Генерисање докумената

РентПрог имплементира два система за генерисање докумената: на основу датотека у DOCX (MS Word) и PDF формату.

DOCX систем шаблона

Овај систем се подразумевано користи. Да бисте га користили, потребно је да преузмете шаблон у DOCX формату (MS Word) са уређеним варијаблама. Листа променљивих је доступна на овој страници.

Недостаци

  • Немогуће је послати документ клијенту из RentProg; прво морате да генеришете датотеку, а затим да је пошаљете користећи тражену методу.
  • Током генерисања, креира се једна датотека. Сви документи морају бити у једном фајлу.
  • Не можете уметнути слике током генерисања; можете само унапред уметнути слику у шаблон.
  • Без шифровања или електронског потписа. Сваки корисник може уређивати документ.

Предности

  • Лако форматирање.
  • Лако креирање шаблона. Морате да отворите датотеку у било ком уређивачу текста који подржава доцк датотеке, на пример, Иандек документи и подесите потребне променљиве.
  • Брза генерација.

Учитавање шаблона за генерисање докумената

Да бисте аутоматски генерисали сва документа за изнајмљивање једним кликом, пре свега, морате да припремите шаблоне за уговор и сертификат о преносу и прихватању и да их отпремите на картицу Шаблони подешавања компаније. Можете да узмете обрасце докумената ваше организације и у њих уметнете променљиве за податке које ће програм аутоматски попунити или да преузмете наш шаблон уговора, који је доступан у истом одељку подешавања, и унесете измене у њега како би одговарао вашој организацији. Овај исти уговор служи као шаблон за сређивање варијабли у вашем обрасцу уговора. Листа променљивих је доступна на овој страници. Формирање уговора или уношење измена у постојећи шаблон мора да се уради у Мицрософт Ворд-у или било ком другом уређивачу текста који подржава доцк формат. На пример, можете да преузмете овај шаблон. Све варијабле су доступне за форматирање текста. Оне. ако сте написали неку врсту променљиве и истакли је подебљаним и повећали величину фонта, онда ће при генерисању докумената замењени подаци имати исто форматирање.

Након припреме образаца докумената са варијаблама, они се морају учитати помоћу дијалога за избор документа, у истом одељку подешавања компаније, или једноставним превлачењем датотеке у наведени прозор.

Исте операције се морају поновити за креирање уговора и других докумената за правна лица, шаблон за обнављање и издавање рачуна за организацију.

Могуће је убацити јединствени шаблон у сваки аутомобил. Да бисте то урадили, идите на картицу аутомобила, картицу <и>Шаблонии поновите горе описане кораке.

Ако треба да унесете измене у већ генерисане шаблоне, не морате да понављате цео поступак. Само кликните на дугме „Преузми тренутно“ у дијалогу за отпремање документа. Ваш образац генерисан у претходној фази биће преузет. Након што извршите неопходне измене, поново преузмите исправљену датотеку користећи горњи метод.

Након што је преузимање образаца завршено, можете отићи на картицу за резервацију и кликнути на зелену икону „документ“.

Генерисаће се и преузети фајл са документима који садрже податке о клијенту и друге податке према резервацији. Затим се датотека може одштампати.

PDF систем шаблона

Недостаци

  • Процес креирања и форматирања шаблона је прилично сложен.
  • Ограничено форматирање подразумевано (али постоји опција за коришћење HTML)
  • Не можете уређивати генерисану датотеку. Ако се направи грешка, документ се мора поново генерисати, исправљајући податке.

Предности

  • Можете потпуно напустити папирни уговор.
  • Више могућности од система заснованог на доцк шаблонима.
  • Могућност форматирања путем HTML и CSS преко атрибута стиле.
  • Може се послати клијенту директно са RentProg.
  • Подржан је дигитални електронски потпис.
  • Можете уметнути слику потписа клијента.

Да бисте користили овај систем шаблона, потребно је да га омогућите у Подешавања компаније - на картици Шаблони пребаците Систем шаблона са електронским потписом. Известан број нових функција и страница ће вам постати доступни.

Да бисте креирали шаблон у овом систему, потребно је да одете на страницу Шаблони у горњем десном менију. Да бисте креирали нови шаблон, потребно је да кликнете на плаво дугме Нови шаблон. У првом пољу треба да изаберете тип шаблона који желите да креирате, а затим унесете назив. Такође је могуће повезати шаблон са одређеним аутомобилом. Испод ће се појавити уређивач текста. Подразумевано, садржи листу доступних променљивих са њиховим описима. У уређивачу текста потребно је да напишете тражени документ (можете копирати/налепити из постојећег). Уређивач текста подржава ограничено форматирање, али је у већини случајева довољно. Ако ово форматирање није довољно, онда овај уређивач подржава уметање HTML кода помоћу којег можете креирати жељено форматирање.

Хајде да погледамо неколико варијабли одвојено.

{{page_brake}} - ова променљива преноси податке после ове променљиве на следећу страницу.

{{sign_start}} - променљива за уметање слике потписа клијента примљеног на почетку резервације.

{{sign_end}} - варијабла за уметање слике потписа клијента примљеног на крају резервације.

Варијабилни систем подржава бројне функције, више детаља овде.

Да бисте уметнули слике, морате их претворити у текстуални формат, то се може учинити овде. Добијени текст се може уметнути кроз алатку за додавање слика. Или само налепите везу до слике.

Када се генерише, документ је шифрован и потписан дигиталним електронским потписом. Захваљујући томе, документ се не може мењати или уређивати. У многим земљама дигитални електронски потпис је признат као доказ аутентичности.