Pembuatan dokumen

RentProg mengimplementasikan dua sistem pembuatan dokumen: berdasarkan file dalam format DOCX (MS Word) dan PDF.

Sistem templat DOCX

Sistem ini digunakan secara default. Untuk menggunakannya, Anda perlu mendownload template dalam format docx (MS Word) dengan variabel yang diatur. Daftar variabel tersedia di halaman ini.

Kontra

  • Tidak mungkin mengirim dokumen ke klien dari RentProg; Anda perlu membuat file terlebih dahulu, lalu mengirimkannya menggunakan metode yang diperlukan.
  • Selama pembuatan, satu file dibuat. Semua dokumen harus dalam satu file.
  • Anda tidak dapat menyisipkan gambar selama pembuatan; Anda hanya dapat memasukkan gambar ke dalam template terlebih dahulu.
  • Tidak ada enkripsi atau tanda tangan elektronik. Setiap pengguna dapat mengedit dokumen.

Kelebihan

  • Pemformatan yang mudah.
  • Mudah membuat template. Anda perlu membuka file di editor teks apa pun yang mendukung file docx, misalnya, Dokumen Yandex dan mengatur variabel yang diperlukan.
  • Generasi cepat.

Memuat template untuk pembuatan dokumen

Untuk membuat semua dokumen persewaan secara otomatis dalam satu klik, pertama-tama, Anda perlu menyiapkan template untuk perjanjian dan sertifikat transfer dan penerimaan, lalu mengunggahnya ke tab Template Pengaturan Perusahaan. Anda dapat mengambil formulir dokumen organisasi Anda dan memasukkan variabel ke dalamnya untuk data yang akan diisi secara otomatis oleh program, atau mengunduh templat perjanjian kami, tersedia di bagian pengaturan yang sama, dan mengubahnya agar sesuai dengan organisasi Anda. Kontrak yang sama ini berfungsi sebagai templat untuk mengatur variabel-variabel dalam formulir kontrak Anda. Daftar variabel tersedia di halaman ini. Membuat kesepakatan atau melakukan perubahan pada template yang sudah ada harus dilakukan di Microsoft Word atau editor teks lain yang mendukung format docx. Misalnya, Anda dapat mengunduh template ini. Semua variabel tersedia untuk pemformatan teks. Itu. jika Anda menulis beberapa jenis variabel dan menyorotnya dengan huruf tebal dan memperbesar ukuran font, maka saat membuat dokumen, data pengganti akan memiliki format yang sama.

Setelah menyiapkan formulir dokumen dengan variabel, mereka harus dimuat menggunakan kotak dialog pemilihan dokumen, di bagian pengaturan perusahaan yang sama, atau hanya dengan menyeret file ke jendela yang ditentukan.

Operasi yang sama harus diulangi untuk membuat perjanjian dan dokumen lain untuk badan hukum, templat untuk pembaruan dan penerbitan faktur untuk organisasi.

Dimungkinkan untuk memuat template unik ke setiap mobil. Untuk melakukannya, buka kartu mobil, tab Template dan ulangi langkah-langkah yang dijelaskan di atas.

Jika Anda perlu melakukan perubahan pada template yang sudah dibuat, Anda tidak perlu mengulangi seluruh prosedur. Cukup klik tombol “Unduh saat ini” di kotak dialog unggah dokumen. Formulir Anda yang dibuat pada tahap sebelumnya akan diunduh. Setelah melakukan perubahan yang diperlukan, unduh kembali file yang diperbaiki menggunakan metode di atas.

Setelah pengunduhan formulir selesai, Anda dapat membuka kartu reservasi dan mengklik ikon “dokumen” berwarna hijau.

File dengan dokumen yang berisi data klien dan data lainnya sesuai dengan reservasi akan dibuat dan diunduh. File tersebut kemudian dapat dicetak.

Sistem templat PDF

Kontra

  • Proses pembuatan dan pemformatan template cukup rumit.
  • Pemformatan terbatas secara default (tetapi ada opsi untuk menggunakan HTML)
  • Anda tidak dapat mengedit file yang dihasilkan. Jika terjadi kesalahan, dokumen harus dibuat kembali, melakukan koreksi pada data.

Kelebihan

  • Anda dapat sepenuhnya mengabaikan kontrak kertas.
  • Kemampuan lebih besar dibandingkan sistem yang berbasis template docx.
  • Kemungkinan memformat melalui HTML dan CSS melalui atribut style.
  • Dapat dikirim ke klien langsung dari RentProg.
  • Tanda tangan elektronik digital didukung.
  • Anda dapat menyisipkan gambar tanda tangan klien.

Untuk menggunakan sistem templat ini, Anda harus mengaktifkannya di Pengaturan Perusahaan - tab Templat alihkan Sistem templat dengan tanda tangan elektronik. Sejumlah fungsi dan halaman baru akan tersedia untuk Anda.

Untuk membuat template di sistem ini, Anda perlu membuka halaman Template di menu kanan atas. Untuk membuat template baru, Anda perlu mengklik tombol biru Template baru. Di kolom pertama, Anda perlu memilih jenis template yang akan dibuat, lalu masukkan namanya. Dimungkinkan juga untuk menautkan templat ke mobil tertentu. Editor teks akan muncul di bawah. Secara default, ini berisi daftar variabel yang tersedia beserta deskripsinya. Di editor teks Anda perlu menulis dokumen yang diperlukan (Anda dapat menyalin/menempel dari dokumen yang sudah ada). Editor teks mendukung pemformatan terbatas, namun dalam banyak kasus itu sudah cukup. Jika pemformatan ini tidak cukup, maka editor ini mendukung penyisipan kode HTML yang dapat digunakan untuk membuat pemformatan yang diinginkan.

Mari kita lihat beberapa variabel secara terpisah.

{{page_brake}} - variabel ini membawa data setelah variabel ini ke halaman berikutnya.

{{sign_start}} - variabel untuk menyisipkan gambar tanda tangan klien yang diterima di awal pemesanan.

{{sign_end}} - variabel untuk menyisipkan gambar tanda tangan klien yang diterima di akhir pemesanan.

Sistem variabel mendukung sejumlah fungsi, detail selengkapnya di sini.

Untuk menyisipkan gambar, Anda perlu mengonversinya ke dalam format teks, hal ini dapat dilakukan di sini. Teks yang dihasilkan dapat disisipkan melalui alat penambahan gambar. Atau cukup tempel tautan ke gambar.

Saat dibuat, dokumen dienkripsi dan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik digital. Berkat ini, dokumen tidak dapat diubah atau diedit. Di banyak negara, tanda tangan elektronik digital diakui sebagai bukti keasliannya.