Dokumentenerstellung

RentProg implementiert zwei Systeme zur Dokumentenerstellung: basierend auf Dateien im DOCX- (MS Word) und PDF-Format.

DOCX-Vorlagensystem

Dieses System wird standardmäßig verwendet. Zur Verwendung müssen Sie eine Vorlage im docx-Format (MS Word) mit den angeordneten Variablen herunterladen. Die Liste der Variablen ist auf dieser Seite verfügbar

Nachteile

  • Es ist nicht möglich, von RentProg aus ein Dokument an einen Kunden zu senden. Sie müssen die Datei zunächst generieren und sie dann mit der erforderlichen Methode senden.
  • Während der Generierung wird eine Datei erstellt. Alle Dokumente müssen in einer Datei vorliegen.
  • Sie können während der Generierung keine Bilder einfügen; Sie können ein Bild nur vorab in die Vorlage einfügen.
  • Keine Verschlüsselung oder elektronische Signatur. Jeder Benutzer kann das Dokument bearbeiten.

Vorteile

  • Einfache Formatierung.
  • Einfach zu erstellende Vorlagen. Sie müssen die Datei in einem beliebigen Texteditor öffnen, der DOCX-Dateien unterstützt, beispielsweise Yandex Documents, und die erforderlichen Variablen festlegen.
  • Schnelle Generierung.

Laden von Vorlagen für die Dokumentgenerierung

Um alle Mietdokumente automatisch mit einem Klick zu generieren, müssen Sie zunächst Vorlagen für den Vertrag sowie die Übertragungs- und Abnahmebescheinigung vorbereiten und diese auf die Registerkarte Vorlagen für Unternehmenseinstellungen hochladen. Sie können die Dokumentformulare Ihrer Organisation nehmen und darin Variablen für Daten einfügen, die das Programm automatisch ausfüllt, oder unsere Vereinbarungsvorlage herunterladen, die im gleichen Einstellungsbereich verfügbar ist, und Änderungen daran vornehmen, um sie an Ihre Organisation anzupassen. Derselbe Vertrag dient als Vorlage für die Anordnung der Variablen in Ihrem Vertragsformular. Die Liste der Variablen ist auf dieser Seite verfügbar. Der Abschluss einer Vereinbarung oder das Vornehmen von Änderungen an einer vorhandenen Vorlage muss in Microsoft Word erfolgen oder ein anderer Texteditor, der das docx-Format unterstützt. Sie können beispielsweise diese Vorlage herunterladen. Für die Textformatierung stehen alle Variablen zur Verfügung. Diese. Wenn Sie eine Variable geschrieben und diese fett hervorgehoben und die Schriftgröße erhöht haben, haben die ersetzten Daten beim Generieren von Dokumenten dieselbe Formatierung.

Nach der Vorbereitung von Dokumentformularen mit Variablen müssen diese über das Dokumentauswahldialogfeld, im gleichen Abschnitt der Unternehmenseinstellungen oder durch einfaches Ziehen der Datei in das angegebene Fenster geladen werden.

Dieselben Vorgänge müssen wiederholt werden, um eine Vereinbarung und andere Dokumente für juristische Personen, eine Vorlage für die Verlängerung und die Ausstellung einer Rechnung für die Organisation zu erstellen.

Es ist möglich, in jedes Auto eine einzigartige Vorlage zu laden. Gehen Sie dazu auf der Fahrzeugkarte auf die Registerkarte Vorlagen und wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte.

Wenn Sie Änderungen an bereits generierten Vorlagen vornehmen müssen, müssen Sie nicht den gesamten Vorgang wiederholen. Klicken Sie einfach im Dialogfeld zum Hochladen des Dokuments auf die Schaltfläche „Aktuelles herunterladen“. Ihr im vorherigen Schritt erstelltes Formular wird heruntergeladen. Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, laden Sie die korrigierte Datei erneut mit der oben beschriebenen Methode herunter.

Nachdem der Download der Formulare abgeschlossen ist, können Sie zur Reservierungskarte gehen und auf das grüne „Dokument“-Symbol klicken.

Es wird eine Datei mit Dokumenten erstellt und heruntergeladen, die die Kundendaten und andere Daten gemäß der Reservierung enthält. Anschließend kann die Datei ausgedruckt werden.

PDF-Vorlagensystem

Nachteile

  • Der Prozess der Erstellung und Formatierung einer Vorlage ist ziemlich komplex.
  • Standardmäßig eingeschränkte Formatierung (es besteht jedoch die Möglichkeit, HTML zu verwenden)
  • Sie können die generierte Datei nicht bearbeiten. Tritt ein Fehler auf, muss das Dokument erneut generiert und die Daten korrigiert werden.

Vorteile

  • Sie können komplett auf den Papiervertrag verzichten.
  • Mehr Funktionen als das auf DocX-Vorlagen basierende System.
  • Möglichkeit der Formatierung über HTML und CSS über das Style-Attribut.
  • Kann direkt aus RentProg an den Kunden gesendet werden.
  • Digitale elektronische Signatur wird unterstützt.
  • Sie können ein Bild der Unterschrift des Kunden einfügen.

Um dieses Vorlagensystem zu verwenden, müssen Sie es in den Unternehmenseinstellungen aktivieren – Registerkarte Vorlagen, Schalter Vorlagensystem mit elektronischer Signatur. Es stehen Ihnen zahlreiche neue Funktionen und Seiten zur Verfügung.

Um eine Vorlage in diesem System zu erstellen, müssen Sie im Menü oben rechts auf die Seite Vorlagen gehen. Um eine neue Vorlage zu erstellen, müssen Sie auf die blaue Schaltfläche Neue Vorlage klicken. Im ersten Feld müssen Sie den Typ der zu erstellenden Vorlage auswählen und dann den Namen eingeben. Es ist auch möglich, eine Vorlage mit einem bestimmten Auto zu verknüpfen. Unten erscheint ein Texteditor. Standardmäßig enthält es eine Liste der verfügbaren Variablen mit ihren Beschreibungen. In einem Texteditor müssen Sie das erforderliche Dokument schreiben (Sie können es aus einem vorhandenen Dokument kopieren/einfügen). Der Texteditor unterstützt eingeschränkte Formatierungen, die jedoch in den meisten Fällen ausreichend sind. Wenn diese Formatierung nicht ausreicht, unterstützt dieser Editor das Einfügen von HTML-Code, mit dem Sie die gewünschte Formatierung erstellen können.

Schauen wir uns mehrere Variablen separat an.

{{page_brake}} - Diese Variable überträgt die Daten nach dieser Variablen auf die nächste Seite.

{{sign_start}} - Variable zum Einfügen eines Bildes der Unterschrift des Kunden, die er zu Beginn der Buchung erhalten hat.

{{sign_end}} - Variable zum Einfügen eines Bildes der Unterschrift des Kunden, die er am Ende der Buchung erhält.

Das Variablensystem unterstützt eine Reihe von Funktionen, weitere Details hier.

Um Bilder einzufügen, müssen Sie diese in ein Textformat konvertieren, dies kann hier erfolgen. Der resultierende Text kann über das Tool zum Hinzufügen von Bildern eingefügt werden. Oder fügen Sie einfach einen Link zum Bild ein.

Bei der Erstellung wird das Dokument verschlüsselt und mit einer digitalen elektronischen Signatur signiert. Dadurch kann das Dokument nicht geändert oder bearbeitet werden. In vielen Ländern wird eine digitale elektronische Signatur als Echtheitsnachweis anerkannt.