Generarea documentelor

În RentProg sunt implementate două sisteme de generare a documentelor: pe baza fișierelor în format DOCX (MS Word) și PDF.

Sistemul de șabloane DOCX

Acest sistem este utilizat implicit. Pentru utilizare, trebuie să încărcați un șablon în format docx (MS Word) cu variabilele plasate. Lista variabilelor este disponibilă pe această pagină. 

Dezavantaje

  • Nu se poate trimite documentul clientului direct din RentProg; mai întâi trebuie generat fișierul, apoi trimis prin metoda dorită.
  • La generare se creează un singur fișier. Toate documentele trebuie să fie într-un singur fișier.
  • Nu se pot insera imagini la generare; imaginea poate fi inserată în șablon în prealabil.
  • Nu există criptare și semnătură electronică. Orice utilizator poate edita documentul.

Avantaje

  • Formatare ușoară.
  • Ușor de creat șabloane. Trebuie să deschideți fișierul în orice editor de text care suportă fișiere docx, de exemplu, Yandex Documente, și să plasați variabilele necesare.
  • Generare rapidă.

Încărcarea șabloanelor pentru generarea documentelor

Pentru formarea automată a tuturor documentelor pentru chirie cu un singur clic, în primul rând, este necesar să pregătiți șabloanele contractului și actului de predare-primire și să le încărcați în Setările companiei -> fila Șabloane. Puteți lua formularele documentelor organizației dumneavoastră și să inserați în ele variabilele pentru datele pe care programul le va completa automat, sau să descărcați șablonul nostru de contract disponibil în aceeași secțiune de setări și să faceți modificările corespunzătoare pentru organizația dumneavoastră. Același contract servește ca model pentru plasarea variabilelor în formularul contractului dumneavoastră. Lista variabilelor este disponibilă pe această pagină. Formarea contractului sau efectuarea modificărilor în șablonul existent trebuie efectuată în programul Microsoft Word sau în orice alt editor de text care suportă formatul docx. Ca exemplu puteți descărca acest șablon. Toate variabilele sunt disponibile pentru formatarea textului. Adică, dacă ați scris o variabilă și ați evidențiat-o cu aldine și ați mărit dimensiunea fontului, la formarea documentelor datele introduse vor avea același formatare.

După pregătirea formularelor documentelor cu variabile, acestea trebuie încărcate folosind dialogul de selectare a documentelor, în aceeași secțiune de setări ale companiei, sau prin simpla glisare a fișierului în fereastra indicată.

Aceleași operațiuni trebuie repetate pentru formarea contractului și a altor documente pentru persoane juridice, a șablonului pentru prelungire și emiterea facturii pentru organizație.

Este disponibilă posibilitatea de a încărca un șablon unic în fiecare vehicul. Pentru aceasta trebuie să accesați fișa vehiculului, fila Șabloane și să repetați acțiunile descrise mai sus.

Dacă este necesară efectuarea modificărilor în șabloanele deja formate, nu trebuie să repetați întreaga procedură. Este suficient să apăsați în dialogul de încărcare a documentelor butonul «Descărcați curentul». Se va descărca formularul dumneavoastră, format în etapa anterioară. După efectuarea modificărilor necesare, repetați încărcarea fișierului corectat prin metoda menționată mai sus.

După finalizarea încărcării formularelor, puteți accesa fișa rezervării și apăsa pictograma verde "document".

Va avea loc formarea și descărcarea fișierului cu documentele în care au fost introduse datele clientului și celelalte date conform rezervării. Ulterior fișierul poate fi tipărit.

Sistemul de șabloane PDF

Dezavantaje

  • Procesul de creare și formatare a șablonului este destul de complex.
  • Formatare limitată în mod implicit (dar există posibilitatea utilizării HTML)
  • Nu se poate edita fișierul generat. Dacă ați făcut o greșeală, documentul trebuie generat din nou, cu corectarea datelor.

Avantaje

  • Se poate renunța complet la contractul pe hârtie.
  • Posibilități mai largi decât sistemul bazat pe șabloane docx.
  • Posibilitatea formatării prin HTML și CSS prin atributul style.
  • Se poate trimite clientului direct din RentProg.
  • Este suportată semnătura electronică digitală.
  • Se poate insera imaginea semnăturii clientului.

Pentru a utiliza acest sistem de șabloane trebuie să îl activați în Setările companiei - fila Șabloane, comutatorul Sistemul de șabloane cu semnătură electronică. Vă vor deveni disponibile o serie de funcții și pagini noi.

Pentru a crea un șablon în acest sistem trebuie să accesați pagina Șabloane din meniul din dreapta sus. Pentru a crea un șablon nou trebuie să apăsați butonul albastru Șablon nou. În primul câmp trebuie să selectați tipul șablonului creat, apoi să introduceți denumirea. De asemenea, este posibilă legarea șablonului de un anumit vehicul. Mai jos va apărea un editor de text. În el este precizat implicit lista variabilelor disponibile cu descrierea lor. În editorul de text trebuie să scrieți documentul necesar (se poate copia/lipi din cel existent). Editorul de text suportă formatare limitată, dar în majoritatea cazurilor este suficientă. Dacă această formatare nu este suficientă, editorul suportă inserarea codului HTML cu ajutorul căruia puteți crea formatarea necesară.

Vom opri atenția separat asupra câtorva variabile.

{{page_brake}} - această variabilă mută datele de după această variabilă pe pagina următoare.

{{sign_start}} - variabilă pentru inserarea imaginii semnăturii clientului obținute la începutul rezervării.

{{sign_end}} - variabilă pentru inserarea imaginii semnăturii clientului obținute la sfârșitul rezervării.

Sistemul de variabile suportă o serie de funcții, mai detaliat aici.

La generare, documentul este criptat și semnat cu semnătură electronică digitală. Datorită acestui fapt, documentul nu poate fi modificat sau editat. În multe țări, semnătura electronică digitală este recunoscută ca confirmare a autenticității.

Variabile pentru crearea șablonului contractului în sistemul PDF

{{date}} - data în format "ZZ/LL/AA"

{{date_short}} - data în format "ZZ/LL"

{{first_name}} - Prenume

{{middle_name}} - Patronimic

{{last_name}} - Nume de familie

{{booking_id}} - Nr. rezervare

{{client_id}} - Nr. client

{{car_id}} - Nr. vehicul

{{date_birth}} - data nașterii

{{passport_series}} - seria pașaportului

{{passport_number}} - Nr. pașaport

{{passport_issued}} - Eliberat de

{{driver_series}} - Seria permisului de conducere

{{driver_number}} - Nr. permis de conducere

{{driver_issued}} - permisul de conducere eliberat

{{page_brake}} - începeți de pe o pagină nouă

{{country}} - țara clientului

{{city}} - orașul clientului

{{address}} - adresa clientului

{{phone}} - telefonul clientului

{{email}} - EMAIL

{{start_date}} - data și ora de început a chiriei

{{end_date}} - data și ora de sfârșit a chiriei

{{start_date_short}} - data de început a chiriei

{{end_date_short}} - data de sfârșit a chiriei

{{location_start}} - locul de început al chiriei

{{location_end}} - locul de data de sfârșit a chiriei

{{delivery_start}} - costul livrării

{{delivery_end}} - costul primirii

{{equipment}} - costul echipamentului

{{additional_hours}} - timp suplimentar

{{hours_cost}} - costul timpului suplimentar

{{equipment}} - costul echipamentului

{{add_drivers_cost}} - costul șoferilor suplimentari

{{insurance}} - costul asigurării suplimentare

{{clean}} - costul spălării

{{other}} - costul «Altele»

{{sale}} - reducere în procente

{{sale_cash}} - reducere în valută

{{total}} - costul total fără garanție

{{total_with_deposit}} - costul total cu garanție

{{prepaid}} - suma tuturor plăților curente (avans)

{{start_mileage}} - kilometrajul vehiculului la eliberare

{{end_mileage}} - kilometrajul vehiculului la primire

{{day_cost}} - prețul pe zi fără reduceri

{{price}} - prețul pe zi cu reducere

{{cost}} - costul chiriei

{{days}} - zile de chirie

{{car_name}} - denumirea mașinii

{{car_code}} - codul mașinii

{{car_number}} - numărul de înmatriculare al mașinii

{{car_vin}} - VIN-ul mașinii

{{car_body}} - Nr. caroseriei mașinii

{{car_pts}} - Nr. documentului vehiculului

{{car_reg}} - Nr. certificatului de înmatriculare a vehiculului

{{car_color}} - culoarea vehiculului

{{car_year}} - anul fabricației vehiculului

{{car_fuel}} - tipul de combustibil

{{additional_services}} - costul serviciilor suplimentare

{{deposit}} - garanție

{{add_drivers_info}} - șoferi suplimentari

{{franchise}} - mărimea francizei

{{max_fine}} - amenda maximă

{{repair_cost}} - costul reparației unui element de caroserie

{{custom_field_1}} - câmp suplimentar 1 (din rezervare)

{{custom_field_2}} - câmp suplimentar 2 (din rezervare)

{{custom_field_3}} - câmp suplimentar 3 (din rezervare)

{{cars_custom_field_1}} - câmp suplimentar 1 (din vehicul)

{{cars_custom_field_2}} - câmp suplimentar 2 (din vehicul)

{{cars_custom_field_3}} - câmp suplimentar 3 (din vehicul)

{{sign_start}} - semnătură la eliberare

{{sign_end}} - semnătură la primire

{{page_brake}} - începeți de pe o pagină nouă