัญ" สีเทาและกรอกข้อมูลที่จำเป็น คุณสามารถเลือกชั่วโมงหรือวัน ใส่จำนวนและราคาได้

เมื่อใช้ “ของขวัญ” วันที่และเวลาจะไม่เปลี่ยนแปลง แต่จำนวนการชำระเงินจะเปลี่ยนแปลง เช่น ลูกค้าจองรถตั้งแต่วันที่ 12/08/2566 เวลา 10.00 น. ถึง 15/08/2566 เวลา 10.00 น. แต่ตัดสินใจว่าจะไม่มีเวลาและจะคืนรถให้หลังจากนั้นหนึ่งชั่วโมง คุณจึงอยากให้กำลังใจ ลูกค้าและมอบชั่วโมงนี้ให้เขาฟรี แก้ไขการจองโดยคำนึงถึงชั่วโมงนี้ มีการชำระเงินน้อยไปหนึ่งชั่วโมง คุณเพิ่ม "ของขวัญ" 1 ชั่วโมง การชำระเงินจะเท่ากันและการชำระเงินน้อยไปจะหายไป

“ของขวัญ” ที่สร้างขึ้นทั้งหมดจะมองเห็นได้ในบัตรจองในจานพิเศษ

บันทึกการจอง

การคลิกปุ่มนี้จะเป็นการย้ายการจองที่ไม่ได้ใช้งานไปยังไฟล์เก็บถาวร การโอนการจองไปยังที่เก็บถาวรดำเนินการโดยหัวหน้าแผนกขายหรือพนักงานที่รับผิดชอบในการตรวจสอบการจอง

การจองจะอยู่ในเอกสารสำคัญ หากจำเป็นคุณสามารถรับข้อมูลทั้งหมดได้

ยกเลิกการเก็บถาวรการจอง

เมื่อคลิกปุ่มนี้ การจองจะถูกย้ายจากไฟล์เก็บถาวรไปยังรายการการจองที่ไม่ได้ใช้งานเพื่อดำเนินการต่อไป เช่น หากการจองถูกปฏิเสธ จากนั้นคุณก็สามารถรับรถได้

ลบการจอง

คุณสามารถลบได้เฉพาะการจองที่ไม่ได้ใช้งานเท่านั้น การลบการจองที่ไม่ได้ใช้งานสามารถทำได้เฉพาะผู้ดูแลระบบและผู้จัดการเท่านั้น ฟังก์ชันนี้มีไว้เพื่อลบการจองที่ไม่จำเป็น (เช่น ทดสอบหรือทำซ้ำ) ไม่แนะนำ การลบการจองที่ถูกเช่า เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในโปรแกรม